Gestão de processos: aprenda a tornar sua operação mais eficiente!

Entre uma excelente ideia e o resultado desejado existe um longo caminho. Para que ele aconteça da forma mais rápida possível, sem desperdício de recursos e garantindo a qualidade necessária, é preciso prestar atenção à gestão de processos.

Portanto, se na sua empresa você é o profissional que precisa “fazer as coisas acontecerem”, não perca esse post! Vamos explicar o que é a gestão de processos e mostrar que, independentemente da sua área de atuação, ela pode fazer sua equipe alcançar resultados com muito mais eficiência. Confira!

Descubra o que realmente é gestão de processos

Em primeiro lugar, precisamos entender que existe uma diferença entre dois conceitos presentes no mercado: gestão de processos e gestão por processos.

A gestão de processos diz respeito à compreensão e melhoria dos processos que acontecem em uma empresa. Ele envolve ações de avaliação, planejamento e monitoramento para garantir que eles estão funcionando de acordo com o que foi estabelecido.

Já a gestão por processos parte de um conceito diferente. Trata-se de uma integração inteligente entre todas as funções desempenhadas para atingir uma determinada finalidade.

Neste modelo, em vez de pensar apenas nas atividades de um único setor ou seção, os gestores analisam como os diversos departamentos atuam para alcançar um objetivo. Eles enxergam o processo como um todo a fim de otimizá-los.

Portanto, a gestão de processos utiliza uma visão sistêmica da organização, promovendo uma melhoria em nível global. Ela reavalia, aprimora e padroniza processos de trabalho executados nas diversas áreas e departamentos, otimizando tempo e recursos.

Agora que você já entendeu a diferença entre gestão de processos e gestão por processos, está na hora de conhecer os benefícios que eles podem promover em uma organização. 

Entenda quais são benefícios da gestão de processos

Entre as principais vantagens, vamos destacar a seguir aquelas que são mais eficientes.

Otimização de recursos

Tempo, matéria prima, pessoas, equipamentos e tecnologias são alguns dos recursos com os quais as empresas podem contar para alcançar seus objetivos. O sucesso e a lucratividade dependem de uma utilização inteligente deles.

Sem uma gestão de processos bem organizada, perde-se tempo e a matéria prima é desperdiçada. As pessoas podem não ter a chance de utilizar plenamente seu potencial, e mesmo os equipamentos são subutilizados.

Ao analisar os processos de forma profissional, o líder consegue alocar seus colaboradores nas posições e funções que eles são mais produtivos e podem explorar suas habilidades naturais.

Além de se tornar um gestor mais humano, ele consegue deixar seu quadro de funcionários mais satisfeito, motivado. O resultado é a alta produtividade e performance da equipe.  

Já o baixo aproveitamento dos recursos aumenta os custos de produção, encarecendo o produto tornando-o menos atrativo que o dos concorrentes. Quando a gestão simplifica os processos, ela mostra aos colaboradores como ser mais produtivo no trabalho.

O resultado é um aumento da produtividade, com impacto positivo direto na lucratividade e competitividade do negócio.   

Alinhamento à estratégia da empresa

Uma análise geral dos processos de uma companhia permite identificar as ações e processos que não estão totalmente alinhadas ao planejamento estratégico da organização.

Há muitas razões para isso acontecer. Entre os principais podemos destacar anos de departamentalização ou um modus operandi que é seguido há anos, sem qualquer tipo de adaptação às mudanças do mercado.

Mesmo que a equipe daquele departamento ou mesmo a direção não tenham percebido, as ações daquela área podem ser divergentes do que a companhia precisa ou deseja naquele momento.

O mapeamento identifica esses processos, criando a chance de fazer as adequações necessárias e alinhá-lo à estratégia da companhia.

Qualidade dos produtos e serviços

A gestão eficiente dos projetos também contribui para que a empresa consiga adequar seus procedimentos às normas que precisam ser seguidas. Isso significa um produto ou serviço de qualidade superior, capaz de atender plenamente as expectativas do cliente.

