Saiba já como ser mais produtivo no trabalho!

Você tem várias atividades, leva uma rotina agitada e não consegue terminar tudo. Sua vontade é que o dia tivesse muito mais do que 24 horas, para conseguir finalizar todas as tarefas. Mas a verdade é que você não precisa de nada disso! A dica é aprender como ser mais produtivo.

A produtividade é o grande problema dos profissionais atualmente. A quantidade gigante de atividades para fazer, o volume cada vez mais alto de informações que circula na internet e seus próprios hábitos podem acabar com o seu tempo — e você nem percebe isso.

O que fazer? A resposta é melhorar a sua disciplina e seguir algumas dicas que vamos apresentar no post de hoje. A ideia é que você facilite seu dia a dia e consiga produzir ainda mais.

Vamos ver o que deve ser feito? Acompanhe!

Como planejar o meu dia de trabalho?

O primeiro passo para ser mais produtivo é saber planejar seu dia de trabalho. Isso é tão importante que um estudo da Universidade de Minnesota, divulgado pela UOL, mostrou que pessoas que possuem alto nível de autocontrole são mais felizes em curto e longo prazo.

Se isso ainda não te convenceu, veja este estudo da Nasa: no começo de 2015, diversos pesquisadores foram chamados para colaborar com o trabalho e a saúde dos astronautas na Estação Espacial Internacional. Quando os resultados começaram a aparecer, o pesquisador Jeffery LePine chegou à conclusão de que a chave para produzir mais e melhor é saber priorizar as atividades e fazê-las na ordem certa. Ou seja, trabalhar mais rápido não é exatamente o segredo para o sucesso.

É por isso que o planejamento é tão importante. Quando você sabe o que precisa fazer e tem noção de suas atividades, pode verificar o que é mais urgente e quais tarefas são secundárias. 

Mas como colocar esse planejamento em prática no seu dia de trabalho? Veja algumas dicas para você aplicar na sua rotina:

Antecipe-se

O amanhã começa hoje mesmo. Isso pode parecer um pouco exagerado, mas é fato que profissionais produtivos sempre terminam o expediente planejando as atividades que devem ser realizadas no dia seguinte. 

O ideal é que você tire poucos minutos ao fim do dia para organizar as próximas 24 horas. Isso permite que você tome melhores decisões e esteja mais focado. Também é uma forma de evitar que você passe a manhã toda resolvendo problemas emergenciais.

Comece pelas tarefas mais fáceis

A dica da época do colégio de começar a prova pelas questões mais fáceis ainda é válida. Só que agora é voltada para a produtividade. No seu planejamento, o começo do dia deve ser reservado para resolver tarefas simples. Dessa maneira, você consegue solucionar diversos problemas rapidamente e fica mais motivado para lidar com questões mais complexas.

Coloque em prática o que aprendeu

O ato de se tornar produtivo exige que você se aperfeiçoe dia a dia até conseguir fazer tudo que quer. Para isso, você deve aplicar o que aprende durante o seu dia de trabalho para conseguir ser mais eficiente.

Faça uma coisa de cada vez

O começo de uma tarefa deve resultar em seu término. Apesar de isso parecer óbvio, há muitas pessoas que tentam fazer várias atividades ao mesmo tempo — e você pode ser uma delas.

O recomendado é reservar sua concentração para algo específico até terminar. Caso contrário, pode deixar o serviço incompleto por vários dias ou até mesmo malfeito.

Crie uma rotina

A rotina serve para que você tenha disciplina e consiga executar suas tarefas mais tranquilamente. Existe uma comprovação científica de que o cérebro tem mais facilidade para executar atividades padrão. Essa é uma maneira de economizar tempo do seu dia e deixá-lo mais produtivo. 

Como organizar minhas tarefas e definir prioridades?

Essa etapa está intrinsecamente relacionada à anterior. Mesmo assim, é importante destacar de que forma você deve organizar as tarefas de acordo com suas prioridades.

