Passo a passo: como ser muito mais produtivo no trabalho!

O dia tem as mesmas 24 horas para um gestor, um diretor ou um profissional operacional. No entanto, é comum vermos profissionais de diversas hierarquias reclamando que seus dias estão curtos ou que precisam de mais horas para concluir suas tarefas. Ao mesmo tempo, ser mais produtivo é um diferencial importante no mercado de trabalho.

Então, como deixar a baixa produtividade no trabalho no passado sem prejudicar seu tempo dedicado à família com horas extras intermináveis e ainda conseguir realizar todas as tarefas do dia a dia? A resposta é, basicamente, saber planejar o dia. Para isso, temos diversas ferramentas de gestão de tempo disponíveis, das quais podemos fazer uso ilimitado e até melhorar a concentração em nossos afazeres.

Se você tem interesse na mágica de fazer mais com o mesmo tempo, ou até com menos, confira as técnicas de produtividade que vamos abordar neste artigo. 

1. Conheça os motivos da baixa produtividade no trabalho

A baixa produtividade no trabalho tem causas diversas. Até mesmo a própria necessidade de ser mais produtivo pode gerar desmotivação quando o profissional não está apto ou não tem as ferramentas necessárias para otimizar seus resultados. No entanto, para todos os males que afligem os bons resultados, existem técnicas que abordaremos mais adiante.

Mas, para que você seja muito mais produtivo no trabalho, é preciso entender e solucionar o que te impede de entregar resultados melhores. Seja para você mesmo ou para um colaborador, a melhor forma de identificar as causas é fazer uma avaliação criteriosa. Basicamente, é preciso responder às seguintes perguntas:

  • a baixa produtividade tem sido algo constante ou apenas foi observada agora?
  • Todas as atividades exercidas demonstram um baixo desempenho?
  • A liderança está antenada a esse sintoma?
  • Quantas horas semanais (incluindo as extras) o trabalho está consumindo?

Com essas respostas, é mais fácil avaliar a situação e identificar os reais motivos da questão. Para ficar ainda mais fácil encontrar a raiz do problema, confira os principais motivos da baixa produtividade de profissionais no trabalho:

1.1 Falta de engajamento e motivação

Existe uma vertente da Gestão de Pessoas que afirma que os funcionários devem ser vistos como parceiros e não empregados. Isso porque quando o profissional se sente parte de algo e sabe a importância dos processos que executa, ele será motivado a contribuir com a excelência, ainda que seja em busca apenas de reconhecimento pessoal.

Um funcionário engajado tende a produzir mais e melhor. Essa motivação que o pertencimento causa é um combustível potente para melhorar os resultados e a qualidade do trabalho executado. No entanto, a desmotivação não é causada apenas pela ausência de ações de reconhecimento do profissional.

1.2 Estresse excessivo

Algumas profissões são naturalmente estressantes. Para alguns especialistas, é positivo se manter no estado de alerta. No entanto, o excesso de pressão e cobranças também pode ocasionar a desmotivação do profissional.

Uma das premissas da Pirâmide de Maslow é que a satisfação pessoal faz parte das buscas de qualquer humano. Mas, se há uma carga de trabalho excessiva para uma pessoa e ela fica incapacitada de dar vazão às inúmeras demandas, é compreensível que ela não se sinta realizada. E esse é um grande fator desmotivador.

1.3 Função inadequada

Imagine ter estudado por anos para se preparar para uma profissão e ter que trabalhar em uma função diferente ou alheia à sua vontade. Por isso, realocar um profissional para um cargo cujas as habilidades necessárias são bem diferentes das que ele detém pode ser traumático e gerar resultados desastrosos para a empresa.

Por exemplo, se você tem um perfil analítico, gosta de trabalhar em um ambiente calmo e com atividades rotineiras, é muito provável que não se adapte às atividades de um cargo que exige boa comunicação, dinamismo e traquejo com pessoas. O resultado é mais desmotivação e baixa produtividade no trabalho. 