Rapidez e precisão na tomada de decisão

A gestão de processos acaba com um problema existente em muitas organizações: a tomada de decisão “intuitiva”, baseada em percepções e não em dados.

O mapeamento, análise, implementação e avaliação cria parâmetros para mensurar os resultados dos processos. Desta forma a empresa tem dados para tornar sua gestão estratégica. Eles embasam decisões, ajudam a definir prioridades e nortear processos.

Integração entre as áreas

Quando o foco da gestão está nos processos, considera-se a participação de todas as áreas na obtenção daquele resultado. Por isso o que conta não é o desempenho de um único departamento, mas a contribuição de todos.

Esse tipo de integração favorece o desenvolvimento de relações e comunicação interpessoais, o fluxo de informações, a criação de uma visão sistêmica do negócio e o surgimento de um senso de propósito e pertencimento.

Normalmente, esse tipo de clima organizacional favorece ainda mais o aperfeiçoamento. Existe uma troca intensa de ideias, que garantem que a compreensão de um mesmo processo seja enriquecida por pontos de vista diferentes.

Conheça o BPM

Mas uma empresa não pode melhorar aquilo que não conhece, que não sabe como funciona, que não entende como é executado. Também não tem como avaliar o que não consegue medir — seja para determinar o estado atual ou para identificar se houve progresso. 

Por isso, o primeiro passo para que uma empresa se torne eficiente é entender de forma clara como acontecem os seus processos. Isso é essencial para que ela identifique os pontos em que precisa melhorar, aqueles em que sua concorrência leva vantagem e o que fazer para superar seus competidores.

A gestão de processos ou BPM (Business Process Management) propõe uma abordagem sistematizada para isso. Ela entende que é preciso seguir determinadas etapas para identificar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e aperfeiçoar os processos de negócios.

Não se trata de uma ação única, mas de um esforço permanente voltado para a otimização e ganhos e eficiência. Quer entender como funciona? Então continue a leitura do próximo tópico!

Compreenda como melhorar o gerenciamento de processos

Como já falamos no tópico anterior, o BPM é uma abordagem sistemática para compreender, avaliar e modelar processos. Entenda como ele funciona!

1. Mapeamento de processos organizacionais

É a etapa inicial e fundamental para entender como o negócio funciona atualmente e como as atividades são realizadas dentro da organização.

Esse mapeamento de processos organizacionais faz um levantamento de tudo que a empresa produz, quais são as tarefas e áreas envolvidas, bem como dos recursos materiais e humanos necessários à execução do trabalho.

O mapeamento também é fundamental para a organização identificar quais são as mercadorias e serviços que mais agregam valor ao negócio e quais são os recursos essenciais para produzi-los.

Com essas informações a empresa pode entender melhor os seus processos para redesenhá-los de forma mais eficiente.

2. Análise e modelagem de processos

A etapa seguinte é composta pela análise dos processos. Eles devem ser avaliados de forma mais ampla, observando como funcionam e quais são as ferramentas utilizadas para a execução e integração.

Durante a análise é possível identificar erros, gargalos e outros problemas que impedem uma execução mais rápida ou mais eficiente. Verifica-se se a modelagem está adequada e se existem riscos ou ameaças ao negócio.

Essa análise atenta é utilizada para redesenhar os processos. A remodelagem é feita para garantir agilidade, precisão e qualidade. Ficam apenas as etapas essenciais para a concretização e ordenadas da forma mais simples e prática possível. 

3. Validação

O objetivo da validação é garantir a qualidade o desempenho do fluxo dos processos, em suas diferentes áreas de negócios. As evidências de que os processos mapeados estão funcionando plenamente devem ser devidamente documentadas.

Esses documentos elaborados se tornarão uma fonte de referência para a organização. Eles serão utilizados para manter o sistema de gerenciamento adotado ou para criar procedimentos com a finalidade de melhorar esses processos.

