O que você precisa saber sobre a metodologia ágil

A busca constante por inovação e maior produtividade é um reflexo das transformações ocorridas no mundo. Procurar obter respostas rápidas e passar por processos flexíveis é o objetivo de muitas empresas que não desejam ter seus projetos engessados por questões técnicas ou contratuais. A metodologia ágil veio para trazer esta inovação no desenvolvimento dos softwares, mas também pode ser aplicada em outras áreas, não ficando restrita apenas à TI.

Para alcançar uma gestão moderna, é melhor deixar o medo de lado e encarar os princípios e processos do ágil como uma melhoria para organizar, favorecer a comunicação e reduzir os atrasos nas entregas dos projetos, pois, aplicar a metodologia promove a agilidade que as empresas buscam.

Para entender o que é a metodologia ágil, como ela surgiu, que benefícios pode trazer à empresa e quais são os métodos ágeis existentes, acompanhe este artigo.

O que é metodologia ágil

Na gestão de projetos tradicional, os detalhes de execução são previamente conhecidos e minuciosamente descritos com a certeza de que nada vai mudar, porém, atualmente a prática mostra que os requisitos podem mudar ao longo do período por exigência do cliente ou por necessidade de atualização diante do comportamento do mercado. Até mesmo a equipe envolvida pode descobrir uma nova tecnologia e ter ideias que facilitem a execução de determinado processo.

A metodologia ágil é uma alternativa à gestão de projetos tradicional, pois ajuda a encarar a imprevisibilidade e traz flexibilidade. Portanto, é a capacidade de promover respostas às mudanças mesmo em ambientes incertos e turbulentos, tornando os processos de gerenciamento de projetos adaptáveis e constantemente atualizados.

Nesta metodologia a falta de comunicação e os atrasos na entrega dos projetos são substituídos por uma filosofia que favorece o trabalho em equipe, a comunicação, o foco no cliente e a entrega rápida e de alta qualidade. As equipes de trabalho são multifuncionais e auto-organizadas, comprometidas em criar e responder às mudanças de forma rápida e natural por meio de planejamento e execução interativa. Neste caso, experts do negócio participam colaborando para reduzir as incertezas referentes ao projeto e gerando satisfação do cliente.

Como ela surgiu

A metodologia ágil surgiu da necessidade de gerar melhoria no desempenho e maior flexibilidade nos processos de desenvolvimento de software. Embora tenha seu berço na área de TI, ela pode ser aplicada a qualquer tipo de projeto, para isso é preciso observar os princípios e práticas traçados no Agile Manifesto.

Em 2001, em Utah, foi assinado o Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software em reunião com 17 desenvolvedores para criar valores e princípios a fim de alcançar a satisfação dos clientes, através da melhoria na comunicação e no suporte às mudanças durante o processo proposto.

O Manifesto Ágil é composto por 12 princípios e 4 sentenças que vão nortear a metodologia ágil, em que consideram:

  • indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;

  • software em funcionamento mais que documentação abrangente;

  • colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;

  • responder a mudanças mais que seguir um plano.

Onde os itens à esquerda são mais valorizados do que os da direita. Assim a prioridade é buscar melhores formas de desenvolvimento, obtendo vantagens das mudanças exigidas ao longo do processo e alinhando constantemente o funcionamento do sistema com a expectativa do cliente.

Como as empresas podem se beneficiar

Para as empresas, qualquer que seja o ramo de atuação, adotar a metodologia ágil trará vantagens e agilidade em seus processos, pois essa prática permite a redução do prazo na conclusão de tarefas, diminui a possibilidade de falhas e atrasos, além de atender as demandas do mercado com foco no consumidor.

As equipes são preparadas para trabalhar com autonomia, sendo auto gerenciável, onde o gerente é um líder facilitador que promoverá a frequente comunicação com o cliente, identificando pontos de melhoria e ajustes necessários ao projeto para dar rapidez aos processos e garantir que as correções sejam feitas com maior velocidade.

Desta forma, a empresa terá ganhos de produtividade contínuos, pois todos os setores estarão interligados, o que facilita o entendimento do negócio e faz com que os colaboradores trabalhem focados na satisfação do cliente, podendo este visualizar o funcionamento do sistema e intervir em meio ao processo para otimizar o tempo e reduzir custos.

Principais métodos ágeis existentes

A metodologia ágil abrange diversos métodos e há os mais conhecidos como: Scrum, Extreme Programming (XP), Kaban, Feature-Driven Development (FDD), Microsoft Solutions Framework (MSF), Dynamic System Development Model (DSDM). Para escolher corretamente é preciso conhecer suas funcionalidades para conseguir encaixar nas necessidades e perfil da empresa.

No entanto, é comum encontrar empresas que adotem o modelo híbrido onde as metodologias são mescladas em busca de desenvolver as melhores práticas de cada uma e criar um processo customizado para gerar resultados expressivos e atender à expectativa do cliente.

Scrum

É o método mais utilizado por ser simples e o que possui maior facilidade de integração com outros métodos, tanto para aplicabilidade no desenvolvimento de softwares como em qualquer outro ambiente de trabalho. O planejamento interativo é a base para o Scrum que acontece em fases denominadas sprints.

Para iniciar o projeto é criada uma lista de funcionalidades que serão desenvolvidas, chamada de product backlog, em seguida cada uma se torna um sprint com todos os detalhes que serão criados, passando de product blacklog para sprint blacklog. As atividades são distribuídas para o Scrum Team e têm prazo de até 4 semanas para serem desenvolvidas, por fim, ao final de cada sprint é feita uma reunião para alinhar as atividades já concluídas e planejar o próximo sprint. Esse ciclo se repete até a entrega do projeto.

Extreme Programming (XP)

É um método ágil que trabalha com três pilares: economia de recursos, agilidade no desenvolvimento de solução e qualidade do produto final. Valores como comunicação, respeito, coragem, feedback e simplicidade direcionam as atividades desempenhadas para promover interação e sinergia entre a equipe e o cliente.

Além disso, tem como objetivo garantir as melhores práticas de trabalho como design funcional, reuniões de planejamento, entregas frequentes ao cliente, testes de aceitação e melhoria contínua o que garante a satisfação do cliente durante o processo.

Kaban

É um método ágil visual que ajuda no controle do progresso das atividades, facilitando enxergar uma tarefa concluída e qual a próxima a ser realizada. Tem como base quatro princípios, que são: comece com o que você faz agora; concorde em buscar mudanças evolucionárias; respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais e incentive atos de liderança em todos os níveis.

O Kanban promove redução de custos e de desperdício, com o objetivo de entregar ao cliente o projeto concluído dentro do menor prazo possível. Um exemplo de aplicabilidade bem-sucedida do Kanban é a Toyota que passou a utilizar a ferramenta em seu processo de fabricação, facilitando a comunicação entre as equipes e organizando o que e quando deveriam fazer.

Em síntese, para obter sucesso na aplicabilidade da metodologia ágil é essencial investir em práticas que assegurem facilidade de comunicação entre o cliente e a equipe de trabalho, que façam testes constantes a fim responder com rapidez as demandas e que tenham flexibilidade em caso de mudanças.

Se você deseja conhecer como algumas metodologias funcionam na prática, não deixe de conferir este post.

Gestão de processos: aprenda a tornar sua operação mais eficiente!

Entre uma excelente ideia e o resultado desejado existe um longo caminho. Para que ele aconteça da forma mais rápida possível, sem desperdício de recursos e garantindo a qualidade necessária, é preciso prestar atenção à gestão de processos.

Portanto, se na sua empresa você é o profissional que precisa “fazer as coisas acontecerem”, não perca esse post! Vamos explicar o que é a gestão de processos e mostrar que, independentemente da sua área de atuação, ela pode fazer sua equipe alcançar resultados com muito mais eficiência. Confira!

Descubra o que realmente é gestão de processos

Em primeiro lugar, precisamos entender que existe uma diferença entre dois conceitos presentes no mercado: gestão de processos e gestão por processos.

A gestão de processos diz respeito à compreensão e melhoria dos processos que acontecem em uma empresa. Ele envolve ações de avaliação, planejamento e monitoramento para garantir que eles estão funcionando de acordo com o que foi estabelecido.

Já a gestão por processos parte de um conceito diferente. Trata-se de uma integração inteligente entre todas as funções desempenhadas para atingir uma determinada finalidade.

Neste modelo, em vez de pensar apenas nas atividades de um único setor ou seção, os gestores analisam como os diversos departamentos atuam para alcançar um objetivo. Eles enxergam o processo como um todo a fim de otimizá-los.

Portanto, a gestão de processos utiliza uma visão sistêmica da organização, promovendo uma melhoria em nível global. Ela reavalia, aprimora e padroniza processos de trabalho executados nas diversas áreas e departamentos, otimizando tempo e recursos.

Agora que você já entendeu a diferença entre gestão de processos e gestão por processos, está na hora de conhecer os benefícios que eles podem promover em uma organização. 

Entenda quais são benefícios da gestão de processos

Entre as principais vantagens, vamos destacar a seguir aquelas que são mais eficientes.

Otimização de recursos

Tempo, matéria prima, pessoas, equipamentos e tecnologias são alguns dos recursos com os quais as empresas podem contar para alcançar seus objetivos. O sucesso e a lucratividade dependem de uma utilização inteligente deles.

Sem uma gestão de processos bem organizada, perde-se tempo e a matéria prima é desperdiçada. As pessoas podem não ter a chance de utilizar plenamente seu potencial, e mesmo os equipamentos são subutilizados.

Ao analisar os processos de forma profissional, o líder consegue alocar seus colaboradores nas posições e funções que eles são mais produtivos e podem explorar suas habilidades naturais.

Além de se tornar um gestor mais humano, ele consegue deixar seu quadro de funcionários mais satisfeito, motivado. O resultado é a alta produtividade e performance da equipe.  

Já o baixo aproveitamento dos recursos aumenta os custos de produção, encarecendo o produto tornando-o menos atrativo que o dos concorrentes. Quando a gestão simplifica os processos, ela mostra aos colaboradores como ser mais produtivo no trabalho.

O resultado é um aumento da produtividade, com impacto positivo direto na lucratividade e competitividade do negócio.   

Alinhamento à estratégia da empresa

Uma análise geral dos processos de uma companhia permite identificar as ações e processos que não estão totalmente alinhadas ao planejamento estratégico da organização.

Há muitas razões para isso acontecer. Entre os principais podemos destacar anos de departamentalização ou um modus operandi que é seguido há anos, sem qualquer tipo de adaptação às mudanças do mercado.

Mesmo que a equipe daquele departamento ou mesmo a direção não tenham percebido, as ações daquela área podem ser divergentes do que a companhia precisa ou deseja naquele momento.

O mapeamento identifica esses processos, criando a chance de fazer as adequações necessárias e alinhá-lo à estratégia da companhia.

Qualidade dos produtos e serviços

A gestão eficiente dos projetos também contribui para que a empresa consiga adequar seus procedimentos às normas que precisam ser seguidas. Isso significa um produto ou serviço de qualidade superior, capaz de atender plenamente as expectativas do cliente.

Rapidez e precisão na tomada de decisão

A gestão de processos acaba com um problema existente em muitas organizações: a tomada de decisão “intuitiva”, baseada em percepções e não em dados.

O mapeamento, análise, implementação e avaliação cria parâmetros para mensurar os resultados dos processos. Desta forma a empresa tem dados para tornar sua gestão estratégica. Eles embasam decisões, ajudam a definir prioridades e nortear processos.

Integração entre as áreas

Quando o foco da gestão está nos processos, considera-se a participação de todas as áreas na obtenção daquele resultado. Por isso o que conta não é o desempenho de um único departamento, mas a contribuição de todos.

Esse tipo de integração favorece o desenvolvimento de relações e comunicação interpessoais, o fluxo de informações, a criação de uma visão sistêmica do negócio e o surgimento de um senso de propósito e pertencimento.

Normalmente, esse tipo de clima organizacional favorece ainda mais o aperfeiçoamento. Existe uma troca intensa de ideias, que garantem que a compreensão de um mesmo processo seja enriquecida por pontos de vista diferentes.

Conheça o BPM

Mas uma empresa não pode melhorar aquilo que não conhece, que não sabe como funciona, que não entende como é executado. Também não tem como avaliar o que não consegue medir — seja para determinar o estado atual ou para identificar se houve progresso. 

Por isso, o primeiro passo para que uma empresa se torne eficiente é entender de forma clara como acontecem os seus processos. Isso é essencial para que ela identifique os pontos em que precisa melhorar, aqueles em que sua concorrência leva vantagem e o que fazer para superar seus competidores.

A gestão de processos ou BPM (Business Process Management) propõe uma abordagem sistematizada para isso. Ela entende que é preciso seguir determinadas etapas para identificar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e aperfeiçoar os processos de negócios.

Não se trata de uma ação única, mas de um esforço permanente voltado para a otimização e ganhos e eficiência. Quer entender como funciona? Então continue a leitura do próximo tópico!

Compreenda como melhorar o gerenciamento de processos

Como já falamos no tópico anterior, o BPM é uma abordagem sistemática para compreender, avaliar e modelar processos. Entenda como ele funciona!

1. Mapeamento de processos organizacionais

É a etapa inicial e fundamental para entender como o negócio funciona atualmente e como as atividades são realizadas dentro da organização.

Esse mapeamento de processos organizacionais faz um levantamento de tudo que a empresa produz, quais são as tarefas e áreas envolvidas, bem como dos recursos materiais e humanos necessários à execução do trabalho.

O mapeamento também é fundamental para a organização identificar quais são as mercadorias e serviços que mais agregam valor ao negócio e quais são os recursos essenciais para produzi-los.

Com essas informações a empresa pode entender melhor os seus processos para redesenhá-los de forma mais eficiente.

2. Análise e modelagem de processos

A etapa seguinte é composta pela análise dos processos. Eles devem ser avaliados de forma mais ampla, observando como funcionam e quais são as ferramentas utilizadas para a execução e integração.

Durante a análise é possível identificar erros, gargalos e outros problemas que impedem uma execução mais rápida ou mais eficiente. Verifica-se se a modelagem está adequada e se existem riscos ou ameaças ao negócio.

Essa análise atenta é utilizada para redesenhar os processos. A remodelagem é feita para garantir agilidade, precisão e qualidade. Ficam apenas as etapas essenciais para a concretização e ordenadas da forma mais simples e prática possível. 

3. Validação

O objetivo da validação é garantir a qualidade o desempenho do fluxo dos processos, em suas diferentes áreas de negócios. As evidências de que os processos mapeados estão funcionando plenamente devem ser devidamente documentadas.