1.4 Desgaste físico e emocional

Assim como um atleta, que precisa de momentos de repouso para manter o rendimento físico, qualquer profissional também precisa de momentos de lazer e descanso. Portanto, por mais prazerosa que seja a sua atividade laboral, você precisa de pausas. Apesar de muitos empregadores acharem que horas extras são sinônimo de comprometimento do funcionário, elas podem causar mais prejuízos que benefícios.

Para ilustrar, pense que você trabalha oito horas por dia, tem uma hora de almoço, gasta mais duas no trânsito de casa para o trabalho e do trabalho para casa e, por fim, dorme oito horas. Sobram apenas cinco horas para se dedicar às atividades de lazer, como ir ao cinema, ver TV ou ler um livro. E, se você ainda compromete parte desse tempo com algum tipo de curso, cada minuto que você usar como hora extra no trabalho só poderá ser subtraído de suas horas de sono — algo totalmente desgastante.

1.5 Falta de treinamento

Muitos profissionais não têm tempo ou condições financeiras para investir em cursos e treinamentos especializados para melhorar suas técnicas de produtividade. Aí, quando a empresa não investe nesse aspecto, os empregados rapidamente ficam desatualizados e inaptos a ajudarem a empresa na competição do mercado. A falta de treinamento se torna uma das principais causas da baixa produtividade no trabalho

1.6 Fontes de distração constantes

Apesar de a fonte mais comum de distração ser a frequência com que as pessoas acessam suas redes sociais, as paradinhas para consultar as últimas atualizações do Facebook ou o assunto da hora no Twitter não são os únicos motivos que impedem os profissionais de melhorarem a concentração.

O fato é que estamos vivendo na era da urgência, em que os e-mails devem ser respondidos imediatamente, e em que o telefone toca para sanar qualquer dúvida simples de forma mais imediata.

Além disso, os bate-papos entre os colegas de trabalho sobre trivialidades do dia acabam quebrando o ritmo de produtividade dos profissionais. Alguns acabam por adotar medidas específicas para evitar tais problemas, como não conferir o e-mail durante o dia ou trabalhar ouvindo música em fones de ouvidos.

1.7 Falta de planejamento

A falta de planejamento é um dos grandes vilões da perda de produtividade. Segundo estudos da NASA, ao realizar tarefas na ordem incorreta, o cérebro tem maior dificuldade de ajustar o ritmo de trabalho. Isso ocasiona uma produtividade menor. E a falta de planejamento é facilmente identificável quando perguntamos para alguém se ele já terminou determinada tarefa. Se houver hesitação na resposta, provavelmente significa falta de organização ou mesmo excesso de atividades. Você saberia dizer quanto tempo falta para terminar suas tarefas pendentes?

Em boa parte dos casos relatados acima, dificilmente haverá ferramentas de gestão de tempo ou técnicas de produtividades que farão o profissional melhorar a concentração e ser mais produtivo. No entanto, ao incorporar alguns hábitos no seu dia a dia, é possível sanar boa parte das lacunas em suas tarefas. Então, use e abuse das sugestões que apresentaremos a seguir.

2. Use técnicas e ferramentas de gestão de tempo

Existe um excelente livro de Charles Duhigg (O Poder do Hábito: por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios) que afirma que hábitos podem ser mudados e adquiridos. Ou seja, ainda que a adoção de algumas técnicas e ferramentas de gestão de tempo não seja fácil ou não traga resultados imediatos, é apenas por meio de sua incorporação no dia a dia que você conseguirá ser mais produtivo.

Isso porque elas são capazes de eliminar ou atenuar boa parte dos motivos da baixa produtividade no trabalho. É por meio delas que você será capaz de aproveitar melhor o ritmo das atividades, afastar a procrastinação e planejar seu dia de forma mais eficiente. Por isso, nos próximos parágrafos vamos apresentar as técnicas e ferramentas mais indicadas. 