A ideia é que você priorize apenas uma atividade por dia. É claro que você pode exercer outras tarefas, mas uma delas deve ser a principal.

Esse é o primeiro passo. Ainda existem muitos outros que devem ser seguidos. Confira abaixo:

Analise suas tarefas diárias

No momento de planejar o seu dia, aproveite para analisar suas tarefas e estabelecer um cronograma. Destaque as ações pontuais que obrigatoriamente devem ser realizadas naquele dia e outras informações e lembretes relevantes para a data.

Em seguida, especifique os horários de cada compromisso. Uma dica importante é destacar até mesmo atividades que não são relativas ao trabalho, mas interferem indiretamente na sua realização. Por exemplo: o horário que deve sair de casa e quanto tempo poderá gastar no trânsito.

O objetivo dessa ação é ter uma visão geral dos locais onde precisa ir, dos compromissos que possui e das outras atividades que devem ser executadas.

Trabalhe primeiramente nas prioridades

As atividades prioritárias devem ser as primeiras executadas. Por mais que você esteja com mais vontade de fazer outra coisa, foque no que é realmente necessário. Essa atitude evita que você esqueça algum prazo ou atrase a entrega de alguma tarefa. 

Para aumentar a sua eficiência, vá adicionando ações ao calendário sempre que necessário. Evite deixar isso para um dia específico, porque esta deve ser uma construção diária.

Crie blocos de trabalho

Essa é uma tática que funciona especialmente se você trabalha em casa ou se seus compromissos ocorrem no próprio escritório. A ideia aqui é verificar se há atividades correlacionadas e que levem um tempo maior de execução. Então, é só reservar um período específico no calendário para realizar essas tarefas.

Isso só deve ser feito no próprio dia ou no final do anterior, para que você tenha certeza do que precisa fazer. 

Estabeleça metas diárias

Uma forma de conquistar motivação extra e definir prioridades é analisar o dia e pensar em quais ações você gostaria de ter terminado até o final do expediente. Essas metas devem ser anotadas para que você tenha consciência do que deseja realizar e do que precisa fazer para alcançar o objetivo.

Crie urgência

O seu dia está mais tranquilo e você não tem prioridades para estabelecer? Simples: crie uma urgência. O objetivo aqui não é deixar você estressado, mas sim colocar prazos nas tarefas para você não cair na procrastinação.

Tenha em mente que prazos confortáveis costumam atrapalhar a conclusão das tarefas. Essa situação é comum porque o ser humano tende a calcular de maneira equivocada o período de execução e, por isso, acredita que precisa de menos tempo do que realmente é necessário.

Para definir o que deve fazer primeiro quando não tem uma prioridade clara, a dica é pensar em quais atividades deveria executar caso tivesse metade do tempo disponível, ou se tivesse que realizar tudo em apenas 2 horas.

Quais métodos posso usar para ser mais produtivo?

As dicas que você viu até aqui podem ser potencializadas com o uso de métodos de produtividade. O objetivo dessas metodologias é indicar ações que podem ser adotadas no seu dia a dia para produzir mais, com melhor qualidade e em menos tempo.

Existem diversos métodos que podem ser selecionados. Você deve testar mais de um e escolher aquele que se encaixar melhor à sua realidade.

Quer conhecer os métodos? Listamos abaixo 5 deles, que são os melhores em questão de eficiência.

Técnica Pomodoro

Esse método é bastante indicado para pessoas que trabalham com prazos apertados, possuem muitas atividades durante o dia ou têm problemas de concentração. Sua técnica consiste em cronometrar períodos de 25 minutos (chamados de pomodoros) e fazer um intervalo de 5 minutos entre esses períodos. Quando fizer 4 pomodoros, há o encerramento do ciclo e você pode fazer uma pausa de 15 a 30 minutos.

Durante cada pomodoro, você deve ter concentração total. Isso significa que deve ignorar redes sociais, ligações e pensamentos aleatórios (por exemplo: quando lembra que há outra atividade a realizar ou pensa que está com fome).