Esses documentos elaborados se tornarão uma fonte de referência para a organização. Eles serão utilizados para manter o sistema de gerenciamento adotado ou para criar procedimentos com a finalidade de melhorar esses processos.

Essas referências também podem ser utilizadas internamente para facilitar a comunicação sobre a forma de gerenciamento. Em relação ao público externo, esses documentos podem ser vistos como um compromisso da empresa quanto à sua atuação.

4. Maturidade dos processos

No mercado competitivo de hoje, não basta que as empresas alcancem um bom nível de eficiência. Elas precisam evoluir continuamente para atender às necessidades de seu público-alvo e se manter à frente da concorrência.

Quando as organizações alcançam a maturidade dos processos, elas têm a chance de fazer isso. Elas podem acompanhar os indicadores, avaliá-los utilizando o planejamento estratégico do negócio como parâmetro e identificar outros aspectos em que podem implementar melhorias e aumentar a produtividade.

Saiba como ir além e realizar a gestão por processos

Já comentamos que existe uma diferença entre gestão de processos e gestão por processos. Embora a primeira seja um excelente passo para garantir a eficiência, é possível ir além e implantar uma visão sistêmica da organização.

Para isso, é fundamental que:

  • as diferentes áreas da empresa entendam que são parceiras que trabalham para um fim: gerar resultados para a companhia;
  • que a visão dos processos não seja segmentada em departamentos, mas que envolva todas as áreas que contribuem de alguma forma para um determinado fim;
  • que a avaliação dos colaboradores seja baseada na contribuição que tiveram para o sucesso de um projeto.

Como você pode perceber, esse cenário é uma realidade distante na maioria das organizações. Isso exige que os diferentes departamentos tenham maturidade suficiente para abrir mão de interesses segmentados para se alinharem a uma visão do todo.

Disseminar essa cultura é um projeto que precisa ser cultivado pela liderança. É preciso que os gestores desenvolvam as diversas áreas da organização de forma equilibrada, fazendo com que todos estejam aptos a alcançar uma performance de alto nível.

Desta forma haverá uma sinergia maior entre as diferentes áreas. Os processos serão otimizados, padronizados e controlados. O gerenciamento será alinhado à estratégia da organização, garantindo que o cliente tenha os melhores produtos e serviços à disposição. 

Entenda a diferença entre eficácia e eficiência

Geralmente vemos uma série de métodos ou sugestões para tornar uma empresa mais eficiente. No entanto, tão importante quanto alcançar esse objetivo é analisar os processos para avaliar se eles são realmente eficazes.

Muitos profissionais ainda não conseguem diferenciar esses dois conceitos. No entanto, entendê-los é essencial para otimizar os recursos de uma empresa, torná-la mais produtiva e competitiva.

A gestão de processos contribui para identificar não apenas os procedimentos ineficientes, mas também as ações ineficazes que acontecem dentro de uma companhia. Entenda a diferença entre elas:

A eficiência é a capacidade de realizar as atividades de maneira correta, prezando pela qualidade e economia de recursos. De modo geral, a eficiência depende de questões operacionais da empresa.

A eficácia, por outro lado, parte de um princípio diferente. Não se trata de fazer as coisas do jeito certo, e sim de fazer as coisas certas, de eliminar etapas e até processos que definitivamente não são necessários para alcançar um objetivo da companhia.

Eficiência e eficácia no ambiente de trabalho

Vamos imaginar um exemplo de processo de um negócio: uma empresa tem um e-commerce de moda. Como as roupas são vendidas pela internet, é comum os consumidores descobrirem, depois de receberem a mercadoria, que ela não tem o tamanho adequado para seu corpo.

De acordo com a política de trocas e devoluções da empresa, ela realiza os seguintes procedimentos:

  • recebe a solicitação do consumidor;
  • envia a autorização para postagem do produto devolvido;
  • recebe e confere a mercadoria para constatar se foi usada ou não;
  • envia uma peça maior ou menor, de acordo com a solicitação do cliente ou devolve o dinheiro.

Se tudo isso aconteceu da maneira correta e dentro do prazo estabelecido, podemos dizer que esta empresa foi eficiente, não é mesmo? A probabilidade de o cliente ficar satisfeito é muito grande.

No entanto, se analisarmos melhor toda a situação, observamos um problema. Mesmo que os prazos sejam seguidos e o cliente fique satisfeito, esse processo representa um desperdício para a empresa.

Para processar essa troca foi necessário colocar pessoas para trabalharem nisso, houve custos adicionais de devolução e envio, além de levar mais tempo até que o cliente tivesse de fato a peça desejada.

A eficácia, nesse caso, vai além. Ela colocaria uma tabela de medidas no site, à disposição do cliente. Antes de escolher o tamanho e concluir o pedido, ele seria alertado sobre a possibilidade de consultá-la.

Desta forma, a empresa poderia reduzir drasticamente as trocas e devoluções ocasionadas por problemas com o tamanho das peças. Ela não precisaria ser eficiente para solucionar o problema, pois ele nem mesmo aconteceria! 

Entendeu qual é a diferença entre eficiência e eficácia? No primeiro caso, os funcionários seguem os processos corretamente — ou seja, são eficientes. No segundo, eles solucionam a origem do problema, evitando procedimentos desnecessários e gerando economia de tempo e dinheiro.

A gestão de processos e a eficácia

Em um primeiro momento, o modelo de gestão de processos contribui para a eficiência. Ao mapear os procedimentos realizados, ela identifica gargalos e ajuda a estabelecer medidas para garantir que tudo seja feito da maneira correta.

No entanto, à medida que a organização evolui e ganha maturidade, a gestão contribui também para o aumento da eficácia. Uma visão sistêmica das diferentes áreas começa a revelar não só os processos são truncados, mas quais são desnecessários.

Um processo ou tarefa podem se mostrar desnecessários por mais de uma razão. A primeira é que atividades que faziam muito sentido no passado são completamente infundadas quando pensamos nos recursos e na tecnologia que temos hoje.

Poderíamos citar diversos exemplos. No passado muitas empresas tinham um funcionário exclusivamente para cuidar do aparelho de fax, de tão grande que era o movimento de informações por esse meio.

Hoje os nossos e-mails e aplicativos de mensagens são tão eficientes que podemos trocar informações por esses meios, eliminando uma etapa do processo que era natural há apenas alguns anos. 

Outras vezes, como no exemplo do e-commerce, trata-se de uma questão de pensar em ações preventivas que extinguem (ou reduzem) automaticamente a necessidade de realizar ações paliativas ou corretivas.

Em ambos os casos, o mapeamento e análise de processos podem contribuir para identificá-las e eliminá-las.

Conheça as ferramentas de gestão de processos

Em time que está ganhando não se mexe! Essa frase, usada muitas vezes de maneira equivocada, pode se revelar uma verdadeira tragédia para os negócios.

Em primeiro lugar, precisamos pensar que mesmo que uma empresa esteja lucrando e crescendo hoje, isso não significa que ela não possa melhorar.

Além disso, o mercado é dinâmico e aquilo que funciona muito bem agora pode não ser suficiente para se manter nele amanhã. Assim, as empresas precisam sempre buscar maneiras para aumentar sua competitividade e sobreviver no mundo corporativo.

Mas então por que muitas companhias não mudam? Por que elas insistem em manter processos ineficientes ou ineficazes (às vezes os dois) e encontram tanta dificuldade para mudar seu modelo de gestão de processos?

Não existe uma resposta única ou simples para essas perguntas. No entanto, é fato que algumas delas encontram uma dificuldade muito grande porque desconhecem ferramentas que podem ajudá-las a desbravar um caminho até então inexplorado.

Assim, entre permanecer em uma zona de conforto que dominam e explorar possibilidades ainda desconhecidas, elas optam pela segurança do barco — mesmo que ele esteja afundando!

É nesse contexto que as ferramentas são importantes. Elas funcionam como um mapa: nos ajudam a identificar o melhor trajeto para alcançarmos os resultados desejados e a avaliar os resultados que obtemos. Vamos conhecer algumas delas?

Ciclo PDCA

Trata-se de um conjunto de ações recomendadas para planejar (Plann), executar (Do), avaliar (Check) e agir (Act). Ele envolve as seguintes etapas:

  • planejar: localizar problemas e estabelecer um plano de ação;
  • fazer: executar o plano, colocá-lo em prática;
  • avaliar: verificar se as metas foram atingidas por meio do acompanhamento de indicadores;
  • agir: corrigir as falhas e padronizar os sucessos, treinando outros funcionários para executar as ações da forma como deram certo.

Portanto, o ciclo PDCA parte do princípio de que a melhoria não é um evento, e sim um hábito. Deve haver um esforço contínuo para planejar, fazer, avaliar e aperfeiçoar, fazendo com que a empresa sempre esteja em busca de novos patamares de excelência e eficiência.

Ferramentas BPM online

Na própria internet é possível encontrar fluxogramas ou diagramas de processos que o gestor e sua equipe podem utilizar para mapear e aperfeiçoar seus processos. Eles permitem detalhar procedimentos, facilitando a avaliação e sugestão de mudanças.

Por tornarem o processo muito visual, eles ajudam a identificar gargalos, analisar a eficiência em cada etapa, detalhar procedimentos e principalmente buscar caminhos alternativos.

Portanto, eles podem ser considerados verdadeiros aliados para o mapeamento e remodelagem de processos.

Softwares de gestão de processos

Também há formas mais assertivas de gerenciar e melhorar processos. Existem softwares que oferecem as ferramentas que o gestor precisa para organizar informações, distribuir tarefas e delegar responsabilidades, determinar e controlar prazos de entrega, anexar arquivos e outras funcionalidades importantes para o time de trabalho.

O Asana é um exemplo. A proposta dos desenvolvedores é eliminar o caos dos processos à medida que integra tarefas, dados, arquivos, projetos e conversas. Ele também permite a visualização de prazos e indicadores em painéis de controle.

Portanto, as ferramentas de gestão de processos servem par tornar o processo mais seguro, controlável e bem-sucedido. Elas possibilitam visualizar e acompanhar as mudanças, o que ajuda a alcançar o resultado desejado.

Saiba por que é importante se especializar na área

Tudo o que acontece dentro de uma empresa faz parte ou é resultado de um processo. Portanto, independente da área em que você trabalha, para que “as coisas aconteçam”, é preciso torná-los cada vez mais eficientes e eficazes.

Essa é uma habilidade extremamente necessária para os líderes que atuam dentro de uma organização. Afinal, o que a empresa espera é que eles sejam capazes de organizar suas equipes para que as estratégias sejam executadas e os objetivos estratégicos alcançados.

Uma especialização na área faz com que o profissional tenha o conhecimento necessário para substituir o modelo tradicional de administração por uma gestão contemporânea, baseada em processos.

Desta forma, ele saberá como utilizar técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos. Ele dominará o conhecimento necessário para remodelá-los a fim de atender melhor as necessidades da empresa e as demandas do mercado, promovendo a eficiência e a lucratividade.

Ao conhecer os conceitos e técnicas relacionados à gestão de processos, o líder se torna capacitado a identificar e implementar soluções na organização em que atua, garantindo que suas ações sejam estrategicamente alinhadas aos processos organizacionais e aos objetivos da companhia.

Assim, fazer MBA em Gestão de Processos é a melhor maneira de formar profissionais capazes de liderar as empresas onde atuam na transformação necessária para enfrentar os desafios do mercado atual e futuro.

O impacto desta formação para as companhias é o ganho em eficiência e aumento na lucratividade. Para o gestor, é um diferencial competitivo fundamental para ampliar sua empregabilidade e garantir a ascensão profissional.

O curso também é muito recomendado para quem tem ou pretende abrir um negócio próprio no futuro. Assim o gestor conhece as práticas mais recomendadas para aumentar a eficiência e destacar o empreendimento no mercado. 

Entendeu o que é gestão de processos e por que é importante que os gestores desenvolvam essa habilidade? Gostou do post? Quer receber outras sugestões e conteúdos como esse?

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Scrum: tudo o que você precisa saber!

Entregar o que o cliente quer, no prazo que ele deseja e com a qualidade esperada requer planejamento. Porém, é preciso tirar essas ideias do papel e garantir uma execução primorosa. Para isso, muitas equipes recorrem a metodologias de gestão de projetos. Uma delas é o Scrum — você já conhece?

Pois então fique atento a esse post porque hoje nós vamos explicar tudo que você precisa saber sobre a metodologia ágil Scrum: o que é, como funciona, em que tipo de projeto ele pode ser aplicada. Confira!

O que é Scrum?

O Scrum é uma metodologia ágil utilizada para a gestão de projetos. Embora ele seja muito conhecido por equipes de TI, a verdade é que uma série de profissionais de diversas áreas jamais ouviu a respeito desta abordagem.

Ela foi desenvolvida por Jeff Sutherland. Esse profissional usou sua experiência anterior como piloto da aeronáutica para propor diversos paralelos entre a gestão de um projeto e o pouso de um avião.

Para ele, pousar um avião é um enorme desafio devido ao fato de que não há uma fórmula única que permita realizar esse procedimento em segurança. De acordo com as condições do momento é preciso fazer ajustes para adequar o avião à rota de pouso.

Segundo Sutherland, o mesmo acontece com um grande projeto: ele envolve diversas pessoas, atividades complexas e um conjunto de outras variáveis. Por isso, sua gestão não pode se basear em uma série de etapas padronizadas metodicamente.

Por isso, essa metodologia ensina que é necessário subdividir o projeto em pequenos ciclos de atividades. Eles devem ser acompanhados atentamente, permitindo os ajustes e mudanças que forem necessários.

A metodologia ágil Scrum se baseia em três pilares:

Transparência

Os aspectos do processo devem ser visíveis para toda a equipe, especialmente para aqueles que gerenciam os resultados.

Isso diz respeito não só à sinalização (feito / não feito), mas à garantia de que cada tarefa entregue realmente contém tudo o que a definição diz sobre aquele status.

Inspeção

O processo precisa ser acompanhado de perto. O andamento deve ser analisado com frequência, permitindo que variações, erros ou dificuldades sejam detectados rapidamente e corrigidos.

Porém, para que a inspeção seja benéfica e não provoque uma situação desgastante, sua frequência não pode exceder a tolerância do processo. Além disso, os responsáveis devem fazer isso com habilidade.

Adaptação

Se a inspeção verificar que existem aspectos fora dos limites aceitáveis é necessário ajustar o processo ou o material utilizado o mais rápido possível. Isso é preciso para corrigir o problema atual e evitar desvios posteriores.

Como funciona o Scrum?