2.1 Planeje bem as suas tarefas

Segundo os estudos da NASA, a transição entre tarefas é uma grande vilã da produtividade. Por isso, é preciso saber organizar bem suas demandas para aproveitar o ritmo da última tarefa realizada. Para outros especialistas, é interessante iniciar os trabalhos com tarefas mais simples, para as quais você não gastará muito tempo e nem muita energia. Como certamente você obterá sucesso nelas, será proveitoso aproveitar a animação de concluir positivamente um tópico e partir para algo mais difícil.

Conforme as tarefas vão ficando mais difíceis, a possibilidade de você se frustrar aumenta. Se isso acontecer, é preciso ter dinamismo para iniciar uma nova tarefa com grau de dificuldade ligeiramente inferior, para que você consiga restabelecer seu emocional e passar para outras mais complexas. Para fazer isso, procure agrupar suas demandas de acordo com a dificuldade e pensar nas ferramentas necessárias para a execução de cada uma delas.

2.2 Organize o amanhã ainda hoje

A maior parte das pessoas deixa para planejar as demandas do dia pela manhã. Conferem e-mails, definem as prioridades e reajustam os prazos. No entanto, é interessante que você aproveite o final do dia anterior para fazer aqueles minutos derradeiros valerem a pena. Se planejar antes de finalizar o expediente é uma ótima técnica de produtividade, pois no dia seguinte você não precisará perder tempo com o planejamento do dia.

Então, faça uma pequena lista com as principais demandas, defina horários e dias nos quais você deverá entregá-las. Segundo a revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, usar alguns minutos do final do dia para planejar o seguinte é uma forma de tomar as melhores decisões. Afinal, você poderá chegar na empresa já com diversos problemas precisando de resoluções.

Na elaboração dessa lista, você pode adotar o princípio 80/20. Existem dois livros de Richard Koch chamados O Princípio 80/20 e O estilo 80/20: como obter 80% dos resultados focando 20% das tarefas, nos quais ele defende que “um pequeno número de causas cria a maioria dos resultados”.

Ou seja, sabendo definir as tarefas mais importantes e que geram os melhores resultados, você será capaz de fazer mais em menos tempo. A abordagem do autor se respalda em duas regras: a do foco, em que menos é mais, e a do progresso, de como produzir mais com menos. Vale a pena a leitura!

2.3 Use o que você aprender

A Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios também fez uma seleção de dicas de produtividade, recomendando inclusive que os profissionais usem aquilo que aprendem. Quantos dos chamados “truques de produtividade”, ou atalhos do sucesso, você já aprendeu e quantos você de fato pratica?

Vivemos aprendendo coisas, desde uma simples tecla de atalho no computador até uma tática de abordagem que facilita sua argumentação em uma venda ou na negociação com os demais profissionais da sua empresa. Algumas dessas coisas são mais funcionais e várias outras menos importantes. Mas, na maioria das vezes, permanecemos no vício daquilo que já fazemos.

Nosso cérebro está programado para fazer coisas automaticamente e nem sempre elas são melhores ou mais lucrativas para nós. Portanto, se obrigue a reproduzir o que você aprender até que seu inconsciente incorpore esses novos hábitos em sua rotina.

2.4 Otimize as reuniões

No mundo corporativo, as reuniões sem foco ou desnecessárias também podem ser grandes vilãs da produtividade. São aqueles encontros nos quais as pessoas procrastinam os assuntos a serem debatidos ou para os quais nem se preparam adequadamente. Portanto, defina o horário limite para as reuniões com seus subordinados e sugira duração máxima dos encontros com seus pares ou superiores.

Além disso, faça pautas para todas as reuniões e comunique os envolvidos com antecedência, caso a reunião tenha sido convocada por você. Se você for um convidado, não se sinta mal em solicitar a pauta e o tempo sugerido para o debate de cada um dos pontos. Isso demonstra comprometimento e estimula a organização também nos demais.