Essas referências também podem ser utilizadas internamente para facilitar a comunicação sobre a forma de gerenciamento. Em relação ao público externo, esses documentos podem ser vistos como um compromisso da empresa quanto à sua atuação.

4. Maturidade dos processos

No mercado competitivo de hoje, não basta que as empresas alcancem um bom nível de eficiência. Elas precisam evoluir continuamente para atender às necessidades de seu público-alvo e se manter à frente da concorrência.

Quando as organizações alcançam a maturidade dos processos, elas têm a chance de fazer isso. Elas podem acompanhar os indicadores, avaliá-los utilizando o planejamento estratégico do negócio como parâmetro e identificar outros aspectos em que podem implementar melhorias e aumentar a produtividade.

Saiba como ir além e realizar a gestão por processos

Já comentamos que existe uma diferença entre gestão de processos e gestão por processos. Embora a primeira seja um excelente passo para garantir a eficiência, é possível ir além e implantar uma visão sistêmica da organização.

Para isso, é fundamental que:

  • as diferentes áreas da empresa entendam que são parceiras que trabalham para um fim: gerar resultados para a companhia;
  • que a visão dos processos não seja segmentada em departamentos, mas que envolva todas as áreas que contribuem de alguma forma para um determinado fim;
  • que a avaliação dos colaboradores seja baseada na contribuição que tiveram para o sucesso de um projeto.

Como você pode perceber, esse cenário é uma realidade distante na maioria das organizações. Isso exige que os diferentes departamentos tenham maturidade suficiente para abrir mão de interesses segmentados para se alinharem a uma visão do todo.

Disseminar essa cultura é um projeto que precisa ser cultivado pela liderança. É preciso que os gestores desenvolvam as diversas áreas da organização de forma equilibrada, fazendo com que todos estejam aptos a alcançar uma performance de alto nível.

Desta forma haverá uma sinergia maior entre as diferentes áreas. Os processos serão otimizados, padronizados e controlados. O gerenciamento será alinhado à estratégia da organização, garantindo que o cliente tenha os melhores produtos e serviços à disposição. 

Entenda a diferença entre eficácia e eficiência

Geralmente vemos uma série de métodos ou sugestões para tornar uma empresa mais eficiente. No entanto, tão importante quanto alcançar esse objetivo é analisar os processos para avaliar se eles são realmente eficazes.

Muitos profissionais ainda não conseguem diferenciar esses dois conceitos. No entanto, entendê-los é essencial para otimizar os recursos de uma empresa, torná-la mais produtiva e competitiva.

A gestão de processos contribui para identificar não apenas os procedimentos ineficientes, mas também as ações ineficazes que acontecem dentro de uma companhia. Entenda a diferença entre elas:

A eficiência é a capacidade de realizar as atividades de maneira correta, prezando pela qualidade e economia de recursos. De modo geral, a eficiência depende de questões operacionais da empresa.

A eficácia, por outro lado, parte de um princípio diferente. Não se trata de fazer as coisas do jeito certo, e sim de fazer as coisas certas, de eliminar etapas e até processos que definitivamente não são necessários para alcançar um objetivo da companhia.

Eficiência e eficácia no ambiente de trabalho

Vamos imaginar um exemplo de processo de um negócio: uma empresa tem um e-commerce de moda. Como as roupas são vendidas pela internet, é comum os consumidores descobrirem, depois de receberem a mercadoria, que ela não tem o tamanho adequado para seu corpo.

De acordo com a política de trocas e devoluções da empresa, ela realiza os seguintes procedimentos:

  • recebe a solicitação do consumidor;
  • envia a autorização para postagem do produto devolvido;
  • recebe e confere a mercadoria para constatar se foi usada ou não;
  • envia uma peça maior ou menor, de acordo com a solicitação do cliente ou devolve o dinheiro.

Se tudo isso aconteceu da maneira correta e dentro do prazo estabelecido, podemos dizer que esta empresa foi eficiente, não é mesmo? A probabilidade de o cliente ficar satisfeito é muito grande.