O Scrum é um framework (conjunto de valores, princípios e práticas) que permite organizar e gerenciar projetos complexos. Embora ele seja muito popular na área de TI, especialmente quando se fala em desenvolvimento de softwares, ele pode ser aplicado a muitos tipos de projetos. Entenda como essa metodologia funciona:

Divisão de tarefas

O primeiro ponto que a metodologia Scrum destaca é a divisão. Ela entende que um grande projeto precisa ser segmentado em Sprints menores de atividades.Essa divisão é importante por vários motivos:

  • o time analisa a viabilidade das requisições feitas pelo cliente e pelo líder a cada passo;
  • o resultado de cada Sprint é testado e se houver necessidade de correções é mais fácil mexer em uma pequena parte do que no todo;
  • a equipe pode avaliar essas etapas menores e melhorá-las antes de dar sequência ao projeto;
  • o cliente pode avaliar o trabalho realizado até ali e solicitar alterações, se necessário;
  • é mais fácil manter a equipe motivada quando o resultado é visto em um período mais curto.

Definição de papéis e prazos

Esta metodologia define papéis de forma muito clara, assim como os prazos estipulados para entregar as diversas etapas do projeto. Os papéis básicos são:

  • Product Owner (Proprietário do produto): representa os stakeholders e o negócio;
  • Team: é a equipe que efetivamente trabalhará no projeto;
  • Scrum Master: seu trabalho é coordenar a equipe, fazendo com que as metas sejam alcançadas.  

Vamos falar dos papéis de forma mais detalhada em um dos próximos tópicos. Por enquanto, basta saber que esses são os atores principais.

Equipes pequenas e multidisciplinares

Cada time é formado por entre de 5 a 9 membros. Embora esse número possa variar, é importante que as equipes sejam formadas por poucos componentes, pois a limitação numérica facilita a interação e aumenta a produtividade.  

Apesar de pequeno, o time deve contar com profissionais multidisciplinares. Os conhecimentos e habilidades precisam ser complementares, garantindo que eles tenham todos os elementos necessários para conduzir o projeto.

Reuniões diárias

Lembra quando comparamos a execução do projeto com o pouso de um avião? Concorda que a tripulação pode ter um cenário em mente, mas encontrar condições completamente diferentes ao chegar ao aeroporto?

Se estiver ventando muito, ou a visibilidade for extremamente ruim pode ser necessário fazer ajustes ou até mudar o local de pouso! Pistas de comprimentos diferentes também exigem procedimentos específicos. Outras condições também interferem nesta ação.

O mesmo acontece com um projeto: por mais que uma equipe tenha planejado, podem aparecer situações que exigem uma readequação. Para isso, o Scrum propõe a realização de reuniões diárias onde essas questões são analisadas e novas decisões são tomadas.

Adaptabilidade

O Scrum funciona como um verdadeiro alicerce: o framework tem alguns componentes estruturais (valores, princípios e práticas) que não podem ser mudados ou ignorados sem que o projeto corra sérios riscos.

No entanto, é possível personalizar o interior dessa estrutura, acrescentando recursos e procedimentos. Assim ele pode ser adaptado até que a empresa obtenha um projeto que funciona para ela. No final, cada projeto tem uma versão do Scrum exclusivamente sua.

Base do Scrum

Agora que você sabe que é possível acrescentar elementos desde que mantenha a base, é importante saber qual é a estrutura que deve ser mantida. Ela é composta por:

  1. papéis;
  2. atividades;
  3. documentos (artefatos).

Vamos explicar como cada um desses aspectos funciona nos próximos tópicos.

Quais são os papéis do Scrum?

O desenvolvimento de um projeto que utiliza a metodologia Scrum pode exigir mais de uma equipe. Por sua vez, cada time é composto por três papéis básicos:

Product Owner

Ele é a ponte entre os stakeholders e o time, o que lhe garante um poder de liderança sobre o produto.

O Product Owner define o que o projeto precisa ter (recursos, funcionalidades, características) e em que ordem devem ser feitos. De forma geral, ele é responsável pelo sucesso do produto.

Por isso, é responsabilidade do PO comunicar-se com todos os participantes. Ele é quem orienta o grupo e os mantém alinhados aos objetivos do projeto. Sua colaboração com o ScrumMaster e a equipe de desenvolvimento deve ser irrestrita.

Scrum Master

Tem a atuação muito parecida com a de um coach — ele vai liderar o grupo e ajudar a equipe a desenvolver sua própria abordagem do Scrum. No entanto, ele não exerce o papel de um gerente de projetos. Seu foco está na liderança e não na autoridade.

Entre suas atribuições está a responsabilidade de ajudar o time a solucionar problemas, protegê-lo de interferências externas e remover empecilhos à produtividade. Para realizar essa atividade de forma apropriada, recomenda-se a certificação Scrum Master. 

Time Scrum

Como já comentamos, deve ser um time enxuto e multidisciplinar. Eles devem reunir todos os conhecimentos e habilidades necessárias para conceber, construir e testar (quando for o caso) um produto.

Como o Scrum é um framework flexível, é possível agregar outros papéis. No entanto, esses são os essenciais de acordo com a metodologia.

Como fazer Scrum na prática?

Para entender como a metodologia Scrum funciona, precisamos saber quais são as atividades básicas e os documentos utilizados para nortear o projeto. 

Documentos (artefatos):

Product Backlog

O Product Backlog é o escopo do produto. Ou seja, este documento define o que deve ser produzido, quais são as suas características e que necessidades deve atender.

O ideal é que esse artefato seja realmente a referência que o time de Scrum utilizará para conduzir o projeto. O responsável por ele é o Product Owner (PO), que assegurará que ele contenha a descrição geral do produto, mesmo que ela ainda não seja tão detalhada.

Todos os itens devem estar presentes no projeto precisam ser distribuídos na sequência correta. Para estabelecer essa ordem, ele utilizará critérios como valor, custo, conhecimento e risco.

Esse processo de criar itens para o Product Backlog, refiná-los e ordená-los é chamada de Backlog Grooming. É preciso estimar o tamanho e o esforço que cada item exigirá da equipe para fazer uma distribuição equilibrada.

A partir desta classificação, o PO se reúne com a equipe do negócio para estabelecer as prioridades do projeto. Ele é então dividido em ciclos menores, que darão origem aos Sprints.

Essa divisão deve acontecer da seguinte maneira: eles elegem os requisitos mais importantes naquele momento e inserem-nos no Backlog dos próximos Sprints para que sejam devidamente desenvolvidos.  

Um Sprint é, provavelmente, o principal conceito do Scrum. Trata-se de uma meta curta e clara, com duração entre uma e quatro semanas, definida a partir dessas prioridades identificadas.  

O resultado de cada Sprint deve ser a entrega de um incremento (ou um pedaço) do produto final. Portanto, o projeto caminha de Sprint em Sprint, até sua conclusão. Veja no próximo item como ele é definido.

Sprint Backlog

Se a descrição do produto como um todo é o Product Backlog, a descrição dos sprints são os Sprint Backlogs.

Basicamente, podemos dizer que se trata de um escopo daqueles requisitos que foram priorizados, detalhados e selecionados para serem implementados no próximo Sprint.

Esse escopo é definido a partir da interação entre o PO e o time. Na reunião de Sprint Planning ele será a meta que a equipe tentará alcançar.  Quando ela consegue concluir item a item do Backlog Sprint, diz-se que o tim “queimou” ou backlog.

Definição de pronto

É o documento que estabelece os critérios que finem quando um projeto pode ser considerado concluído.

Atividades básicas

Na metodologia ágil Scrum, a conclusão de um projeto nada mais é que a finalização de sucessivos Sprints. Portanto, é importante entender como eles são conduzidos, e esse é o papel das atividades básicas da metodologia.

Podemos dizer que se trata de um ciclo, que envolve:  

  • planejamento do Sprint;
  • execução do Sprint;
  • reuniões diárias;
  • revisão do Sprint;
  • retrospectiva do Sprint.

No próximo tópico, vamos falar de cada um desses eventos e de como eles contribuem para o sucesso do projeto.

Quais reuniões precisam ser feitas?

O Scrum viabiliza o trabalho da equipe. Portanto, não há como conceber esse tipo de colaboração sem a realização de reuniões. Entenda quais são os encontros recomendados nesta metodologia:

Planejamento de Sprint (Sprint Planning Meeting)

Este evento precisa reunir todos os papéis, pois é o ponto de partida para um projeto de sucesso.  Ele deve resultar no escopo do Sprint, ou incremento do produto que deverá ser entregue ao final do Sprint.

Recomenda-se que a reunião seja dividida em duas partes iguais, que deverão responder “o quê” e “como”.

Portanto, na primeira parte todos os envolvidos vão definir o que será entregue ao fim do Sprint. Depois que essa decisão for tomada, é hora de desenhar como o projeto será desenvolvido para garantir essa entrega e escrever a definição de pronto.

A partir deste planejamento, o time tem as diretrizes para desenvolver o Sprint de forma satisfatória e pode partir para a execução.

Reuniões diárias

Já comentamos que a metodologia ágil Scrum exige a realização de reuniões diárias durante a execução de um Sprint. É importante que ela aconteça sempre no mesmo local e horário, contribuindo para a produtividade do time.

Em vez de sentar toda a equipe em torno de uma grande mesa, em poltronas confortáveis, recomenda-se que elas sejam feitas em pé. A ideia não é que todos se acomodem e percam tempo, mas apenas que atualizem o status das tarefas para que cada um tenha as informações necessárias para ser mais produtivo no trabalho

As reuniões diárias também não podem ser intermináveis para não comprometer a produtividade da equipe. Elas têm um tempo definido e, além disso, os membros respondem três perguntas bem objetivas:

  • o que foi feito desde a última reunião?
  • o que será feito até a próxima reunião?
  • que obstáculos estão dificultando a realização da tarefa?

Desta forma a equipe faz o acompanhamento do Sprint, mostra ao Product Owner como está a evolução do projeto e revela ao Scrum Master quais são os impedimentos que ele pode trabalhar para resolver e garantir o bom andamento dos trabalhos.

A ideia é que a duração da reunião seja proporcional à quantidade de membros do time, mas nunca ultrapassando 25 minutos. Se a equipe é tão grande que esse tempo não é suficiente, é sinal de que é melhor redistribuir os profissionais em grupos menores.

Revisão do Sprint

O objetivo deste evento é inspecionar o incremento do produto produzido naquele Sprint. O que foi efetivamente feito é comparado ao Backlog do Produto, para garantir que o que foi prometido foi realmente entregue.

No mundo real, é fato que nem sempre o Sprint é concluído da maneira planejada. A equipe deve deixar isso claro nesta reunião e considerar isso ao planejar o Sprint a seguir.

Retrospectiva de Sprint

Esta reunião deve acontecer após a revisão, e seu objetivo é analisar o andamento do último Sprint em relação ao projeto como um todo, identificar tecnicamente a produção ou os impedimentos à entrega e principalmente definir formas de melhorar a execução e garantir que os próximos Sprints tenham mais sucesso.

Para que tipo de projetos a metodologia funciona?

De forma geral, entende-se que o Scrum é a metodologia mais apropriada quando se trata de um projeto que ainda não tem seu escopo totalmente conhecido. Esse método tolera incertezas e trabalha com ciclos curtos de entregas.

Como toda metodologia ágil, ela não parte de um planejamento completo, fechado ou engessado. O projeto é desenvolvido ciclo por ciclo, e as decisões são tomadas ao longo de todo esse processo, à medida que surgem ou se percebem novas necessidades.

Portanto, ele é bastante indicado quando existe um projeto complexo ou com escopo incremental. A equipe pode desenvolver uma parte, testá-la, analisá-la e só então partir para a definição de objetivos e realização da etapa seguinte.

Justamente por essas características ele é bastante utilizado no desenvolvimento de softwares ou aplicativos em TI, embora ele possa ser aplicado à gestão de projetos de uma forma geral.

Como os ciclos de desenvolvimento são curtos (no máximo 30 dias), a equipe do projeto tem um feedback mais constante do cliente. Ele pode participar, avaliar o progresso e o produto ainda no período de construção.

Assim, se ele percebe que existe uma necessidade de alteração, pode solicitá-la ao longo do desenvolvimento. Isso faz com que a equipe consiga desenvolver soluções alinhadas às necessidades do negócio.

Por esse motivo, é muito interessante conhecer a proposta não apenas do Scrum, mas de outras metodologias ágeis. A IBS tem um módulo específico sobre o tema, que pode ajudar o gestor a identificar os projetos em que elas são utilizadas de forma vantajosa e como aplicá-las em seu negócio.

Há algum erro na metodologia?

Algumas pessoas confundem o termo “metodologia” com “milagre”. Na verdade, quando falamos em qualquer método, precisamos entender que nenhum deles é perfeito e todos possuem suas limitações.

Além disso, vale lembrar que os projetos também são diferentes. Portanto, um procedimento adequado para uma determinada situação pode não ter o mesmo efeito em outra.

No entanto, existem algumas situações que podem impedir o sucesso desta metodologia. Conheça-as:

Falhas na comunicação

Este problema afeta qualquer ambiente de trabalho, independentemente da metodologia adotada. Porém, no caso do Scrum o dano é ainda mais sério, visto que o gerenciamento dos projetos é feito para a própria equipe.

Neste caso, essas falhas se tornam um problema ainda mais crítico, que pode comprometer o andamento do projeto. O autogerenciamento exige consenso, que por sua vez, demanda uma boa comunicação interpessoal.

Por isso, o Scrum Master tem em mãos um dos maiores desafios da gestão contemporânea. Cabe a ele coordenar esses diferentes papéis e fomentar uma comunicação fluida e produtiva. 

Falha nos diferentes papéis

É importante que todos os envolvidos estejam devidamente alinhados e que cada um cumpra seu papel da forma devida. O PO, por exemplo, precisa se comunicar de forma clara não apenas com o time, mas também com os stakeholders.

Se isso não acontecer, o time desenvolverá um Sprint de acordo com as instruções que recebeu. No entanto, quando esse incremento for submetido à avaliação do cliente, ele não será aprovado.

Portanto, é fundamental que o PO desempenhe esse papel de mediador de forma objetiva para que a equipe não tenha seus esforços invalidados. O mesmo vale para outros papéis.

Imaturidade da equipe

Já falamos sobre a relação entre Scrum e autogerenciamento. Isso significa que o PO trará para o time as expectativas dos clientes ou stakeholders, mas são eles que definirão o “como” isso será feito.

Isso exige um time maduro, que realmente saiba como trabalhar em equipe. É preciso que consigam chegar a um consenso (muitas vezes abrindo mão de posições pessoais) para chegar a um objetivo comum.

Existem dicas para começar?

Quando se fala em métodos para garantir eficiência, existem algumas opções já conhecidas pelo mercado. A maior parte dos gestores de projetos prefere escolher uma metodologia e não utilizar as outras, como se elas fossem excludentes.

