Mapeamento de processos: conheça 4 técnicas eficientes

O mapeamento de processos é uma das técnicas mais importantes e fundamentais para a  otimização da cadeia produtiva de uma organização. Em um mercado cada vez mais concorrido, a eficiência interna é decisiva para a obtenção de novos negócios e, a cada dia, mais empresas se beneficiam deste trabalho. 

Mapear processos significa, basicamente, rever toda a cadeia produtiva da empresa, em busca de aperfeiçoamento constante. Trata-se de uma técnica inovadora que deve ser aplicada constantemente, justamente para evitar que haja acomodação da equipe em torno do que já é realizado pela organização. 

Por que mapear processos?

Como você sabe, não é incomum que organizações entrem em modo conhecido como “piloto automático”. Normalmente, isso ocorre quando existe uma consolidação do pensamento de que tudo o que é feito internamente já funciona de forma natural, tornando desnecessária qualquer reformulação. 

Se você identificou algum desses elementos na sua empresa, não precisa se preocupar: seguramente, muitas empresas mundiais passam por essa situação e precisam mapear seus processos com alguma constância. Trata-se de um grande desafio aos gestores atuais.

Mapear processos traz informações absolutamente estratégicas sobre a sua cadeia produtiva e possibilita não apenas maior eficiência interna, como amplia as possibilidades do processo de tomada de decisões. Com a concorrência atual, quem consegue decidir mais rapidamente e com maior grau de assertividade tem maiores chances de obter negócios lucrativos. 

Quais as fases do mapeamento? 

Falando de uma forma mais prática, agora que você já entendeu a importância de se mapear processos, é hora de detalhar as fases do trabalho. 

O mapeamento precisa ser completo, desde a definição dos objetivos até a documentação final de tudo o que foi feito, para que você tenha uma base mais sólida no momento de reiniciar o trabalho. 

O ideal é que o mapeamento seja feito anualmente, mas é claro que isso depende da sua realidade e a da sua empresa. Vamos às etapas! 

1. Objetivos

Esta fase é composta de duas subfases: a primeira é o objetivo estratégico global, e a segunda é a definição dos objetivos de cada fase processual. 

Para a primeira, é preciso ter em mente quais são as metas de crescimento da empresa para os próximos anos. Isso deve estar descrito no planejamento estratégico, principalmente por meio da visão organizacional. É este objetivo que orientará todo o trabalho do mapeamento. 

A segunda, que complementa a inicial, é a definição do objetivo de cada etapa de um processo produtivo. Termos como tempo máximo em cada setor, nível de excelência e redução de erros devem estar compreendidos na avaliação. 

2. Saídas

Processos internos são compostos por entradas (insumos) e saídas (produtos ou serviços prontos). A identificação das saídas tem a ver com a própria natureza do negócio já que, não necessariamente, elas são constituídas por produtos ou serviços físicos. 

As saídas também podem ser formadas por dados ou informações de diversos tipos, que nem sempre são palpáveis. 

3. Perfil de clientes

A percepção que os seus clientes têm da sua empresa é fundamental tanto para as suas vendas como para o fortalecimento da sua marca perante o mercado. Ao conhecer o seu perfil, você pode adequar seu processo a diversas necessidades, tornando seu produto ou serviço cada vez mais personalizado. 

4. Entradas

A análise dos inputs, ou entradas, pode levá-lo a estabelecer novos padrões de qualidade, além de possibilitar a descoberta de novas formas de economia, sem abrir mão da qualidade. 

5. Componentes

Esse é o momento de encontrar os atores do processo. Quais são aquelas pessoas ou áreas que influenciam em cada etapa, tanto por meio da participação direta, quanto da indireta. 

6. Fornecedores

Muitas vezes uma empresa trabalha com fornecedores, que terminam por influenciar profundamente cada etapa do processo. Muitos casos de atrasos são reportados justamente devido a falhas em entregas de terceirizados. 

7. Melhorias

Este é um momento chave do mapeamento: a hora de verificar o que funciona e o que pode melhorar na cadeia produtiva. É aqui que se identificam os gargalos e que são traçados os planos para eliminá-los. 

Um benchmarking pode ser uma ferramenta muito interessante nessa hora. Buscar informações na concorrência ou mesmo em outras áreas que estejam obtendo sucesso em trabalhos semelhantes certamente acarretará em melhorias exponenciais. 

8. Documentação

A última fase do mapeamento de processos é a documentação de todo o trabalho realizado. Como já dissemos, a revisão deve ter uma periodicidade. Para evitar retrabalho a cada visita aos processos, o ideal é confeccionar um relatório com todas as melhorias obtidas por meio dos diagnósticos feitos, tanto para a manutenção do que foi programado quanto para novas revisões. 

Que técnicas devo utilizar? 

Já falamos sobre a importância de se realizar um bom mapeamento de processos, mas agora chegou o momento de detalharmos quais ferramentas estão disponíveis para realizar este trabalho. 

As etapas são diferentes entre si e algumas ferramentas se adéquam mais a algumas do que as outras. Mas todas podem ser utilizadas ao longo do processo. Veja qual dos exemplos abaixo se adéqua mais às suas necessidades. 

1. 5W1H

A sigla traz, em inglês, as iniciais para as perguntas O que? Quando? Onde? Por que? Quem? e Como?

São questões fundamentais para que você entenda cada etapa do seu processo e possa, a partir delas, propor melhorias em sua cadeia produtiva. 

2. Matriz GUT

Este método classifica cada etapa de acordo com as categorias Gravidade, Urgência e Tendência. 

Possibilita que você priorize as etapas mais importantes, estabelecendo uma escala que ajuda a entender qual deve ser o foco principal do trabalho de revisão processual. 

3. Matriz BASICO

Também usada para a priorização de atividades, a matriz BASICO analisa cada etapa de acordo com sua importância e exequibilidade. As letras que formam o nome são as iniciais de Benefício, Abrangência, Satisfação, Investimento, Cliente e Operacionalidade. 

4. BPM

Por meio de um conjunto de técnicas de gestão, a metodologia BPM ajuda as organizações a conhecerem, estudarem e administrarem todas as etapas de sua cadeia produtiva, aprimorando o seu mapeamento de processos. Auxilia na redução de custos e no aumento da eficiência operacional, além de possibilitar maiores e mais ágeis negociações com os clientes. 

Como você viu, o mapeamento de processos é fundamental para a sua empresa continuar competitiva no mercado. Caso tenha gostado deste post e queira saber mais sobre este e outros assuntos relacionados, assine a nossa newsletter e receba conteúdo exclusivo na sua caixa de e-mails! 

Deixe um comentário

Por favor, seja educado. Nós gostamos disso. Seu e-mail não será publicado e os campos obrigatórios estão marcados com "*"