No entanto, se analisarmos melhor toda a situação, observamos um problema. Mesmo que os prazos sejam seguidos e o cliente fique satisfeito, esse processo representa um desperdício para a empresa.

Para processar essa troca foi necessário colocar pessoas para trabalharem nisso, houve custos adicionais de devolução e envio, além de levar mais tempo até que o cliente tivesse de fato a peça desejada.

A eficácia, nesse caso, vai além. Ela colocaria uma tabela de medidas no site, à disposição do cliente. Antes de escolher o tamanho e concluir o pedido, ele seria alertado sobre a possibilidade de consultá-la.

Desta forma, a empresa poderia reduzir drasticamente as trocas e devoluções ocasionadas por problemas com o tamanho das peças. Ela não precisaria ser eficiente para solucionar o problema, pois ele nem mesmo aconteceria! 

Entendeu qual é a diferença entre eficiência e eficácia? No primeiro caso, os funcionários seguem os processos corretamente — ou seja, são eficientes. No segundo, eles solucionam a origem do problema, evitando procedimentos desnecessários e gerando economia de tempo e dinheiro.

A gestão de processos e a eficácia

Em um primeiro momento, o modelo de gestão de processos contribui para a eficiência. Ao mapear os procedimentos realizados, ela identifica gargalos e ajuda a estabelecer medidas para garantir que tudo seja feito da maneira correta.

No entanto, à medida que a organização evolui e ganha maturidade, a gestão contribui também para o aumento da eficácia. Uma visão sistêmica das diferentes áreas começa a revelar não só os processos são truncados, mas quais são desnecessários.

Um processo ou tarefa podem se mostrar desnecessários por mais de uma razão. A primeira é que atividades que faziam muito sentido no passado são completamente infundadas quando pensamos nos recursos e na tecnologia que temos hoje.

Poderíamos citar diversos exemplos. No passado muitas empresas tinham um funcionário exclusivamente para cuidar do aparelho de fax, de tão grande que era o movimento de informações por esse meio.

Hoje os nossos e-mails e aplicativos de mensagens são tão eficientes que podemos trocar informações por esses meios, eliminando uma etapa do processo que era natural há apenas alguns anos. 

Outras vezes, como no exemplo do e-commerce, trata-se de uma questão de pensar em ações preventivas que extinguem (ou reduzem) automaticamente a necessidade de realizar ações paliativas ou corretivas.

Em ambos os casos, o mapeamento e análise de processos podem contribuir para identificá-las e eliminá-las.

Conheça as ferramentas de gestão de processos

Em time que está ganhando não se mexe! Essa frase, usada muitas vezes de maneira equivocada, pode se revelar uma verdadeira tragédia para os negócios.

Em primeiro lugar, precisamos pensar que mesmo que uma empresa esteja lucrando e crescendo hoje, isso não significa que ela não possa melhorar.

Além disso, o mercado é dinâmico e aquilo que funciona muito bem agora pode não ser suficiente para se manter nele amanhã. Assim, as empresas precisam sempre buscar maneiras para aumentar sua competitividade e sobreviver no mundo corporativo.

Mas então por que muitas companhias não mudam? Por que elas insistem em manter processos ineficientes ou ineficazes (às vezes os dois) e encontram tanta dificuldade para mudar seu modelo de gestão de processos?

Não existe uma resposta única ou simples para essas perguntas. No entanto, é fato que algumas delas encontram uma dificuldade muito grande porque desconhecem ferramentas que podem ajudá-las a desbravar um caminho até então inexplorado.

Assim, entre permanecer em uma zona de conforto que dominam e explorar possibilidades ainda desconhecidas, elas optam pela segurança do barco — mesmo que ele esteja afundando!

É nesse contexto que as ferramentas são importantes. Elas funcionam como um mapa: nos ajudam a identificar o melhor trajeto para alcançarmos os resultados desejados e a avaliar os resultados que obtemos. Vamos conhecer algumas delas?