Porém, é possível combinar essas metodologias para obter resultados ainda mais expressivos. Veja alguns exemplos:

Scrum e PMBOK

O Guia PMBOK traz as melhores práticas de gerenciamento de projetos divididos em grupos e processos. Geralmente, ele é utilizado para projetos tradicionais e de menor complexidade.

Já o Scrum, como vimos, é bastante adaptável. Ele permite adições e exclusões, desde que elas não inviabilizem seus três princípios: transparência, inspeção e adaptação. Portanto, do ponto de vista técnico não há qualquer impedimento em adicionar processos adaptados do PMBOK ao framework.

De forma geral, existe um certo consenso no mercado: entende-se que a gestão de projetos mais complexos e que exigem experimentações exige uma metodologia como o Scrum. Por outro lado, o PMBOK seria mais indicado para projetos simples, em que se conhece os requisitos e tecnologia desde o início do trabalho.

No entanto, é possível adotar as melhores práticas de cada uma dessas metodologias, garantindo eficiência e agregando valor tanto para os clientes quanto para as áreas do projeto.

Scrum e Kanban

O Kanban é um quadro muito simples, mas extremamente eficiente. Sua principal vantagem é permitir o acompanhamento do progresso de tarefas de uma forma muito visual. Isso alerta a equipe quanto ao que deve ser feito, além de agregar transparência ao processo.

Trata-se na utilização de um quadro dividido em três colunas: “fazer”, “fazendo” e “feito”. Abaixo de cada uma delas são colocados pequenos cartões ou post-its onde as tarefas são escritas.

À medida que a equipe dá andamento nas tarefas os papéis são puxados para as colunas correspondentes, até que sejam finalizadas. Desta forma, todos conseguem ver o fluxo das atividades e se torna mais simples identificar gargalos e propor soluções.

Portanto, se entre os princípios do Scrum temos a transparência e a inspeção, o Kanban pode ser um aliado poderoso para alcançá-los. Ele deixa a real situação do projeto à vista de todos, e faz da inspeção uma responsabilidade coletiva.

Entendeu o que é Scrum e como ele pode ser usado na gestão de projetos? Quer aprender mais sobre esse e outros temas relacionados à eficiência de um negócio? Então não perca tempo! Cadastre seu e-mail agora mesmo e receba nossa newsletter em primeira mão!

Como a inteligência artificial vai impactar o dia a dia corporativo?

Presente 24 horas por dia na vida das pessoas, a inteligência artificial pode ser notada por meio do uso de um simples aplicativo utilizado por comando de voz no smartphone, ou de um lembrete  programado para você não deixar de cumprir suas obrigações diárias. Hoje em dia, as pessoas interagem com essas e outras inovações tecnológicas de tal forma que é impossível pensar em não depender de tudo isso.

Mesmo sem precisar sair de casa, é fácil esclarecer dúvidas por telefone com um atendente virtual ou por meio de serviços de call center em que você é direcionado a um setor de forma com que consiga solucionar seus problemas. E se o caso for resolver pessoalmente, as portas automáticas dos estabelecimentos já revelam que quem dá as boas vindas, advém de uma tecnologia inteligente.

Cada vez mais atuante no mercado, a inteligência artificial apresenta soluções que otimizam o tempo dos funcionários e aumentam a produtividade da organização. Um exemplo bastante comum disso é a facilidade de contabilizar a repercussão de uma peça publicitária na plataforma digital a fim de verificar se a estratégia de marketing adotada por uma empresa ocorreu de maneira satisfatória. Com isso, algumas formas de trabalho, vêm sendo substituídas por outras que surgem conforme a evolução das máquinas.

Adaptação à nova realidade

Embora seja reconhecida como uma tecnologia promissora, há quem a enxergue como sendo uma ameaça às formas de trabalho, principalmente para quem ocupa cargos de chefia e de liderança, visto que o gerenciamento dos resultados pode ser realizado, em muitas empresas, apenas por uma aparelho pensante. Como as próprias organizações estão em um processo contínuo de implementação e adaptação dessas ferramentas, estima-se que em menos de 1 década, as atividades exercidas por um grupo poderão ser autogerenciadas.

Inovação e agilidade

Entretanto, muitos que ocupam cargos de liderança apresentam dificuldades para lidar com essa mudança gradativa, até porque muitas organizações ainda não se adaptaram a tudo isso. Pouco tempo atrás, líderes e gestores em geral exerciam atividades operacionais no sentido de planejar, gerenciar e monitorar a própria equipe com o intuito de avaliar o seu desempenho. No que tange o universo corporativo, inovação e agilidade são palavras de ordem.

Resiliência no trabalho

A resiliência no âmbito profissional pode ser considerada uma das principais características valorizadas por uma empresa. A capacidade de trabalhar em um ambiente de crise, por exemplo, revela a competência de cada gestor no desempenho de suas funções perante uma eventualidade. Profissionais que exercem suas atividades sob pressão em determinados momentos da empresa muitas vezes têm o seu real reconhecimento por seus superiores. Empatia, proatividade, otimismo e flexibilidade mental se enquadram neste contexto.

A importância do pensamento humano no alcance dos resultados

Como a inteligência artificial está presente em muitas formas de trabalho, é importante lembrar que essa é uma criação dotada de pensamento humano. Ou seja, mesmo que as máquinas consigam resolver questões operacionais, é o homem que precisa analisar os dados apresentados para tomar as medidas cabíveis. As máquinas têm apresentado soluções inteligentes que auxiliam na resolução dessas atividades básicas, o que permite a esses profissionais a possibilidade de assumir trabalhos mais criativos e estratégicos que ainda estão além do alcance de um computador. 

Espírito de Equipe para otimizar os resultados da empresa

Empresas que possuem excelentes líderes alcançam ótimos resultados. Muitas vezes são esses líderes que adotam medidas que envolvam todo o grupo. Estimular o espírito de equipe é o que motiva muitos gestores a encontrarem no coaching, no networking e nas atividades interpessoais a forma de garantir a sintonia entre os colaboradores que compõem um determinado grupo.

Especialização como forma de acompanhar as transformações

Existem alternativas capazes de seguir essa evolução de maneira com que o seu desempenho seja reconhecido pelos superiores. Hoje em dia, profissionais que lideram e gerenciam equipes optam pelo MBA como forma de acompanhar as transformações que ocorrem dentro das empresas. Com grande procura, o curso de gestão de projetos, por exemplo, proporciona uma visão global de tudo aquilo que envolve as práticas exercidas no mundo dos negócios. Dessa forma, é possível identificar de que maneira um determinado profissional pode somar dentro daquela equipe, a fim de atingir os objetivos propostos.

Além disso, o MBA permite maior capacidade de gerenciar recursos, tempo, orçamentos e riscos. No geral, a especialização é uma excelente alternativa para quem quer se manter no mercado. Como o aprendizado poderá ser colocado em prática, o MBA aprimora o seu desenvolvimento profissional, tornando-o capaz de resolver situações adversas ambiente de trabalho de forma menos desgastante e em menos tempo, o que possibilita apresentar mais soluções para a organização.

Inteligência Artificial como forma de auxiliar o processo de aprendizagem

Mais do que isso, essa inovação tecnológica incorporada no ambiente de trabalho traz ganhos positivos na tomada de decisões da empresa, já que a inteligência artificial auxilia no julgamento de determinadas situações, aperfeiçoando o desempenho da empresa. Com isso, o clima organizacional pode ocorrer de forma positiva, visto que a agilidade e inovação nos processos resultam em ganhos no mercado competitivo.

Na interação com clientes por meio das máquinas dotadas de inteligência artificial, é possível repassar aos colaboradores um feedback desses atendimentos como forma de aperfeiçoar a qualidade de prestação de serviços de forma satisfatória, grande requisito para manter a imagem da empresa de forma positiva.

Evolução das máquinas e das atividades profissionais

Como muitas formas de trabalho estão sendo substituídas por outras devido a essa inovação, cabe esclarecer que a tecnologia expandiu o número de empregos. Além disso, muitas empresas se desenvolveram a partir da inteligência artificial. Portanto, o mais importante a ser levado em questão é conhecer essas inovações, interagir ao máximo com todas elas para verificar em que aspecto a inteligência artificial possa lhe favorecer. O mais importante é desempenhar suas atividades no ambiente de trabalho sempre acompanhando a evolução das máquinas de forma com que você possa conhecer cada passo desse avanço que muda diretamente a vida das pessoas.

E então, agora que você viu como a inteligência artificial pode impactar seu trabalho sem comprometer a sua carreira, compartilhe este artigo nas redes sociais!

Mapeamento de processos: conheça 4 técnicas eficientes

O mapeamento de processos é uma das técnicas mais importantes e fundamentais para a  otimização da cadeia produtiva de uma organização. Em um mercado cada vez mais concorrido, a eficiência interna é decisiva para a obtenção de novos negócios e, a cada dia, mais empresas se beneficiam deste trabalho. 

Mapear processos significa, basicamente, rever toda a cadeia produtiva da empresa, em busca de aperfeiçoamento constante. Trata-se de uma técnica inovadora que deve ser aplicada constantemente, justamente para evitar que haja acomodação da equipe em torno do que já é realizado pela organização. 

Por que mapear processos?

Como você sabe, não é incomum que organizações entrem em modo conhecido como “piloto automático”. Normalmente, isso ocorre quando existe uma consolidação do pensamento de que tudo o que é feito internamente já funciona de forma natural, tornando desnecessária qualquer reformulação. 

Se você identificou algum desses elementos na sua empresa, não precisa se preocupar: seguramente, muitas empresas mundiais passam por essa situação e precisam mapear seus processos com alguma constância. Trata-se de um grande desafio aos gestores atuais.

Mapear processos traz informações absolutamente estratégicas sobre a sua cadeia produtiva e possibilita não apenas maior eficiência interna, como amplia as possibilidades do processo de tomada de decisões. Com a concorrência atual, quem consegue decidir mais rapidamente e com maior grau de assertividade tem maiores chances de obter negócios lucrativos. 

Quais as fases do mapeamento? 

Falando de uma forma mais prática, agora que você já entendeu a importância de se mapear processos, é hora de detalhar as fases do trabalho. 

O mapeamento precisa ser completo, desde a definição dos objetivos até a documentação final de tudo o que foi feito, para que você tenha uma base mais sólida no momento de reiniciar o trabalho. 

O ideal é que o mapeamento seja feito anualmente, mas é claro que isso depende da sua realidade e a da sua empresa. Vamos às etapas! 

1. Objetivos

Esta fase é composta de duas subfases: a primeira é o objetivo estratégico global, e a segunda é a definição dos objetivos de cada fase processual. 

Para a primeira, é preciso ter em mente quais são as metas de crescimento da empresa para os próximos anos. Isso deve estar descrito no planejamento estratégico, principalmente por meio da visão organizacional. É este objetivo que orientará todo o trabalho do mapeamento. 

A segunda, que complementa a inicial, é a definição do objetivo de cada etapa de um processo produtivo. Termos como tempo máximo em cada setor, nível de excelência e redução de erros devem estar compreendidos na avaliação. 

2. Saídas

Processos internos são compostos por entradas (insumos) e saídas (produtos ou serviços prontos). A identificação das saídas tem a ver com a própria natureza do negócio já que, não necessariamente, elas são constituídas por produtos ou serviços físicos. 

As saídas também podem ser formadas por dados ou informações de diversos tipos, que nem sempre são palpáveis. 

3. Perfil de clientes

A percepção que os seus clientes têm da sua empresa é fundamental tanto para as suas vendas como para o fortalecimento da sua marca perante o mercado. Ao conhecer o seu perfil, você pode adequar seu processo a diversas necessidades, tornando seu produto ou serviço cada vez mais personalizado. 

4. Entradas

A análise dos inputs, ou entradas, pode levá-lo a estabelecer novos padrões de qualidade, além de possibilitar a descoberta de novas formas de economia, sem abrir mão da qualidade. 

5. Componentes

Esse é o momento de encontrar os atores do processo. Quais são aquelas pessoas ou áreas que influenciam em cada etapa, tanto por meio da participação direta, quanto da indireta. 

6. Fornecedores

Muitas vezes uma empresa trabalha com fornecedores, que terminam por influenciar profundamente cada etapa do processo. Muitos casos de atrasos são reportados justamente devido a falhas em entregas de terceirizados. 

7. Melhorias

Este é um momento chave do mapeamento: a hora de verificar o que funciona e o que pode melhorar na cadeia produtiva. É aqui que se identificam os gargalos e que são traçados os planos para eliminá-los. 

Um benchmarking pode ser uma ferramenta muito interessante nessa hora. Buscar informações na concorrência ou mesmo em outras áreas que estejam obtendo sucesso em trabalhos semelhantes certamente acarretará em melhorias exponenciais. 

8. Documentação

A última fase do mapeamento de processos é a documentação de todo o trabalho realizado. Como já dissemos, a revisão deve ter uma periodicidade. Para evitar retrabalho a cada visita aos processos, o ideal é confeccionar um relatório com todas as melhorias obtidas por meio dos diagnósticos feitos, tanto para a manutenção do que foi programado quanto para novas revisões. 

Que técnicas devo utilizar? 

Já falamos sobre a importância de se realizar um bom mapeamento de processos, mas agora chegou o momento de detalharmos quais ferramentas estão disponíveis para realizar este trabalho. 

As etapas são diferentes entre si e algumas ferramentas se adéquam mais a algumas do que as outras. Mas todas podem ser utilizadas ao longo do processo. Veja qual dos exemplos abaixo se adéqua mais às suas necessidades. 

1. 5W1H

A sigla traz, em inglês, as iniciais para as perguntas O que? Quando? Onde? Por que? Quem? e Como?

São questões fundamentais para que você entenda cada etapa do seu processo e possa, a partir delas, propor melhorias em sua cadeia produtiva. 

2. Matriz GUT

Este método classifica cada etapa de acordo com as categorias Gravidade, Urgência e Tendência. 

Possibilita que você priorize as etapas mais importantes, estabelecendo uma escala que ajuda a entender qual deve ser o foco principal do trabalho de revisão processual. 

3. Matriz BASICO

Também usada para a priorização de atividades, a matriz BASICO analisa cada etapa de acordo com sua importância e exequibilidade. As letras que formam o nome são as iniciais de Benefício, Abrangência, Satisfação, Investimento, Cliente e Operacionalidade. 

4. BPM

Por meio de um conjunto de técnicas de gestão, a metodologia BPM ajuda as organizações a conhecerem, estudarem e administrarem todas as etapas de sua cadeia produtiva, aprimorando o seu mapeamento de processos. Auxilia na redução de custos e no aumento da eficiência operacional, além de possibilitar maiores e mais ágeis negociações com os clientes. 