Antes de começar a técnica, você também deve listar as suas atividades em uma folha ou arquivo e, mais para baixo, deixar um espaço para as interrupções. Cada vez que você for interrompido ou algo tirar sua atenção, coloque uma observação nesse canto reservado da lista.

Ao final de cada pomodoro, você também deve fazer um check ao lado da tarefa. Se você finalizar a atividade ainda durante o período de 25 minutos continue executando-a até o final do tempo. Aproveite para revisar as ações, por exemplo.

Uma das vantagens dessa metodologia é verificar quantas vezes é interrompido durante o trabalho e ter uma noção mais clara do tempo que cada atividade leva para ser realizada.

Método Seinfeld

Essa é uma prática que tem o objetivo de garantir que determinada tarefa seja realizada diariamente. Ela foi elaborada pelo comediante americano Jerry Seinfeld, que criou uma série de TV homônima.

Segundo ele, o melhor conselho para evoluir como comediante é escrever todos os dias. A partir dessa fala, foi criado o método de produtividade, que prevê o comprometimento diário com alguma tarefa.

Na prática, a dica é: defina um objetivo, imprima um calendário anual em uma página e pendure na parede. Separe um marcador vermelho e faça um X todas as vezes que você tirar um tempo para realizar alguma atividade relacionada à sua meta.

Assim, você consegue criar um hábito e executar as tarefas de forma consistente e produtiva. Quando perceber que ficou muito tempo sem marcar um X vermelho, fique atento! Algo está errado.

Getting Things Done (GTD)

O objetivo principal dessa metodologia é reduzir a tensão e aliviar o estresse ocasionado pelo acúmulo de informações. O resultado é fazer as coisas acontecerem, como informa a sigla em inglês.

É especialmente indicado para pessoas que têm trabalho em excesso ou muita dificuldade de organização. Para colocar essa ideia em prática, anote todos os seus pensamentos. Você pode fazer isso em aplicativos específicos, como o Bloco de Notas. 

Depois, é preciso analisar as anotações e delimitar prazos para realizar cada uma delas. Aproveite para especificar o modo de fazer e outros detalhes que considere relevantes.

A grande vantagem é poder aplicar o GTD para o trabalho e também para a vida pessoal. Por isso ele é considerado uma técnica muito abrangente.

Método da ação

A ideia desse sistema é colocar as ideias em prática, sem despender muito tempo com planejamento. Originalmente, o método foi criado para gerenciar projetos, mas também pode ser aplicado à produtividade.

A colocação em prática exige que você atribua uma atividade para cada interação. A sua lista de ações deve contar, portanto, com etapas específicas de ações, e não metas.

É uma maneira de transformar um brainstorming criativo em tarefas executáveis e eficazes — daí sua importância.

Lista de tarefas

A grande vantagem dessa técnica é ter um panorama das atividades e seus prazos de execução. Para isso, anote todas as tarefas que precisam ser realizadas. Você ainda pode subdividi-las para ser mais fácil lembrar e organizar a rotina.

Com isso, você deve listar as prioridades e colocar anotações importantes. Uma boa notícia é que você pode usar a tecnologia para ajudá-lo nesse processo. Veja no próximo tópico!

Existem aplicativos que podem aumentar a produtividade?

A resposta é sim. Há diversos apps focados em aumentar a produtividade e você deve utilizar aqueles que achar melhor. Veja algumas opções que listamos a seguir:

Evernote

Esse app é como um bloco de notas virtual, porém melhorado. Ele permite inserir texto, áudios e fotos e armazenar lembretes, artigos, trechos de códigos, notas fiscais, e-mails importantes, contratos e tudo mais que você precisar. Ele está disponível para sistemas Windows, Android e iOS e é gratuito.