2.5 Adote ferramentas de gestão de tempo

Existem diversas ferramentas que podem auxiliá-lo a planejar o dia e a gerir seu tempo. Vão desde ferramentas que você utiliza no papel, como uma agenda, até softwares e aplicativos que você pode instalar no seu computador ou smartphone. A seguir, vamos apresentar brevemente algumas delas:

Matriz IUC

Essa matriz trabalha com os conceitos de Importante, Urgente e Circunstancial. Ela funciona ainda melhor para quem já fez o teste da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, porque ajuda a ter uma visão objetiva do que é imprescindível no seu dia a dia. Ou seja, você deixa de perder tempo com tarefas circunstanciais.

Planilha LTBL

Ideal para quem tem mais facilidade com informações visuais, a planilha “Ladrões do Tempo Bem Longe” serve para relacionar as atividades que mais roubam seu tempo. Nela, você pode listar itens como reuniões improdutivas e acesso às redes sociais, por exemplo.

Então, diariamente você preenche essa planilha com a cor verde, caso tenha conseguido evitar aquele item, ou com a cor vermelha, se tiver falhado em evitar aquele tópico. O ideal é que você mantenha essa planilha ao alcance dos olhos para se policiar conforme a predominância das cores, principalmente se for a vermelha.

Caso você prefira as soluções tecnológicas e automatizadas, podendo usar algumas em diversas plataformas, talvez você se interesse mais pelas seguintes:

Todoist

Uma das mais famosas soluções de listas de tarefas. Ela permite que você acesse suas listas de qualquer lugar com internet, inclusive com segmentações diferentes, como Trabalho, Pessoal e Acadêmico.

Cada tarefa pode ser compartilhada com membros da equipe e ainda, na versão paga, gerar alertas para que você não se esqueça dos afazeres. Dentro do Todoist, você também encontra uma ferramenta que analisa sua produtividade, conforme você vai concluindo as tarefas.

Focus Booster

Trata-se de uma ferramenta baseada na Técnica Pomodoro, que estimula a realização das tarefas em ciclos de tempo de 25 minutos ininterruptos com intervalos de 5 minutos. A premissa do Focus Booster é que você seja capaz de reduzir a sobrecarga de tarefas e minimizar a ansiedade ao decorrer do dia.

Things

Com funcionamento apoiado no sistema Getting Things Done (GTD), que contribui para o gerenciamento de processos e conquista de alto desempenho profissional, a ferramenta Things quebra as tarefas mais complexas em etapas simples, cada uma com um prazo, para que você vá executando cada etapa até a conclusão da tarefa.

3. Saiba como planejar o seu dia no trabalho

A melhor forma de planejar o dia no trabalho de modo a ser mais produtivo é justamente com o uso das ferramentas de gestão de tempo e com as técnicas de produtividade que abordamos anteriormente. No entanto, é preciso frisar que cada profissional tem demandas diferentes e uma realidade particular ao cargo e ao perfil cultural da empresa.

De modo geral, você precisa pautar seu dia de acordo com as demandas pendentes e a prioridade de cada uma delas. Além disso, praticar a arte de delegar é fundamental para que os projetos fluam e as metas sejam alcançadas. Lembre-se que de nada adianta você se tornar mais produtivo se a sua equipe estiver desnorteada ou sobrecarregada. 

4. Entenda como colocar em práticas boas técnicas de produtividade

Como Duhigg bem trabalha em seu livro O Poder do Hábito, a melhor forma de colocar em prática as boas técnicas de produtividade é o comprometimento e a força de vontade. No entanto, o nosso cérebro pode facilmente nos boicotar. Aí, quando vemos, estamos procrastinando novamente. Para evitar isso, uma excelente forma é a adoção de um sistema de recompensas.