Como você viu, o mapeamento de processos é fundamental para a sua empresa continuar competitiva no mercado. Caso tenha gostado deste post e queira saber mais sobre este e outros assuntos relacionados, assine a nossa newsletter e receba conteúdo exclusivo na sua caixa de e-mails! 

Guia do empreendedorismo no Brasil (e além)

Muita gente gosta de trabalhar como contratado. Mas é cada vez maior o número de pessoas que buscam abrir o negócio próprio. Seja por meio de uma franquia, seja atuando como autônomo ou começando uma marca do zero, a verdade é que o empreendedorismo no Brasil vem crescendo nos últimos anos.

A afirmação é confirmada por um levantamento da Unitfour divulgada pelo IG. Segundo a pesquisa, o total de empreendimentos abertos em 2016 aumentou 20% em comparação com o ano anterior. 

A maior taxa de abertura foi identificada nas modalidades Microempreendedor Individual (MEI) e Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli). O motivo que levou ao crescimento dos negócios foi a crise, que aumentou o nível de desemprego no país.

Considerando esse cenário, criamos este guia do empreendedorismo. O objetivo é que você veja por que essa tarefa árdua é recompensadora e como você pode superar as barreiras para começar o seu negócio.

Por isso, vamos passar pelos seguintes pontos:

  • a motivação para empreender;
  • os desafios do empreendedor brasileiro;
  • o modelo de negócios escalável;
  • as tendências do mercado;
  • a capacitação necessária.

E então, que tal saber mais sobre esse assunto? Continue lendo!

Encontre sua motivação para empreender

A pergunta: “o que o motivou a empreender?” pode ser respondida de diferentes maneiras. Alguns afirmam que o objetivo é ficar rico. Essa argumentação pode ser respaldada facilmente por uma grande lista de empreendedores bilionários, como Bill Gates e Jorge Paulo Lemann.

Outros vão preferir dizer que têm um sonho, algo maior que desejam realizar pelo bem da família e/ou da sociedade. E há cada vez mais pessoas que desejam pagar as contas no final do mês com aquele dinheirinho que, antes, era somente uma renda extra, mas agora se tornou a principal.

Independentemente do que você está pensando, é preciso saber que há quatro classificações de empreendedores em relação ao dinheiro. Veja abaixo quais são elas

1. Empreendedor por necessidade

A característica principal é obter o dinheiro para sobreviver. É o típico caso da pessoa que não encontra outra forma de remuneração por não conseguir ingressar ou voltar para o mercado de trabalho. Então, vê no empreendedorismo um modo de pagar as contas.

Seguir por esse caminho, porém, não foi o primeiro desejo dessa pessoa. A taxa de mortalidade de negócios assim é alta, porque o empreendedor abandona a ideia ou acaba falindo por falta de estrutura, competência ou outros motivos.

Essa categoria abrange principalmente os autônomos, profissionais liberais, artistas, empreendedores informais e aqueles que possuem micronegócios.

2. Empreendedor pós-sobrevivência

Esse empresário já passou pelo sufoco dos primeiros anos e ultrapassou os desafios da alta fragilidade e instabilidade. Ele começou a ser empreendedor por necessidade, mas equilibrou seu negócio e consegue ganhar um valor razoável, que não oferece sobressaltos no dia a dia.

Mesmo assim, os empreendedores dessa categoria têm receio de que a empresa saia do controle e volte a entrar em dificuldades. Eles não gostam de assumir grandes riscos e, por isso, optam por manter o porte pequeno do negócio.

Geralmente, enquadram-se nesse caso os mercados de bairro, lojas de varejo, postos de gasolina, salões de cabeleireiro e similares.

3. Empreendedor por comodidade

Nesse perfil, o indivíduo possui um emprego estável e tem boas chances de crescimento, mas descobriu a importância do empreendedorismo. Ele sempre cultivou o desejo de abrir o negócio próprio e, por isso, se preparou antes de colocar sua ideia em prática.

Devido a essas características, corre menos riscos e está atualizado sobre as informações necessárias para a gestão. O perigo de falência é baixo e a relação com o dinheiro varia conforme diferentes elementos, como passatempos, viagens, prazer, vida social, entre outros aspectos.

O sucesso, aqui, não passa apenas pelo lado financeiro. As conquistas são mais importantes. Por isso, esse empreendedor deseja ver o crescimento do seu negócio, mas não tem a intenção de torná-lo gigante. Afinal de contas, trata-se de um estilo de vida.

Nessa categoria estão enquadrados diversos tipos de empreendimentos, como aqueles com médio a alto grau de inovação, serviços com base no capital intelectual e segmentos de alto padrão.

4. Empreendedores de alto crescimento

Esses são os que realmente desejam ficar ricos. Eles não veem limites e querem atingir seu objetivo rapidamente. Estão alinhados às metas dos investidores e compartilham o ideal de ter bons resultados financeiros.

A partir dessa classificação de perfis de empreendedorismo, você precisa encontrar a sua motivação. Confira algumas dicas que ajudam a desenvolver a sua estratégia para chegar ao próximo patamar e ter sucesso:

  • conheça a si mesmo. Analise suas forças e fraquezas e identifique o que pode executar. Em outras palavras, saiba ter autoliderança;
  • lembre-se sempre de seu propósito pessoal. Perceba sua evolução e modifique seu desejo para enfrentar os desafios de frente;
  • volte atrás e busque o empreendedor e a pessoa que deixou ao longo do caminho. Revisitar-se e pensar sobre si mesmo é uma boa maneira de encontrar sua motivação;
  • faça um planejamento estratégico pessoal, que contemple objetivos e sonhos a alcançar;
  • trabalhe sua inteligência emocional, ou seja: autoconhecimento, motivação, autocontrole, habilidades sociais e empatia;
  • reinvente-se e saiba lidar com os desafios. Caia, levante e siga em frente. O fracasso, muitas vezes, é necessário;
  • saiba lidar com o sucesso, porque ele pode levá-lo a uma queda. Tenha em mente que é melhor crescer por ter vontade de construir, não por ego;
  • intercale o dia a dia com atividades prazerosas. Para alcançar o equilíbrio, é necessário ter uma válvula de escape — por exemplo: culinária, esportes, viagens etc. 
  • saiba gerir seu tempo. Acorde cedo e, se necessário, durma mais tarde. Trabalhe sem interrupções e tenha períodos para passar com a família e momentos de lazer;
  • concentre-se na estratégia. Evite perder a concentração devido aos problemas diários;
  • trabalhe sua produtividade. Procure sistemas de organização que se encaixem à sua realidade e execute primeiro o que é prioridade;
  • faça diferente com os colaboradores. Motive-os e engaje-os. Crie um ambiente flexível e menos centralizado, que permita a participação de todos.

Supere os desafios do empreendedorismo no Brasil

A opção pelo empreendedorismo não é fácil. É recompensador, mas realmente há diversos desafios que devem ser enfrentados e superados.

No começo, a parte mais difícil é o dinheiro. Depois que esse elemento está equilibrado, há problemas operacionais, com a gestão de pessoas e outros “incêndios” que precisam ser apagados todos os dias.

A consequência, em muitos casos, é que o empreendedor deixa de lado as estratégias, o que pode ser extremamente prejudicial para o negócio. Assim, fica evidente que há obstáculos no empreendedorismo brasileiro desde a abertura da empresa.

O que você deve estar se perguntando é: “quais dificuldades terei que enfrentar?”. É o que vamos mostrar a seguir para que você esteja preparado e saiba contornar as adversidades. Confira:

Abertura da empresa

A burocracia brasileira é um problema latente e que prejudica muito o empreendedor. De acordo com um estudo da consultoria Grant Thornton, divulgado pela Exame, o Brasil está no segundo lugar da lista de empreendedores mais preocupados com esse quesito.

O levantamento aponta que as principais dificuldades são o excesso de regulamentação (52%) e a dificuldade na contratação de colaboradores (49%). Além disso, há países, como a Austrália, em que é possível abrir uma empresa em dois dias. No Brasil, a média é de 152 dias, segundo o Guia Empreendedor. Muita diferença, certo?

Os processos realizados também são difíceis e as instituições podem prestar informações diferentes. Com isso, é comumente necessário contar com a ajuda de um profissional, como um contador.

Complexidade da tributação

A carga de impostos é muito grande no Brasil. Dados do Relatório de Competitividade Global do Fórum Econômico Mundial, divulgados pela Info Money, assinalam que o Brasil está no 7º lugar em relação à cobrança tributária.

Além disso, há diferentes impostos que incidem sobre os itens comercializados. Por exemplo, uma empresa de serviços paga o Imposto sobre Serviços (ISS). Já a de produtos industrializados sofre a aplicação de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). No caso de ter lucro, há cobrança de Contribuição Social do Lucro Líquido (CSLL). E por aí vai.

Uma vantagem foi a criação do Simples Nacional, regime tributário que simplifica o pagamento dos impostos por meio de uma guia única. A modalidade MEI também é relevante nesse cenário, porque há isenção de tributos e o restante está incluso em uma taxa mensal.

Formalização dos colaboradores

As empresas em geral têm dificuldades para contratar pessoas, porque há diversos valores pagos ao governo além da remuneração do próprio colaborador. Isso representa o dobro de custos para o empregador, já que a porcentagem em relação ao salário é de 103%, conforme o economista José Pastore, da Universidade de São Paulo (USP), em entrevista à Época.

No entanto, deixar de assinar a carteira é um risco para a empresa e para os trabalhadores. Além disso, nesse caso eles não contariam com as proteções oferecidas pela assistência social.

Concorrência da informalidade

O governo federal criou o MEI como uma tentativa de acabar com a informalidade. Mesmo assim, muitos atuam dessa forma, seja porque querem, seja devido ao desemprego que ocasionou essa situação.

Uma análise do Instituto de Pesquisas Econômicas Aplicadas (Ipea), apresentada pela Carta Capital, afirma que o último trimestre de 2016 contava com 90 milhões de brasileiros na informalidade, ou seja, 45% da força de trabalho ativa.

Devido à ausência de pagamento de impostos, os trabalhadores informais conseguem ter preços mais competitivos e podem investir mais em marketing

Obtenção de crédito

O acesso a linhas de crédito específicas para empreendedores é difícil, especialmente para quem está no começo. As instituições exigem muitos documentos e garantias, o que faz com que empréstimos de amigos ou modalidades para pessoa física sejam mais fáceis de conseguir.

Capacitação profissional

A mão de obra qualificada é um dos grandes desafios dos empresários, independentemente do segmento de atuação e porte da empresa. Outro problema é que muitos empreendedores não têm grande conhecimento em gestão, o que compromete a continuidade do negócio.

Para acabar com essa dificuldade, é preciso fazer cursos de qualificação, investir na capacitação contínua dos colaboradores e ter um processo eficiente de recrutamento e seleção.

Gestão de pessoas

O principal ativo das organizações é o capital humano. No entanto, a liderança é um desafio que precisa ser ultrapassado. É preciso incentivar os colaboradores e motivá-los continuamente.

Formar outras lideranças também é crucial. Esses profissionais de destaque ajudam a equipe a se organizar e a cumprir as metas estipuladas, alcançando o planejamento estratégico definido.

Gestão financeira

Os empreendedores têm dificuldades de manter as finanças em dia, equilibrando as contas a pagar e a receber. Um erro comum é ter custos acima da receita. Isso exige a contratação de empréstimos e financiamentos, que podem se tornar uma verdadeira bola de neve.

Inovação

Esse item está relacionado ao desenvolvimento de novos produtos e serviços ou a maneiras diferentes de executar algo. A inovação, atualmente, é o segredo para o sucesso, mas muitos empreendedores ainda deixam esse aspecto de lado.

Deve ser criado um ambiente propício para a inovação, que estimule a colaboração dos profissionais e incentive-os a dar ideias que possam mudar a forma de fazer as coisas.

Mesmo com todos esses desafios, é possível seguir em frente e ser um empreendedor de sucesso. É só saber lidar com os obstáculos!

Crie um modelo de negócios escalável

Esse conceito indica que uma empresa pode ser desenvolvida e ampliada sem haver a elevação proporcional dos custos. Em outras palavras, o objetivo é crescer de modo sustentável.

A ideia aqui é aumentar a produtividade e a margem de lucro sem contratar mais pessoas ou recursos. Ou seja, fazer mais com menos.

Esse tipo de empreendimento tem como característica a padronização dos processos, o que simplifica as atividades. Além disso, o mesmo método é replicado para diferentes produtos e serviços, o que eleva a produtividade.

Essa medida é tomada para aumentar a capacidade de produção sem gastar mais com contratações, estruturas, maquinário etc. Outro fator relevante é o valor agregado, já que são gerados benefícios intangíveis para os clientes.

Assim, criar um negócio escalável é importante para que você não limite o potencial de crescimento e permita a elevação da margem de lucro. Ainda existem outras vantagens:

Robustez e segurança

O empreendedor consegue ter uma empresa mais sólida quando gasta menos, porque guarda dinheiro para os momentos de incerteza. Por outro lado, os negócios que possuem estrutura sobrecarregada acabam tendo problemas financeiros devido a quaisquer alterações internas ou externas.

Vantagem competitiva

Os processos replicados permitem o atendimento de mais pessoas sem haver perda da qualidade. O resultado é a diminuição dos riscos devido à indisponibilidade e o aumento do diferencial competitivo para o empreendimento. Outro benefício é poder adaptar o processo facilmente para casos de demanda específica. 

Continuidade do empreendimento

O negócio escalável se mantém no mercado com mais facilidade, o que assegura a continuidade da empresa. O cuidado que se deve ter é que a escalabilidade não garante o sucesso automático. É preciso estruturar o processo e acompanhar os resultados. Assim, evita-se a inviabilidade e a obsolescência que podem ocorrer com o passar do tempo.

A dúvida é: como tornar o seu negócio escalável? Veja o passo a passo a seguir:

1. Analise o negócio detalhadamente

A primeira etapa é fazer uma avaliação minuciosa do empreendimento, conhecendo seus principais indicadores. Vale a pena acompanhar o custo de aquisição de clientes (CAC) e o de produção. Se um ou os dois índices aumentarem, o negócio não é escalável. Aproveite e avalie também o mercado de atuação e a capacidade de investimentos.

Nesse momento, vale a pena adotar o Business Model Canvas, que descreve os aspectos principais do empreendimento. O objetivo é especificar os seguintes aspectos:

  • parceiros-chave;
  • atividades-chave;
  • proposta de valor;
  • recursos-chave;
  • relacionamento com clientes;
  • canais;
  • segmentos de clientes;
  • estrutura de custos;
  • fontes de receita.