Rescue Time

Seu foco é analisar o tempo que você passa conectado à internet. O Rescue Time apresenta quanto tempo gastou em e-mail ou em determinado site. Assim, por meio do relatório gerado, você consegue avaliar se está despendendo muitas horas nas redes sociais. Ele está disponível para o sistema Android e Windows.

Asana

A vantagem desse aplicativo é facilitar os trabalhos em grupo. Ele possibilita delegar tarefas para os colaboradores, acompanhar e organizar projetos da equipe. O aplicativo é gratuito e você pode criar times, projeto como base ou operacional e atividades para cada cliente, além de organizar as tarefas. Ele está disponível para Android e iOS.

Trello

Esse é um dos apps mais conhecidos por ser baseado no método Kanban. Nele é possível criar boards e listas. Por exemplo: você pode ter uma coluna de atividades para realizar, em andamento e finalizadas. Cada tarefa é inserida num cartão e é movida conforme começa a ser executada ou termina. Você ainda pode ter vários quadros e inserir pessoas neles. Assim, consegue organizar e controlar pendências, cumprir prazos e ver a evolução. Está disponível para Windows, Android e iOS.

Remember the Milk

A ideia não é lembrar de pegar o leite, mas sim de realizar qualquer tarefa, esteja ela relacionada ao trabalho ou não. Você pode organizar suas atividades em lista e definir prioridades e prazos. Ainda é possível compartilhar tarefas e sincronizar documentos, bem como receber e-mails e SMS do app com informações importantes. Assim, você nunca se esquecerá de suas responsabilidades. Está disponível para iOS, Android e Windows.

Clear Focus

Esse app se baseia no método Pomodoro e possui um cronômetro que ajuda a intercalar trabalho e descanso. Assim, você é avisado dos momentos em que deve descansar e de quando deve ficar totalmente focado. Está disponível para Android, iOS e Windows.

Do.com

Essa ferramenta aumenta a produtividade das reuniões ao facilitar a organização de pautas e verificar quanto tempo é destinado para cada assunto. Você pode definir um calendário de compromissos e ainda colocar detalhes das decisões tomadas. O objetivo é tornar os encontros mais produtivos e economizar tempo. Está disponível na web e para sistemas iOS e OSX.

Quais são os piores erros que atrapalham a produtividade?

A busca por maior produtividade pode levar a uma conclusão: a culpa da má produtividade é sua. Isso porque você pode ter maus hábitos que ocasionam a perda de tempo. 

Quais seriam esses erros que todos nós cometemos? Confira os principais:

Navegar muito tempo na internet

A internet e as redes sociais podem ser verdadeiras “matadoras de tempo”. Mesmo que você busque por algo relacionado ao trabalho, vai acabar querendo ver as notícias, o Facebook, o resultado de uma partida de futebol ou o que quer seja.

Evite essa atitude. Verifique as notificações rapidamente antes de começar a trabalhar e depois mantenha-se focado por pelo menos 15 minutos. Esse é o tempo necessário para se concentrar e entrar em um ritmo que faça o trabalho render.

Ser muito perfeccionista

As ideias levam tempo até serem aperfeiçoadas, e isso faz com que muitas pessoas acabem ficando paralisadas devido ao perfeccionismo. Tenha consciência de que você poderá produzir muito bem, mas é difícil alcançar a excelência. Dedique-se e seja caprichoso, mas não se cobre tanto a ponto de ficar estressado e nunca conseguir finalizar nada.

Fazer reuniões excessivas

As reuniões são necessárias, mas elas acabam com a produtividade. Mantenha o cronograma e defina uma pauta que deve ser seguida à risca. Se outros assuntos aparecerem, dê atenção mas deixe claro que eles devem ser discutidos em outro momento. Isso garante mais eficiência no processo.

Responder e-mails quando são recebidos

A sensação de ter que responder tudo imediatamente causa uma grande ansiedade e ainda faz com que você seja interrompido a todo instante. Defina horários específicos para verificar seu e-mail e priorize as mensagens de acordo com o remetente.

