Conheça 3 metodologias de gestão de projetos usadas na prática

Orçamentos, prazos, entregas, expectativas — todos esses fatores são importantes, mas não suficientes para transformar uma ideia em realidade. É preciso saber o que e como fazer para que uma empresa entregue ao cliente o produto ou serviço que ele espera. Por isso é tão importante conhecer as metodologias de gestão de projetos.

E você, sabe quais são os princípios de cada metodologia e em que situações elas são adequadas? Pois hoje vamos abordar 3 modelos, explicar como funcionam e apresentar as circunstâncias em que devem ser utilizados. 

Metodologias tradicionais 

Métodos tradicionais estabelecem um planejamento completo e fechado antes mesmo do início dos trabalhos. Nele, a totalidade das tarefas específicas é distribuída em uma ordem linear de evolução, e os prazos para as entregas são definidos. 

Portanto, a equipe desenvolve cada uma das etapas na ordem em que elas aparecem no planejamento. Assim que finaliza uma tarefa, inicia a seguinte. Essa sequência é conhecida como cachoeira.

Conheça abaixo o PMI, que estabelece práticas de acordo com esses princípios da metodologia tradicional: 

PMI

Criado pelo Standards Committee (Comitê de Padronização) e gerenciado pela organização Project Management Institute, que dá origem à sigla, o PMI não é uma metodologia. Trata-se de uma padronização utilizada por diversas indústrias.

O modelo identifica e nomeia processos, áreas de conhecimento, técnicas regras e métodos. Atualmente, é considerada a bibliografia mais importante quando se trata da gestão de projetos, pois abrange os principais aspectos que podem ser abordados nesse contexto. 

Como funciona o PMI?

As melhores práticas para a gestão de projetos reconhecidas por profissionais são reunidas em um guia: o Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Essa publicação estabelece 5 processos para a condução dos projetos, que são iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.

Ele também determina 10 áreas de conhecimento que devem ser consideradas no gerenciamento de projetos

  1. escopo;
  2. tempo;
  3. qualidade;
  4. custos;
  5. aquisições;
  6. comunicações;
  7. recursos humanos;
  8. riscos;
  9. integração;
  10. relacionamento com stakeholders.

Quando utilizar o PMI? 

As práticas do PMI / PMBOK permitem gerir melhor os projetos da empresa e coordenar a execução com excelência. Elas estabelecem fluxos eficientes de informações e ações na organização, gerando produtividade, redução de custos e satisfação de profissionais e clientes.

São recomendadas também para aquelas situações que não se adequam às metodologias ágeis, como veremos mais à frente. 

Métodos ágeis

Ao contrário da metodologia tradicional, os métodos ágeis não utilizam um planejamento completo, fechado e engessado. As tarefas são organizadas em ciclos, e sua revisão pode acontecer em diferentes ordens. 

O formato prevê a tomada de decisões enquanto o projeto é desenvolvido, a partir do surgimento de necessidades. As demandas são comunicadas por meio de controles visuais e o cliente participa do projeto, verifica o progresso, avalia o produto em construção e solicita alterações, de acordo com suas demandas. 

Agora chegou a vez de falarmos de dois métodos ágeis relevantes no mercado. Veja abaixo!

Kanban

O Kanban é um método criado pela empresa japonesa Toyota e utilizado para implantar mudanças. Em vez de prescrever práticas, ele oferece princípios que, quando aplicados, podem melhorar o desempenho e reduzir o desperdício. 

Como funciona o Kanban?

Inicialmente, o Kanban divide as tarefas em três campos: para fazer, em execução e finalizado, mas outras classificações podem ser criadas. Cada campo (pode ser uma coluna) é abastecida com cartões que trazem informações como a descrição da atividade, nome do responsável, horário em que foi solicita e prazo, por exemplo. 

À medida que as tarefas são realizadas, o próprio profissional altera sua localização e escreve o próximo cartão, com as mesmas informações, mas referentes à atividade seguinte que deve ser executada. Existem inclusive aplicativos que utilizam essa metodologia, como o Trello. 

Quando utilizar o Kanban?

Esse método pretende minimizar o impacto inicial de mudanças, facilitando a aceitação do grupo. Ele contribui para modificar a cultura da organização e amadurecê-la, preparando-a para a implementação de melhorias mais significativas nos processos. 

Portanto, ele é recomendado para aquelas situações em que a organização precisa realizar uma transição gradual entre os métodos tradicionais para métodos ágeis sem causar altos níveis de resistência organizacional. 

Design Thinking

Essa abordagem foi elaborada para permitir a solução de problemas complexos utilizando a criatividade e a empatia. Como o nome diz, ela aplica o modelo cognitivo usado pelos designers — a capacidade de abduzir para proporcionar o bem-estar na vida das pessoas.

O Design Thinking aplicado aos negócios foi popularizado por duas personalidades do Vale do Silício: David Kelley, professor da Universidade de Stanford, e Tim Brown, ligado à consultoria de inovação IDEO. 

Como funciona o Design Thinking? 

O processo geralmente é feito em grupos, e a quantidade de fases pode variar de acordo com o autor que as descreve. Vamos mencionar aqui a proposta do Instituto de Design de Stanford, que estabelece cinco etapas:

  1. criar empatia: compreender as necessidades das pessoas que demandam o projeto ou serão atingidas por ele (consumidores, colaboradores etc);
  2. definir: utilizar os resultados da pesquisa do item anterior para descrever o problema, o que deve ser resolvido ou criado para solucioná-lo;
  3. idealizar: trazer ideias e sugestões à tona sem qualquer censura, sem medo de errar. Os brainstormings são muito comuns nessa etapa; 
  4. prototipar: organizar as ideias, selecionar as mais recorrentes ou interessantes e criar protótipos capazes de simular o produto final; 
  5. testar: experimentar os protótipos e escolher o mais adequado para atender às necessidades do cliente. 

Também é importante incentivar a participação do usuário final no desenvolvimento das soluções, facilitando sua adoção e aumentando as chances de serem aplicadas como inovações

Quando utilizar o Design Thinking? 

O Design Thinking promove dois aspectos essenciais para o sucesso empresarial: inovação e desejabilidade. 

Ou seja, quando uma empresa desenvolve um produto ou serviço, é fundamental que ele seja desejado pelos consumidores, que ele tenha um valor perceptível para o cliente. 

Pensar como um designer promove exatamente isso: o empresário consegue imergir no mundo do cliente, enxergar com seus olhos e entender suas necessidades, vontades e expectativas. Dessa forma, ele é capaz de desenvolver um produto que os consumidores realmente desejam.

Quando utilizar os métodos ágeis 

Nem todos os projetos funcionam bem quando direcionados por uma metodologia ágil. Em alguns casos, é necessário realizar um planejamento completo logo no início, de acordo com os métodos tradicionais. 

Os projetos que apresentam melhores resultados com as metodologias ágeis têm as seguintes características: 

  • contam com clientes dispostos a colaborar ao longo do projeto;
  • possibilitam a utilização de controles visuais;
  • não demandam um desenvolvimento linear;
  • permitem a realização de testes constantes;
  • reúnem os diferentes setores envolvidos em um único local. 

Entendeu qual é a diferença entre as metodologias de gestão de projetos e em que situações elas são aplicadas? Percebeu o quanto essa área é abrangente e traz soluções para o dia a dia das empresas?

Que tal então conhecer os 7 motivos para se formar em gestão de projetos? Leia nosso post e descubra como esta pode ser uma opção de carreira interessante. Confira!

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