Cada um desses itens deve apresentar informações relevantes, que vão oferecer um panorama sobre o empreendimento. Por exemplo, em estrutura de custos, você pode detalhar os gastos principais, além dos recursos-chave e atividades-chave mais caros.

2. Aposte na automação

A tecnologia ajuda a reduzir os custos, aumentar a produtividade e diminuir o tempo de execução das tarefas. A automação ainda permite focar assuntos estratégicos, porque as tarefas manuais ficam por conta dos sistemas utilizados. Lembre-se ainda de que a gestão pode ser melhorada a partir da adoção de um software especializado. Assim, a estrutura se mantém menor e menos custosa.

3. Pense sobre a escalabilidade

O recomendado é considerar as ações que permitam aumentar a renda de forma passiva e com menos esforço. Assim, não há adição de custos e fica mais fácil atingir o resultado esperado.

Você pode, por exemplo, apostar no sistema de franchising, criar cursos on demand para educar outros empreendedores, entre outras possibilidades. Tudo depende do perfil do seu negócio.

Acompanhe as tendências do mercado

O mercado muda constantemente por diferentes fatores, como as novas demandas dos consumidores ou tecnologias que surgiram e que facilitam os processos.

Estar atento a essas questões é uma forma de garantir o sucesso e inovar. Os resultados podem demorar para aparecer, mas são consistentes, porque estão embasados em dados coletados. 

Essas informações podem ser conseguidas de diferentes formas: análise, pesquisa de campo, observação etc. A finalidade é fazer uma avaliação crítica e científica, que resultará na identificação das tendências.

Existem diferentes formas de fazer isso. Mas uma das mais utilizadas hoje é o design thinking. Esse conceito foi aplicado no mundo empresarial como ferramenta de criatividade. Afinal de contas, ela pode ajudar a repensar o negócio colocando o consumidor como elemento central.

Veja a seguir como aplicar a abordagem do design thinking no seu negócio:

Identifique onde estão as chances de inovação

Os caminhos que levam à inovação devem ser conhecidos. Para isso, é preciso analisar a si mesmo e ao ambiente externo. Observe os pontos fortes e fracos, as condições macroeconômicas, as fragilidades da concorrência etc. Algumas ferramentas que podem ser usadas nesse processo são benchmarking, análise SWOT, reuniões multidisciplinares e pesquisas de mercado.

Avalie as chances de inovação

A descoberta dos verdadeiros potenciais é um ponto fundamental. As pesquisas qualitativas e soluções de Big Social Data ajudam a verificar as chances e oportunidades.

Desenvolva a possibilidade de inovação

O produto ou serviço deve ser elaborado a partir da percepção de valor e demandas dos consumidores. Nesse momento, o processo heurístico ajuda a chegar ao diagnóstico, e o criativo gera as possibilidades de produtos.

Faça um protótipo

Essa é uma versão mais simples para ser lançada como um teste. O objetivo é compreender se as demandas do consumidor final foram atendidas.

Implemente a solução

Esse é o momento de lançar o produto. No entanto, o processo de desenvolvimento deve continuar e ser aprimorado com a ajuda dos stakeholders.

Não se esqueça da capacitação

A última parte deste guia do empreendedor brasileiro aborda a necessidade de preparo para o profissional e seus colaboradores. A capacitação é fundamental para saber ultrapassar os obstáculos, analisar o mercado e fazer o negócio crescer de modo saudável.

Esse item é tão relevante que a pesquisa Índice de Confiança do Empresário de Pequenos e Médios Negócios do Brasil — elaborada pelo Centro de Pesquisas em Estratégia do Insper e divulgado pela Pequenas Empresas & Grandes Negócios — mostra que praticamente 37% dos empreendedores acreditam que a capacitação é importante para melhorar os resultados.

Mas como investir em capacitação? Confira algumas dicas:

Busque a melhor forma de se capacitar

Esse processo pode ser feito de diferentes formas, como por meio de cursos de graduação e pós, em escolas de capacitação, tutoria etc. Verifique o que é melhor para o seu caso e lembre-se também dos cursos online, que facilitam bastante a vida de quem tem o cotidiano corrido. Por fim, faça sua escolha de acordo com sua maior necessidade.

Conheça sua disponibilidade

A capacitação só terá efeitos positivos se você tiver dedicação. Avalie os seus horários e pense nos cursos a distância se houver muitas restrições. Por outro lado, se quer terminar as aulas rapidamente, busque uma alternativa da modalidade intensiva.

Encontre uma instituição adequada

A busca por uma escola renomada pela qualidade de ensino é fundamental. Observe a metodologia adotada e a matriz curricular, verifique se há aplicação prática, entre outros aspectos.

Vale a pena atentar ainda para a estrutura. Por exemplo, veja se a turma é pequena, se o atendimento pode ser feito de forma individualizada e qual é a qualificação dos docentes.

Estude continuamente

O processo de aprendizado nunca termina. Se você já tem diversos cursos, continue lendo artigos na internet — inclusive em outros idiomas, se for possível, porque isso ajuda a ter novas ideias. Se você ainda precisa se especializar mais, aproveite. A hora é agora!

Como você pôde perceber, o empreendedorismo traz dificuldades, mas também há várias ferramentas que podem ser adotadas para melhorar esse cenário. O fato é que vale a pena apostar nessa ideia, porque as chances de retorno são bastante grandes.

E você, já está pronto para atuar no empreendedorismo no Brasil? Aproveite e tenha acesso a mais conteúdos relevantes assinando a nossa newsletter.

Guia para montar um plano de negócios imbatível

As tradicionais cartilhas para o sucesso geralmente iniciam o tópico “plano de negócios” orientando o empreendedor a estabelecer missão, visão e valores para a organização.

Embora a orientação esteja totalmente correta e as empresas baseiem suas atividades em propósitos nobres, visões audaciosas e valores admiráveis, as estatísticas mostram que isso não é o suficiente.

De forma cruel, elas apresentam um quadro preocupante para o empreendedorismo brasileiro. Estudos do IBGE revelam que, de cada dez empresas abertas, seis fecham as portas antes de completar seu quinto ano de atividade — um dado realmente desanimador.

Isso mostra que, a fim de sobreviver, prosperar e crescer, as empresas precisam ter mais que boas intenções e uma dose de ambição. É necessário realmente investir na elaboração de um plano de negócios realista, prático e viável, baseado em conhecimentos já consolidados no mercado.

Então, vamos falar desse instrumento tão importante para o sucesso de um empreendimento: o plano de negócios. Hoje você vai descobrir como torná-lo imbatível a fim de superar os obstáculos e garantir o sucesso de sua empresa. 

O que não pode faltar em um plano de negócios?

Uma boa ideia é garantia de uma trajetória de sucesso? Infelizmente, a resposta é não. Muitos negócios promissores fecham suas portas dentro de um curto período de tempo, mostrando que é preciso avaliar se aquela proposta realmente corresponde ou não a uma boa opção de negócio.

Além disso, mesmo que o produto ou serviço inovador realmente se revele promissor, um plano ajuda a estruturar o funcionamento do negócio a fim de obter o sucesso desejado.

Para isso, um empreendimento deve ser iniciado com um plano de negócios. Você sabe qual é a finalidade de tal documento e quais são os elementos necessários para desenvolvê-lo? Então vamos às respostas.

Qual é a finalidade de um plano de negócios?

Ele serve para planejar um novo empreendimento e seu objetivo é traçar uma estratégia de atuação para a organização. Em outras palavras, podemos afirmar que se trata de um guia para a gestão estratégica do negócio.

Uma outra situação que demanda sua elaboração é quando uma empresa já estabelecida decide investir na criação de uma nova unidade empresarial.

Por que os empreendimentos precisam de um plano de negócios?

Precisamos pontuar que o plano de negócios não é uma obrigação dos empreendedores. Pelo contrário, trata-se de uma ferramenta de auxílio, que vai contribuir para que a empresa chegue aonde seus gestores desejam.

Então, quando o empreendedor tem em mente os objetivos que pretende alcançar daqui a 5, 10 ou 20 anos, ele está definindo um destino. O plano de negócios vai traçar o caminho que a organização precisará percorrer a fim de atingir o patamar desejado.

Portanto, um plano de negócios não pode ser simplesmente um documento abstrato, pautado na importância da organização e uma descrição filosófica de sua missão e valores. Ele precisa ser objetivo e definir números que refletem o crescimento esperado do negócio em relação a receita, lucro, participação no mercado, número de clientes e outras metas.

Quais são os elementos de um plano de negócios?

Não há uma fórmula pronta para a elaboração do plano de negócios. Porém, sem alguns elementos essenciais é difícil traçar um percurso e estabelecer as ações necessárias para percorrê-lo.

Além da já tradicional descrição da missão, visão e valores, é importante que o plano contenha:

  • análise da oportunidade: o que o mercado precisa e sua empresa pode oferecer? Essa é uma condição importante para o empreendimento dar certo;
  • análise do mercado: este é o momento de entender seu público-alvo, conhecer suas necessidades e expectativas. Também é importante analisar o que os concorrentes têm feito para atendê-las. Suas chances de sucesso são maiores se a empresa conseguir superá-los nessa tarefa;
  • modelo de negócio: nesta etapa, o plano estipula o que vender, como, para quem, cobrando quanto, qual será a estratégia de marketing e estimativa de receita e de despesas, quanto precisa investir, etc.
  • revisão completa dos passos: deve, na verdade, acontecer a todo o momento. Cada vez que o gestor analisa um dos itens anteriores, ele precisa considerar seu impacto sobre os demais e fazer as devidas adaptações.

Depois desses passos, o empreendedor pode concluir a redação do plano e fechar o modelo estabelecido.

À medida que o conhecimento sobre o negócio cresce e a compreensão do produto, do público-alvo e do mercado torna-se mais profunda, o empreendedor pode (e deve!) rever as etapas, de forma interativa.

Portanto, deve haver um permanente diálogo entre o plano de negócios e a realidade. É importante que ele seja revisto e atualizado periodicamente, garantindo que seja executável e adequado ao comportamento do mercado e aos resultados possíveis.

Quais metodologias podem ser usadas?

No entanto, ao iniciar um negócio, nem sempre o empreendedor tem conhecimento das ferramentas e metodologias para realizar essas análises de forma profissional e objetiva.

Por isso, selecionamos algumas das principais opções consagradas pelo mercado para ajudá-lo a construir um plano imbatível:

Canvas Business Model (CBM)

Proposto inicialmente por Alexander Osterwalder, o Canvas é uma ferramenta muito utilizada na fase inicial da elaboração de um plano. Sua proposta é simplificar a criação de modelos de negócio, tornando esse processo mais visual e fácil de ser compreendido por todos os envolvidos.

A ideia principal é reunir todos os aspectos que uma empresa precisa considerar para sua estruturação em 9 blocos integrados, proporcionando a chance de refletir sobre como o empreendimento deve atuar, como eles serão conduzidos para compor o negócio e de que forma os processos serão estruturados.

Esses módulos são:

1. segmentos de mercado: determina quem são os clientes que a empresa quer atender, seu perfil, onde estão localizados e como estão agrupados;

2. canais de comercialização: estabelece a forma como sua empresa se comunica com os clientes para entregar sua proposta de valor;

3. relacionamento com os clientes: estabelece os tipos de relação que o empreendimento utiliza para manter e conquistar os clientes.

Como você pode perceber, os três primeiros módulos caracterizam para quem o negócio é estabelecido e a sua forma de se relacionar com esses elementos.

4. proposta de valor: mostra como o seu pacote de produtos e serviços contribui para atender às necessidades do cliente. Portanto, trata-se do seu valor. Responde à pergunta: “o que sua empresa tem a oferecer”?

5. atividades principais: descreve as ações importantes que a empresa precisa realizar para colocar em prática o seu modelo de negócios;

6. recursos principais ou recursos-chave: são os recursos essenciais para o funcionamento do modelo de negócios. Entre eles estão os equipamentos, colaboradores, matéria-prima e insumos, estrutura, entre outros;

7. parcerias principais: trata-se da rede de fornecedores e parceiros sem a qual a empresa não pode desempenhar suas atividades.

Analisando esses três últimos blocos, percebemos que eles estabelecem como a empresa realizará suas operações.

8. estrutura de custos: relaciona todos os custos envolvidos na operação do negócio;

9. receitas: projeta quanto dinheiro a empresa gera, o valor e a forma como ela vai receber de seus clientes.

Portanto, os dois últimos itens estabelecem quanto dinheiro a empresa precisa para realmente ser capaz de funcionar, bem como o quanto pretende lucrar com sua atuação.

Plano de negócios em pirâmide

Muito indicado para startups, o plano de negócios em pirâmide é uma estratégia utilizada para convencer investidores ou novos sócios a entrarem em um empreendimento com o objetivo de levantar investimentos para conquistar o mercado.

Nessa estrutura, o empreendedor consegue formatar o plano de acordo com os objetivos que deseja alcançar. A ideia é organizar a execução de ações para viabilizar a conquista das metas, de acordo com suas necessidades.

Análise SWOT

A análise ou matriz SWOT, também conhecida pela sigla FOFA, é uma ferramenta importante para analisar tanto os fatores internos quanto os elementos internos que interferem nos resultados de uma empresa, e por isso pode ser muito útil para o desenvolvimento de um plano de negócios.

Na verdade, seu nome é um acrônimo que utiliza as iniciais dos elementos que serão analisados, em inglês. Ela se propõe a identificar as forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) de um negócio.

Portanto, como já falamos, ela se propõe a identificar os fatores internos e externos que podem ocasionar o sucesso ou o fracasso de um empreendimento, como veremos a seguir:

Fatores internos

  • forças: são as características da empresa que a colocam em situação vantajosa em relação à sua concorrência. Pode ser um produto ou serviço inovador, atendimento diferenciado, preço competitivo ou qualquer outra peculiaridade que constitua em um diferencial competitivo.
  • fraquezas: são os elementos contrários aos anteriores — justamente as características que prejudicam o andamento do negócio ou são superadas pela concorrência. Pode ser a falta de reconhecimento no mercado, algum produto ou serviço com qualidade inferior, entre outros aspectos.

Como podemos observar, tanto as forças quanto as fraquezas são características da organização, e por isso são reconhecidas como fatores internos. Depende unicamente da empresa a solução das fraquezas e o aproveitamento das forças como um diferencial competitivo para potencializar resultados.

Fatores externos

  • oportunidades: são as características do mercado que a empresa pode aproveitar para crescer. Embora não tenha controle sobre esses fatores, o empreendimento precisa conhecê-los para se beneficiar deles. Pode ser a falta de concorrência para determinado serviço em uma área, alta demanda, entre outras possibilidades.
  • ameaças: também de forma contrária, nessa categoria encontramos as forças e ações externas que interferem negativamente nos resultados da empresa. Concorrência acirrada, alto custo de matéria-prima e dificuldade para encontrar profissionais capacitados são alguns exemplos.