Ciclo PDCA

Trata-se de um conjunto de ações recomendadas para planejar (Plann), executar (Do), avaliar (Check) e agir (Act). Ele envolve as seguintes etapas:

  • planejar: localizar problemas e estabelecer um plano de ação;
  • fazer: executar o plano, colocá-lo em prática;
  • avaliar: verificar se as metas foram atingidas por meio do acompanhamento de indicadores;
  • agir: corrigir as falhas e padronizar os sucessos, treinando outros funcionários para executar as ações da forma como deram certo.

Portanto, o ciclo PDCA parte do princípio de que a melhoria não é um evento, e sim um hábito. Deve haver um esforço contínuo para planejar, fazer, avaliar e aperfeiçoar, fazendo com que a empresa sempre esteja em busca de novos patamares de excelência e eficiência.

Ferramentas BPM online

Na própria internet é possível encontrar fluxogramas ou diagramas de processos que o gestor e sua equipe podem utilizar para mapear e aperfeiçoar seus processos. Eles permitem detalhar procedimentos, facilitando a avaliação e sugestão de mudanças.

Por tornarem o processo muito visual, eles ajudam a identificar gargalos, analisar a eficiência em cada etapa, detalhar procedimentos e principalmente buscar caminhos alternativos.

Portanto, eles podem ser considerados verdadeiros aliados para o mapeamento e remodelagem de processos.

Softwares de gestão de processos

Também há formas mais assertivas de gerenciar e melhorar processos. Existem softwares que oferecem as ferramentas que o gestor precisa para organizar informações, distribuir tarefas e delegar responsabilidades, determinar e controlar prazos de entrega, anexar arquivos e outras funcionalidades importantes para o time de trabalho.

O Asana é um exemplo. A proposta dos desenvolvedores é eliminar o caos dos processos à medida que integra tarefas, dados, arquivos, projetos e conversas. Ele também permite a visualização de prazos e indicadores em painéis de controle.

Portanto, as ferramentas de gestão de processos servem par tornar o processo mais seguro, controlável e bem-sucedido. Elas possibilitam visualizar e acompanhar as mudanças, o que ajuda a alcançar o resultado desejado.

Saiba por que é importante se especializar na área

Tudo o que acontece dentro de uma empresa faz parte ou é resultado de um processo. Portanto, independente da área em que você trabalha, para que “as coisas aconteçam”, é preciso torná-los cada vez mais eficientes e eficazes.

Essa é uma habilidade extremamente necessária para os líderes que atuam dentro de uma organização. Afinal, o que a empresa espera é que eles sejam capazes de organizar suas equipes para que as estratégias sejam executadas e os objetivos estratégicos alcançados.

Uma especialização na área faz com que o profissional tenha o conhecimento necessário para substituir o modelo tradicional de administração por uma gestão contemporânea, baseada em processos.

Desta forma, ele saberá como utilizar técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos. Ele dominará o conhecimento necessário para remodelá-los a fim de atender melhor as necessidades da empresa e as demandas do mercado, promovendo a eficiência e a lucratividade.

Ao conhecer os conceitos e técnicas relacionados à gestão de processos, o líder se torna capacitado a identificar e implementar soluções na organização em que atua, garantindo que suas ações sejam estrategicamente alinhadas aos processos organizacionais e aos objetivos da companhia.

Assim, fazer MBA em Gestão de Processos é a melhor maneira de formar profissionais capazes de liderar as empresas onde atuam na transformação necessária para enfrentar os desafios do mercado atual e futuro.

O impacto desta formação para as companhias é o ganho em eficiência e aumento na lucratividade. Para o gestor, é um diferencial competitivo fundamental para ampliar sua empregabilidade e garantir a ascensão profissional.

O curso também é muito recomendado para quem tem ou pretende abrir um negócio próprio no futuro. Assim o gestor conhece as práticas mais recomendadas para aumentar a eficiência e destacar o empreendimento no mercado. 

Entendeu o que é gestão de processos e por que é importante que os gestores desenvolvam essa habilidade? Gostou do post? Quer receber outras sugestões e conteúdos como esse?

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