Algumas empresas já trabalham com esses sistemas de incentivo para funcionários que conquistam resultados melhores. Mas, independentemente das políticas do local onde você trabalha, faça o seu próprio programa de recompensas.

A recompensa vai depender da sua realidade. Por exemplo, se você tem horário de trabalho flexível, após obter sucesso na realização de algumas tarefas, permita-se passar uma hora, no meio do expediente, com sua família ou amigos. Ou então dê uma fugidinha para degustar aquela sua guloseima preferida. O importante é se recompensar com algo que não seja corriqueiro.

Mas tome cuidado: se você conseguir otimizar o tempo das tarefas programadas para o seu dia, analise muito bem a urgência e o nível das demandas planejadas para os dias seguintes. Se não for extremamente necessário que você antecipe algo, dedique o tempo livre para assistir alguma palestra ou fazer um curso online que o ajudará a desenvolver técnicas de produtividade ainda melhores.

5. Conheça 4 dicas para melhorar a concentração

Uma das principais técnicas de produtividade é desenvolver a capacidade de melhorar a concentração. Por isso, para ser mais produtivo, relacionamos algumas dicas, apontadas por neurocientistas, para você se concentrar melhor em suas tarefas.

5.1 Cuide de sua alimentação

Pode parecer cliché, mas você já tentou trabalhar em jejum ou retardar o horário do almoço? É praticamente impossível se concentrar quando o organismo pede para ser reabastecido. Por isso, se alimentar em intervalos regulares é fundamental para manter o nível de energia que o corpo necessita para trabalhar bem e focar nas tarefas que você precisa desempenhar. No entanto, comer demais também é prejudicial. Basta se hidratar bem e comer pequenas porções (castanhas, frutas, barrinhas de cereais etc.) nos intervalos entre as refeições principais.

5.2 Mantenha o ambiente arrumado

Se você nunca ouviu falar do Programa 5 S para Qualidade Total, trata-se de um excelente tópico para aprender. Uma das premissas dessa prática desenvolvida pelos japoneses é manter o ambiente limpo e organizado para facilitar as tarefas.

Imagine o quanto de tempo você já gastou procurando um arquivo no computador ou um objeto em sua sala. Agora analise o tempo necessário para retomar a concentração interrompida para buscar o que precisava.

5.3 Ouça músicas

Em ambientes barulhentos, fones de ouvidos ajudam muito quem precisa se concentrar. Faça uma lista de músicas do seu agrado ou use algumas das centenas de playlists presentes em serviços de streaming de música, como o Spotify. Existem algumas destinadas justamente para manter o foco nos estudos ou a concentração no trabalho.

5.4 Divida sua jornada de trabalho

Nossa mente também precisa respirar. Principalmente quando estamos focados em um problema para o qual não conseguimos encontrar uma boa solução, a pausa para olhar uma paisagem ou circular pela empresa é importante.

Além disso, segundo os neurocientistas, o cérebro humano consegue se fixar num único objeto durante 50 ou 60 minutos. Depois desse período, a atenção inevitavelmente se esvai. Então, o ideal é fazer pausas de 5 a 10 minutos a cada hora de concentração ininterrupta.

Como você pôde observar no decorrer deste artigo, ser mais produtivo é uma necessidade básica no mundo corporativo. Sem essa característica, facilmente somos deixados para trás mesmo se estivermos antenados nas novidades do mercado.

Então, para combater a baixa produtividade no trabalho, aprenda a planejar o dia usando e abusando das ferramentas de gestão de tempo, além de buscar melhorar a concentração e aprimorar suas técnicas.

E então, gostou das nossas dicas de como ser mais produtivo? Tem alguma dúvida ou quer compartilhar conosco as suas dicas para manter a concentração e ser um profissional de alta performance? Deixe seu comentário! 

Deixe um comentário

Por favor, seja educado. Nós gostamos disso. Seu e-mail não será publicado e os campos obrigatórios estão marcados com "*"