Portanto, a identificação desses quatro elementos é muito importante para elaborar um plano de negócios realmente capaz de contribuir para o crescimento da empresa.

Esses aspectos mostram o que o gestor precisa corrigir para vencer a concorrência e se destacar, além de apontarem para as oportunidades que devem ser aproveitadas e forças que devem ser mais bem exploradas.

Trade Offs

Podemos afirmar que o plano de negócios traz uma série de decisões “em cascata”. O início de um empreendimento exige que algumas escolhas sejam feitas e, a partir daí, novas decisões são tomadas para viabilizar a realização das primeiras, e assim por diante.

O grande problema é que, como se trata de um negócio em estágio inicial, esses passos podem deixar o empreendedor inseguro. Como elas têm grande impacto na definição de metas, projeções financeiras, processos e outras políticas da organização, elas podem ser um fator decisivo para o sucesso ou fracasso.

Vamos pensar em uma situação prática muito simples, apenas para contextualizar. Barbearias estão na moda, e por isso determinado empreendedor resolveu investir no ramo. As duas opções que ele tem são:

  • opção 1: atender uma clientela nível A/B;
  • opção 2: atender uma clientela nível C.

Cada uma dessas escolhas terá como consequência outras “decisões em cascata”, conforme vemos a seguir:

Atendimento à clientela nível A/B

  • estabelecimento do ponto em um bairro nobre;
  • escolha de um local com estacionamento;
  • decoração sofisticada ou temática;
  • climatização do ambiente;
  • investimento no conforto dos clientes: sala de espera com sofá confortável, TV e jogos; 
  • oferta de produtos importados para cuidados com a barba;
  • utilização de produtos diferenciados no atendimento aos clientes;
  • cafeteria no estabelecimento.

Atendimento à clientela nível C

  • estabelecimento do ponto em bairro popular;
  • escolha de um ponto mais simples, com a estrutura mínima para o funcionamento;
  • compra dos equipamentos básicos: cadeira, espelho, conjunto de utensílios;
  • aquisição de dois ventiladores de parede;
  • duas ou três cadeiras estofadas simples para a espera dos clientes;
  • utilização de produtos profissionais, porém de marcas menos conhecidas e a um preço mais acessível.

Portanto, percebemos pelo exemplo acima que a decisão quanto ao público-alvo é fundamental para desencadear uma série de outras ações. Essa escolha influenciará o plano de negócios e trará impacto em muitos aspectos, como o investimento inicial, projeção de receitas e despesas, entre outros.

Mas afinal, como isso se relaciona com a ferramenta Trade Offs?

Como vimos, uma única decisão traz uma série de implicações. Uma escolha errada no planejamento estratégico pode acarretar erros que podem comprometer a sobrevivência de um negócio.

Para permitir uma visão mais abrangente e reduzir a dimensão dos erros, a ferramenta Trade Offs ajuda a definir o que seu criador, Michael Porter, chamou de 3 Estratégias Genéricas.

Segundo o Trade Offs, essas escolhas são excludentes. Ou seja, quando o empreendedor opta por construir um negócio segundo determinada linha, as outras duas devem ser automaticamente descartadas. Por isso o sistema recebe esse nome. Conheça as três possibilidades:

1. Estratégia de liderança total em custos

Trata-se daquele empreendedor que estabeleceu que o objetivo de seu negócio é vender seus produtos ou serviços a um preço imbatível. Por isso, ele precisa procurar produzir de forma mais eficiente, porém sem perder a confiabilidade.

No entanto, para atingir esse objetivo, ele deverá abrir mão das outras duas estratégias. Por mais que seu produto seja confiável, ele não poderá ser diferenciado, pois isso inviabilizaria sua política do preço mais baixo.

Voltando ao exemplo da barbearia, o empreendedor garantiria a barba bem-feita. Porém, a fim de garantir o menor preço, ele faria isso em um ambiente simples, sem estacionamento ou climatização, com o mínimo de mobiliário, decoração e outros itens de conforto.

2. Estratégia de diferenciação

Nesse caso, a estratégia prevê o destaque da qualidade. O empreendedor conhece seu público-alvo e sabe que ele não se importa em pagar um valor adicional, desde que isso garanta um produto ou atendimento nitidamente diferenciado.

Portanto, é a barbearia que oferece o conforto que o cliente deseja e os melhores produtos. Para isso, cobra mais caro, e sua clientela não se importa de desembolsar esse valor.

3. Estratégia de foco

É o que acontece quando um estabelecimento praticamente não tem concorrência. O empreendedor vende algo que os outros não têm a ofertar, pois inovou ou se especializou em atender às expectativas de determinado nicho.

Sem concorrentes diretos, o empreendedor sabe que seu negócio se encontra em uma posição superior à dos demais estabelecimentos do setor. Também não se preocupa em vencer pelo preço, e sim pela exclusividade do que tem a oferecer.

Como podemos perceber, quem escolhe vencer pelo preço baixo não tem como oferecer os mesmos diferenciais e o foco. Seria economicamente inviável. Da mesma forma, quem escolhe a qualidade ou o foco não tem como manter os custos em um patamar competitivo. Não há como adotar mais de uma dessas estratégias ao mesmo tempo.

Por isso, quando um empreendedor faz essa escolha inicial, ele tem a possibilidade de elaborar seu plano estratégico de forma mais precisa. Assim, ele toma decisões que contribuem para configurar seu negócio de acordo com sua opção.

Esse cuidado evita contradições operacionais que, caso o gestor percebesse apenas depois, custariam uma soma considerável de recursos ou talvez até mesmo inviabilizasse a sobrevivência do empreendimento.

Por que sua missão não acaba por aqui?

No entanto, o plano de negócios não pode ser um documento que permanece engavetado e não ganha vida na empresa. Além de ser consultado frequentemente e colocado em prática, ele precisa de revisões constantes. Por que isso é necessário?

Como você se lembra, o plano de negócios foi criado no estágio inicial de implantação de um empreendimento ou unidade de uma empresa estabelecida. Portanto, por mais cuidadosa que tenha sido a análise, as conclusões não passavam de estimativas ou projeções.

É a operação real de um negócio que vai, de fato, confirmar essas projeções ou alterá-las, de acordo com o andamento das atividades. Portanto, o cenário pode ser, em diversos aspectos, muito diferente das condições previstas no planejamento.

Nesse caso, não adianta a empresa continuar seguindo um curso de ação que não é o mais adequado à sua realidade. Ela precisa rever suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças a fim de corrigir a rota ou aproveitar as aberturas de mercado de forma mais agressiva.

Mas quando o empreendedor deve revisar o plano de negócios? Especialistas recomendam o seguinte procedimento:

  • no primeiro ano de um negócio, o ideal é rever o plano a cada três meses ou sempre que o empreendedor tiver dúvidas sobre os rumos do empreendimento. Como você se lembra, o plano foi baseado em projeções e expectativas, e agora é preciso adequá-lo à realidade;
  • no segundo ano, o plano pode ser revisado semestralmente. Embora o gestor já conheça melhor o mercado e saiba o que esperar do negócio, é importante avaliar se os resultados são compatíveis com as ações propostas e identificar qualquer problema que coloque em risco a sobrevivência do empreendimento;
  • a partir do terceiro ano, o procedimento pode ser anual. Porém, é fundamental que o gestor continue acompanhando os resultados de forma atenta, impedindo que a empresa se coloque em uma situação insustentável sem que haja qualquer percepção do fato ou reação.

Por que revisar o plano de negócios?

Cuidar da gestão de um empreendimento é trabalhoso. Por isso, muitos gestores acreditam que elaborar e revisar constantemente o plano de negócios vai tomar muito tempo e exigir grandes esforços. Diante da urgência das tarefas do dia a dia, a revisão pode ficar para depois — ou para nunca.

Porém, as estatísticas não são nada favoráveis ao gestor que adota essa postura. Segundo o SEBRAE SP, a revisão sistemática e periódica do plano é uma das atitudes dos empreendedores que obtiveram maior sucesso nos primeiros 5 anos de vida de suas empresas.

Da mesma forma que a revisão periódica está relacionada ao sucesso, a negligência de tal aspecto aparece nas estatísticas de fracasso. Entre os negócios que fecham, estão os maiores percentuais de empresas que não faziam a revisão, não acompanhavam rigorosamente receitas e despesas e nem as atividades dos concorrentes.

Além disso, o gestor pode perceber que não é só a sua percepção do negócio que muda. O próprio cenário econômico está em constante transformação, e a realidade precisa ser trazida à administração da empresa a fim de que ela possa se adaptar e obter sucesso.

E agora, está preparado para montar o seu plano de negócios imbatível? Quer receber outras sugestões para garantir uma gestão de sucesso para seu empreendimento? Então não perca tempo! Assine nossa newsletter e receba conteúdos indispensáveis diretamente em seu e-mail. 

Gestão estratégica — aprenda o que é para fazer na prática

Sabe aqueles pleonasmos que aprendemos na escola — subir para cima, descer para baixo, entre outros tantos exemplos? Não é incomum acharmos essas expressões engraçadas quando alguém as utiliza acidentalmente.

Porém, o mundo corporativo tem seus próprios pleonasmos, e nem sequer os percebemos no dia a dia. “Gestão estratégica” é um deles, e vamos agora falar por quê. 

O que é gestão estratégica

Falar em gestão estratégica é uma repetição da mesma ideia,  e por isso começamos o texto falando em pleonasmo. Espera-se que todo gestor sempre analise a situação e mobilize os recursos para atingir os resultados que a companhia deseja. Isso significa que não existe gestão de verdade que não seja estratégica

Mas como o termo se consagrou dessa forma no mundo empresarial, vamos utilizá-lo para designar o processo que coordena ações sistemáticas realizadas nas organizações com o objetivo de avaliar a situação, planejar mudanças e gerenciar sua implementação.

Por isso, podemos dizer que o processo de gestão estratégica utiliza três pilares:

  • planejamento estratégico: baseia-se no diagnóstico da instituição para promover ações com o objetivo de corrigir falhas, aproveitar melhor as oportunidades e fortalecer a organização a fim de superar obstáculos e alcançar resultados.
  • implantação do planejamento estratégico: essa é uma das principais dificuldades de uma organização. No papel, os planejamentos são muito bons. Porém, muitas companhias não conseguem colocá-los em prática;
  • monitoramento e ajustes necessários a partir dos resultados obtidos: trata-se de uma etapa tão importante quanto o planejamento. Nela, o plano anterior é avaliado e comparado com os resultados efetivamente obtidos. A partir daí, ocorrem correções e adaptação para que as diretrizes revisadas estabeleçam ações ainda mais efetivas para alcançar os objetivos.

Essas são formas bastante resumidas de descrever essas etapas. No entanto, para que elas sejam bem-sucedidas, é importante que o gestor tenha o conhecimento de algumas práticas que podem ajudar a realizá-las de forma eficiente. É desse tema que falaremos a partir de agora.

As melhores práticas para a gestão estratégica

1. Utilizar ferramentas adequadas

Sem os critérios adequados, algumas etapas do planejamento e gestão estratégicos podem adquirir um caráter muito subjetivo. Com o julgamento comprometido, é possível que fiquem de fora alguns apontamentos importantes, fazendo com que a empresa ignore pontos que deveria corrigir ou explorar.

Um exemplo é a etapa do diagnóstico. Com as ferramentas apropriadas, a equipe pode avaliar melhor suas necessidades e oportunidades. Vamos conhecer algumas?

1.1. Análise SWOT

Essa análise ou matriz permite a identificação das forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) que potencializam ou impedem o sucesso de uma organização. 

Seu papel é identificar os pontos que precisam de intervenção para melhoria (fraquezas e medidas para contornar as ameaças), bem como as oportunidades e diferenciais competitivos que devem ser mais bem explorados. 

1.2. Matriz BCG

Ela permite analisar o portfólio de produtos ou serviços e classificá-los de acordo com sua situação atual, estimativa de crescimento de vendas no mercado e nível de participação do produto.

Assim, a empresa consegue identificar se a previsão para aquele item é de expansão, estagnação ou queda, avaliar o impacto disso devido ao nível de participação na quota de mercado e direcionar seus esforços para as ações mais promissoras.

1.3. Canvas Business Model (CBM)

Nesse caso, não se trata de uma ferramenta para diagnóstico, e sim para o planejamento. O Canvas procura simplificar a criação de modelos de negócios, tornando-os facilmente compreensíveis pelos envolvidos.

O modelo reúne 9 aspectos que uma empresa deve considerar para se estruturar, proporcionando uma ferramenta que favorece a reflexão sobre a atuação do empreendimento e a integração desses blocos para o sucesso da organização.

2. Rever o planejamento estratégico da empresa

Por mais que o planejamento seja elaborado a partir de estatísticas confiáveis, nem sempre o desempenho da companhia ou o mercado se comportam da forma esperada. Essas alterações podem ser positivas ou negativas, mas o fato é que a empresa precisa se adaptar para lidar com a nova situação.

Por isso, o planejamento estratégico deve ser revisto com certa frequência. A revisão identificará esses fatores e buscará alternativas para solucionar problemas e potencializar resultados.

3. Acompanhar métricas e indicadores

Por melhor que tenha sido a base de dados utilizada para o planejamento, precisamos nos lembrar de que as ações propostas são ainda suposições. Ou seja, quando os gestores pensam em uma solução, apenas a prática vai revelar se elas são realmente efetivas para solucionar os problemas apresentados ou alcançar metas.

Portanto, para que a empresa tenha sucesso, é importante avaliar qual foi o resultado das ações implementadas. Essa análise não deve se basear em percepções subjetivas, mas em indicadores e métricas que transformam o andamento dos processos em números em vantagens reais.

Por isso, os gestores devem utilizar indicadores objetivos e confiáveis. Eles serão variáveis, de acordo com o segmento em que o negócio atua. São exemplos de métricas e indicadores que o gestor deve acompanhar:

  • métricas: metas de vendas, prospecções, taxas de conversão, ticket médio, quantidade de propostas feitas, negócios fechados, entre outros; 
  • indicadores de desempenho: números que mostram a produtividade, qualidade, capacidade, lucratividade etc. 

4. Alinhar a comunicação interna

Quando a comunicação da empresa não garante que os colaboradores realmente compreendam a estratégia da organização, as chances de que ocorram falhas na implementação de um planejamento se tornam muito maiores.

Portanto, se os processos forem descoordenados e difusos, não se pode esperar outro resultado a não ser o fracasso da implementação. A comunicação desempenha um papel importantíssimo na transformação de processos internos eficazes, garantindo que cada colaborador saiba o que e como fazer para cumprir a estratégia. 

