7 dicas para ser um gerente de projetos eficaz

Cada vez mais as empresas vêm apostando em estruturas projetizadas. Isso significa que as organizações estão buscando a formação de times para a implantação de projetos específicos. E, com isso, o papel do gerente de projetos vem ganhando destaque no mercado de trabalho.

Projetos são delimitados no tempo. Eles possuem um começo, marcado pela definição de seu escopo; um meio, representado pela execução de todas as tarefas; e o final, quando o produto desejado é entregue e a avaliação do trabalho é realizada.

O gerente de projetos é o profissional responsável por todas essas etapas. É dele a tarefa de definir o escopo, buscar apoio interno das áreas correspondentes, montar o time, coordenar as atividades, manter os stakeholders informados e responder pela entrega do produto, ao final do projeto.

É, portanto, um papel estratégico, trabalhoso e que envolve muita responsabilidade. Veja, abaixo, 7 dicas para ser um gerente de projetos eficaz.

1. Faça um planejamento prévio

Projetos podem ser de curta, média ou longa duração. O que eles trazem em comum é a necessidade de um planejamento prévio completo e detalhado, que dê a exata noção do trabalho envolvido na entrega do produto final.

Para que seu projeto tenha boa aceitação, você deve iniciá-lo com esse planejamento. Nele devem constar previsões de datas, custos, equipe e demais profissionais envolvidos e todos os outros recursos que serão necessários para a entrega final.

O planejamento deve ser constantemente revisto ao longo do desenvolvimento do projeto, para que sejam feitas as correções de rumo necessárias à qualidade do produto desejado pelos stakeholders.

2. Conheça todos os processos

O gerente de projetos não deve se envolver diretamente na execução das tarefas. Seu papel é de consultor para toda a equipe, estando disponível todo o tempo. Mas mesmo não atuando diretamente, você deve conhecer todas as etapas a fundo, como se estivesse preparado para assumi-las a qualquer momento.

A razão disso é muito simples: o gerente conhecedor de todos os processos tem maiores condições de coordená-los durante a execução do projeto. Além disso, deve estar a postos para solucionar qualquer dúvida do time.

Em projetos de longo prazo, as equipes podem atuar de formas mais ou menos intensas. Um time que só precisará entrar em ação no meio da execução do projeto não estará tão presente no seu início. Portanto, é natural que você precise repassar os detalhes das tarefas com esses profissionais quando eles entrarem em ação.

Lembre-se: como gerente, você é o único profissional que estará envolvido em todos os momentos do projeto. Por isso precisa conhecê-lo por inteiro.

3. Estabeleça metas individuais

A melhor maneira de manter a motivação dos profissionais sempre em alta é cuidar das metas de cada um deles. Especialistas dizem que o fator motivador mais importante para os colaboradores nos dias de hoje são os desafios que a liderança propõe. Isso está acima até mesmo de questões financeiras.

Por isso,  você deve estabelecer objetivos específicos para os membros do time, de acordo com a atividade de cada um. Podem ser metas relacionadas a prazos de entrega, a qualidade das tarefas ou mesmo aos custos envolvidos.

O importante é que as metas sejam, ao mesmo tempo, factíveis e desafiadoras. Isto é: os objetivos devem ser alcançáveis, mas sem que sejam fáceis. Caso contrário, em vez de motivar, você pode causar desânimo nos membros do seu time.

4. Dê feedback constante à equipe

Comunicação é uma parte fundamental do sucesso do projeto. Principalmente quando a questão é junto à equipe. Como líder, você deve estar atento para que os membros do time estejam sempre bem informados sobre todas as etapas do projeto.

É muito importante que você tenha atenção especial aos feedbacks individuais para os colaboradores. O funcionário precisa saber se o seu trabalho está em consonância com o que foi desejado e, caso não esteja, quais são os pontos em que ele pode avançar a fim de contribuir mais para o produto final.

Tente estruturar feedbacks periódicos. Vá anotando todas as suas impressões sobre cada membro do time e, quando chegar a hora, estruture um documento para dar um feedback de qualidade. Liste todos os pontos positivos, ressaltando as qualidades. Depois coloque os pontos a melhorar, sugerindo maneiras para que o funcionário aprimore o seu trabalho na equipe.

5. Saiba como distribuir os talentos

Como gerente de projetos, você deve ter algumas características presentes em técnicos de times de futebol. Imagine só: se um técnico possui um jogador canhoto que joga na lateral esquerda, por que escalá-lo na direita?

O mesmo vale para o time do projeto: as competências devem ser aproveitadas para dar andamento às atividades mais adequadas ao perfil do profissional. Para isso, você deve conhecer muito bem o seu time e saber as características profissionais de cada membro.

O aproveitamento correto das competências dá ao projeto mais qualidade, agilidade e eficiência.

6. Monitore o risco

Qualquer projeto possui riscos. Podem ocorrer diversos eventos durante a sua execução que coloquem em perigo não só as etapas, mas todo o planejamento.

Por isso mesmo, você deve estar sempre atento ao monitoramento das atividades, ficando pronto para agir a qualquer sinal de risco para o andamento do cronograma.

7. Mantenha os stakeholders informados

Os stakeholders são todos aqueles que, de alguma maneira, estão envolvidos com o projeto. Até agora, falamos mais detalhadamente do time, mas a sua comunicação não deve se limitar ao staff de execução.

Tanto membros da diretoria quanto os do conselho, até chegar em áreas parceiras e funcionários que não estão envolvidos no projeto, todos devem estar muito bem informados sobre o andamento das atividades. Para que você possa contar com a ajuda de uma equipe especializada, apresente o projeto para o time de comunicação interna da organização, para que eles possam ajudar na tarefa de manter contato com todos os stakeholders.

Viu só como você pode ser um gerente de projetos eficiente e com bons resultados para apresentar? Mas se ainda assim ficou alguma dúvida, que tal ler nosso post em que explicamos o que faz um gestor de projetos? Boa leitura! 

Deixe um comentário

Por favor, seja educado. Nós gostamos disso. Seu e-mail não será publicado e os campos obrigatórios estão marcados com "*"