5. Investir na governança corporativa

A governança corporativa pode ser definida como o conjunto de mecanismos utilizados para solucionar problemas comuns nas organizações que dificultam a implementação bem-sucedida de um planejamento estratégico.

Seu papel é atuar para solucionar conflitos de agentes, diferenças entre vieses cognitivos e limitações técnicas. Ou seja, quando ocorre uma implementação, diferentes interesses entram em jogo, e essas questões podem se tornar fatores impeditivos e comprometer o sucesso do projeto.

Cabe à governança corporativa resolver cada um desses pontos, seja administrando os conflitos, seja providenciando formas de superar as limitações técnicas e mediar as diferentes concepções. Assim, ela garante a atuação de um conjunto unido em prol de um propósito: o cumprimento da estratégia da empresa.

Entendeu como essas práticas podem contribuir para a gestão estratégica de um negócio? Quer descobrir como superar os 4 maiores desafios enfrentados pelos gestores contemporâneos? Então continue em nosso blog e confira esse post imperdível.

Empowerment: aprenda uma nova estratégia de gestão de equipes

Sobrecarga de atribuições. Necessidade de acompanhar uma infinidade de tarefas de relevância menor que tomam tempo e poderiam ser conduzidas de outra forma. Sensação de que precisa “empurrar” os colaboradores para obter resultados — essa é uma realidade comum para muitos gestores. Se você se identificou, a solução pode estar no empowerment. Já conhece essa estratégia de gestão de equipes?

Existe uma maneira de gerir sua equipe com mais autonomia, garantindo excelentes resultados e a chance de desenvolver líderes — isso tudo fazendo sobrar o tempo que o gestor necessita para exercer aspectos mais estratégicos de sua função.

Quer saber como? Continue a leitura deste post! 

O que é empowerment? 

O empoderamento é um conceito relacionado ao exercício da liderança no qual os funcionários são coparticipantes nas responsabilidades, inclusive no que se refere à tomada de decisão. 

Essa delegação de responsabilidades permite que a equipe trabalhe de forma mais autônoma. Por isso, o modelo é geralmente utilizado em organizações que possuem uma cultura participativa, na qual as equipes são autodirigidas.

Ele possui quatro pilares principais: 

  • poder: é necessário delegar autoridade e responsabilidade em todos os níveis da organização, confiar nas pessoas e conceder liberdade e autonomia de ação;
  • motivação: reconhecer o bom desempenho, recompensar resultados e permitir a participação dos colaboradores nos resultados de seu trabalho são formas eficientes de promover entusiasmo e engajamento;
  • desenvolvimento: é preciso fornecer os recursos necessários ao bom desempenho — informações, aporte financeiro, capacitação, iniciativas para o crescimento pessoal e profissional, entre outros;
  • liderança: espera-se que o gestor oriente os colaboradores, defina objetivos e metas, avalie o desempenho e proporcione o feedback necessário ao desenvolvimento.

Quais são as vantagens do empowerment? 

Sabe-se há muito tempo que é o olhar do dono que garante o sucesso de um empreendimento. Afinal, ninguém está mais interessado que ele em observar cada processo, corrigir falhas e garantir um bom resultado. 

Agora, imagine como seria se uma empresa tivesse muitos “donos”? É isso o que acontece quando se adota o empowerment como estratégia para gestão de equipes. Os funcionários não se sentem uma simples engrenagem da máquina, mas uma peça fundamental.

Logo, eles passam a ter a “visão de dono”: se engajam nas ações da companhia, vestem a camisa, esforçam-se para atingir a alta performance e obter resultados extraordinários. 

Mas se você acha que esse motivo ainda não é suficiente, vamos listar algumas outras vantagens desse modelo de gestão

  • o funcionário vai fazer o seu melhor para corresponder às expectativas do gestor que atribuiu a responsabilidade;
  • com mais autonomia, os colaboradores podem tomar decisões dentro de determinada esfera e resolver os problemas com maior velocidade;
  • o acesso a um conjunto maior de informações garante uma base mais sólida para as ações dos colaboradores, que deixam de ser intuitivas e tornam-se data-driven;
  • aumento da satisfação dos funcionários, com consequente retenção de talentos;
  • desenvolvimento da visão sistêmica: cada funcionário passa a ver o negócio e suas necessidades de forma mais ampla;
  • surgimento de novas lideranças;
  • decisões tomadas por colaboradores mais próximos dos clientes e, portanto, aptos a entender melhor suas necessidades e expectativas;
  • elevação do índice de satisfação dos clientes, que têm seus problemas resolvidos de forma ágil, sem que a situação precise ser levada a várias instâncias da organização. 

Esses são apenas alguns exemplos de como o empowerment pode contribuir para o sucesso de uma organização. 

O que o empowerment exige dos gestores e da empresa? 

Descentralização

Talvez este seja o maior desafio para muitas empresas. Afinal, o empowerment não funciona em uma organização excessivamente burocrática, hierarquicamente vertical e engessada nessa estrutura. 

Para que o empowerment funcione, é preciso descentralizar as decisões, certamente levando em consideração os diferentes níveis e a amplitude das responsabilidades. 

Redução das exigências burocráticas

Muitas empresas reclamam da burocracia do governo, mas impõem o mesmo modelo aos seus funcionários. Dentro das organizações, o excesso de exigências burocráticas tem o mesmo efeito: lentidão, rigidez e ineficiência. 

Portanto, essa barreira precisa ser eliminada. É necessário, inclusive, impedir que gerentes e gestores que temem a perda de status e poder prejudiquem o processo de empoderamento com exigências dessa natureza. 

Cultura de compartilhamento de informações

Além da experiência, o que torna as decisões mais certeiras é a informação. Sem os dados necessários, as escolhas serão intuitivas e, portanto, mais propensa a erros. 

Por isso, se um colaborador precisa decidir, deve ter acesso a informações referentes à sua esfera de atuação. Sem esse recurso, ele estará muito mais sujeito a agir de forma equivocada. 

Horizontalização da estrutura

No mercado competitivo de hoje, as empresas que desejam agilidade e resultados estão abandonando modelos verticais. Isso serve tanto para a estrutura hierárquica quanto para metodologias. 

Abertura para a verdadeira autonomia

Os funcionários precisam não só de informações, mas de apoio e liberdade para uma atuação realmente autônoma. Para isso, a empresa deve desenvolver a mentalidade de que equívocos fazem parte do processo de aprendizagem, e que as pessoas não devem ser punidas por isso. 

Erros devem ser corrigidos, mas quando a empresa adota uma cultura punitiva, a autonomia dos colaboradores é inibida. 

Como fazer o empowerment dar certo em sua empresa? 

Avalie e escolha as pessoas certas 

A definição dos colaboradores que deverão conduzir projetos mais autônomos deve ser criteriosa. É preciso garantir que o responsável pela tarefa tenha os conhecimentos e condições para realizá-la. 

Comece gradualmente

É impossível sair de um modelo centralizado e adotar um modelo de empoderamento sem realizar essa transição de forma gradativamente. A maioria dos funcionários não foi preparada para isso, então é importante conduzir o processo de forma responsável e até mesmo educativa, preparando o colaborador para desafios cada vez maiores. 

Estabeleça metas e prazos realistas

É importante que o responsável por uma tarefa ou projeto tenha uma ideia clara do que a empresa espera dele, que saiba os alvos que precisa alcançar e o prazo que deve cumprir. Mas é imprescindível que esses aspectos sejam estabelecidos de forma bastante realista. 

Forneça feedback

Delegar não significa abandonar. Por isso, o gestor deve acompanhar o processo. A princípio, de forma mais próxima e, à medida que a equipe desenvolve a autonomia, de maneira mais discreta.

Porém, ele deve manter a porta sempre aberta para orientar, tirar dúvidas, sugerir formas de contornar obstáculos e, principalmente, fornecer feedback. 

Faça desses momentos de retorno e avaliação uma iniciativa para promover o desenvolvimento do colaborador. Analise com ele o percurso de um projeto ou tarefa, questione-o sobre as dificuldades apresentadas e ofereça alternativas. O feedback é uma ferramenta poderosa para o crescimento profissional. 

Entendeu o que é empowerment e como ele pode revolucionar a atuação do capital humano e produzir excelentes resultados? Que tal compartilhar este post em suas redes sociais e mostrar que está antenado às boas práticas de gestão de negócios?

Como fazer a gestão de clima organizacional do jeito certo

Em ambientes corporativos, os recursos humanos exercem um papel essencial para o bom desempenho das operações. Equipes coesas, motivadas e alinhadas com os objetivos da organização são, sem dúvida, peças-chave para a otimização da rotina e para o sucesso do negócio.

Contudo, obter o máximo desempenho dos recursos humanos requer que sejam criadas condições ideais para que todos possam trabalhar de maneira adequada. E, mais que isso, que se sintam confortáveis e motivados a se manterem na empresa.

Nesse ponto, entra em pauta a gestão de clima organizacional, como ferramenta capaz de promover todas essas funções.

Você conhece a maneira correta de fazer a gestão de clima organizacional? Sabe como ela pode ser relevante para sua empresa? Não? Então está na hora de mudar isso. Acompanhe no post de hoje!

Gestão de clima organizacional: o que é, afinal?

Esse conceito nada mais é do que um conjunto de ações executadas no ambiente de trabalho, que podem ser percebidas direta ou indiretamente pelos colaboradores. Em outras palavras, são as ações que demonstram a preocupação do gestor e da própria empresa em criar um ambiente saudável e estimulante.

Essas ações servem como indicadores de satisfação dos indivíduos inseridos no contexto da empresa. Entre elas, podemos citar as políticas de recursos humanos, o modelo de gestão e valorização do profissional. Ou seja, tudo aquilo que tem o objetivo de motivar o colaborador e fazê-lo perceber as vantagens que aquele ambiente traz.

A administração do clima organizacional é uma tarefa que cabe ao gestor, portanto ele precisa conhecer muito bem o ambiente e as pessoas nele inseridas. Na prática, para promover e otimizar essa gestão, algumas medidas são fundamentais. Veja algumas delas abaixo:

Entender o perfil dos colaboradores

Conhecer o perfil dos colaboradores ajuda a compreender quais são as suas principais necessidades e, a partir daí, adaptar o ambiente para que suas demandas sejam cumpridas.

Por exemplo, em um grupo de funcionários podem existir aqueles que têm mais facilidade de comunicação, sejam mais desinibidos e tenham um perfil de liderança. Por outro lado, existe também quem prefere se comunicar menos e trabalhar de forma mais reservada.

O gestor, conhecendo esses dois perfis de profissionais, pode agir buscando alocar cada um deles em funções que se alinhem melhor ao seu perfil, tirando melhor proveito deles e ainda melhorando o bem-estar de cada um.

Motivar trabalho

Dentro da gestão do clima organizacional, a motivação é elemento essencial. Sem ela, é praticamente impossível promover mudanças significativas na eficiência e nos resultados da empresa. Por isso, o gestor deve sempre conseguir identificar quais são os elementos que mais motivam os colaboradores para, então, reforçá-los.

Nesse quesito, existem inúmeros pontos que podem ser fortalecidos para criar mais motivação. Por exemplo, salários mais atrativos, planos de carreira, incentivo ao aperfeiçoamento por meio de cursos e especializações, entre outros. Tudo isso valoriza o profissional e faz com que ele se sinta motivado a trabalhar e a permanecer na empresa.

Estabelecer uma cultura de feedbacks

Outro ponto que se destaca na gestão do clima organizacional é a política de feedbacks. Apontar ao colaborador suas habilidades e seus pontos fracos, quando feito da maneira correta, tem um impacto positivo não só sobre a qualidade do trabalho, mas também sobre a imagem da empresa — visto que o funcionário sentirá que a organização se preocupa com seu crescimento pessoal e profissional.

Além de dar ao colaborador a possibilidade de ele crescer e melhorar suas funções dentro da empresa, o feedback reforça a importância de cada um, pois a companhia mostra que prefere investir no aperfeiçoamento dos que já fazem parte da equipe em vez de buscar profissionais de fora.

Entender as causas do turnover

A alta rotatividade de profissionais nas empresas pode indicar problemas sérios na gestão do clima organizacional. Muitas vezes, o turnover acontece porque a empresa não passa a imagem que os profissionais de hoje buscam e nem oferta as condições de trabalho almejadas.

Nesse contexto, entender as causas do turnover é medida de ordem para ajudar a gestão do clima organizacional. Afinal, se o gestor sabe o que faz com que os funcionários optem por abandonar a empresa, ele pode agir para acabar com o problema.

Por exemplo, se a causa é a média salarial reduzida e a baixa perspectiva de progressão de cargos, a organização pode reformular os seus planos de carreira e repensar os salários.

Estudar a cultura da empresa

Para colocar em prática todas as dicas listadas anteriormente, é indispensável que o gestor tenha pleno conhecimento da cultura da empresa. Certamente, algumas mudanças estruturais deverão ser feitas, por isso é tão importante compreender bem a política organizacional.

Atualmente, as empresas estão cada vez mais evoluídas quando a questão é a administração dos seus recursos humanos. Valores como motivação, valorização pessoal e profissional, respeito e humanidade estão inseridos na cultura das grandes organizações atuais.

Sabendo disso, o gestor deve trabalhar para que os valores citados sejam estimulados no ambiente — visto que, atualmente, eles são os que mais se alinham a um clima organizacional adequado e podem trazer muitos benefícios.

Contratar um consultor externo

Para entender o panorama do clima organizacional de uma empresa, o gestor pode se valer de alguns recursos, como é o caso da pesquisa de clima.

A pesquisa de clima é um procedimento muito interessante, e no mercado já são encontrados softwares próprios e consultorias especializadas nesse tipo de ação. O objetivo desse método é conhecer os níveis de satisfação dos colaboradores em relação às condições oferecidas pela empresa.

O ponto a que queremos chegar é o seguinte: em muitos casos, essa pesquisa é realizada pelos próprios gestores. Isso nem sempre é indicado, pois pode influenciar nas respostas e nos resultados, mesmo que involuntariamente.

Desse modo, o ideal é que seja contratado um consultor externo, isento de vínculos com a organização e com os colaboradores. Isso permite que as respostas à pesquisa sejam mais sinceras e o procedimento seja imparcial, melhorando, assim, os seus resultados.

Por fim, como foi possível perceber, a gestão de clima organizacional não é uma tarefa impossível, mas depende de alguns fundamentos — os quais listamos para você.

Agora que você já sabe qual o jeito certo de gerenciar o clima organizacional, está na hora de partir para a prática. Mas, antes, o que acha de nos contar um pouco sobre as suas impressões ou eventuais dúvidas? Deixe seu comentário abaixo! Será um prazer respondê-lo!