Estabeleça alertas para as mensagens verdadeiramente importantes e deixe o resto para responder depois. Se preferir, coloque uma resposta automática para não deixar a pessoa que enviou a mensagem ansiosa por uma resposta rápida.

Ser multitarefa

A sua profissão exige isso? Péssima notícia, porque sua produtividade será prejudicada. Ser multitarefa impacta a produção porque você tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo e acaba não terminada nada (ou demorando muito para finalizar). Prefira focar e ter atenção a uma atividade específica de cada vez.

Adiar tarefas difíceis

O cérebro tem uma quantidade determinada de energia mental e depois disso você entra num estado de fadiga. Adiar tarefas difíceis faz com que elas fiquem de lado e sejam realizadas em um momento de cansaço, o que eleva a dificuldade. O ideal é fazer uma tarefa simples no começo para elevar a motivação e depois partir para algo mais difícil a fim de aproveitar a mente tranquila e em plena atividade.

Usar dispositivos eletrônicos na cama

A luz azul emitida pelos dispositivos eletrônicos impede a liberação de melatonina, hormônio que regula o sono. Pela manhã, o sol faz a mesma coisa. Quando você deixa os equipamentos ligados durante a noite, acaba por não conseguir dormir — e isso prejudica sua produtividade.

Como posso ter mais energia e disposição?

A sua energia e disposição têm relação direta com os seus hábitos durante o dia. Você pode não perceber, mas até a alimentação influencia a sua produtividade.

Quer ver? É só ler a seguir as dicas sobre o que você deve fazer:

Tenha uma alimentação saudável

A alimentação é crucial para a sua qualidade de vida e também impacta a produtividade. Comer alimentos muito gordurosos, com muito açúcar ou carboidrato pode deixar você cansado e até mesmo irritado.

A glicose (fornecida pelos açúcares e carboidratos) é importante para dar energia ao organismo. Mas comer mais do que 25g é ruim. O melhor é optar por alimentos integrais e que contenham carboidratos complexos (como a batata e o aipim) para liberar energia lentamente e esse estado durar mais tempo.

Levante-se assim que o despertador tocar

Um hábito muito comum e que prejudica seu sono é ativar o botão soneca. Seu organismo já está acostumado a acordar no mesmo horário e seu ciclo de sono começa a ser interrompido automaticamente quando esse período chega. 

Se você acorda com o despertador e ativa a soneca, interrompe as ações do cérebro e demonstra que não está pronto para se levantar. O resultado é menos disposição e a sensação de estar cansado. 

Portanto, por mais que você queira dormir mais cinco minutinhos, resista à tentação, saia da cama e comece a trabalhar para ter mais produtividade.

Durma o suficiente

A falta de sono é a principal causa de fadiga e falta de energia. Tente dormir entre 7 e 8 horas por noite. Observe se nos finais de semana você acordar mais tarde, porque isso pode indicar que está descansando pouco durante os dias úteis. 

Uma dica para dormir melhor é ir para a cama 30 minutos mais cedo. Isso vai relaxar o seu corpo e fazer o cérebro entender que está na hora de descansar.

Acabe com a desordem

A bagunça em casa ou no trabalho prejudica a produtividade porque você tem mais dificuldades de achar o que precisa. Jogue fora ou doe o que não usa mais e guarde o que ainda utiliza. Tente manter os ambientes organizados e aproveite os benefícios.

Beba mais água

A desidratação causa irritabilidade e cansaço. Tome mais água, mesmo que não esteja com sede. O ideal é tomar 8 copos ou 4 garrafas de 500ml todos os dias.

Faça exercícios

Uma simples caminhada pode fazer toda a diferença no resultado do seu dia. Acabe com o círculo vicioso da preguiça e da inatividade e faça um exercício para ter mais energia.

Quebre a rotina

A rotina é positiva, mas é importante saber quebrá-la em alguns momentos. Faça coisas novas fora do seu horário de trabalho. Isso aumenta sua criatividade e disposição para agir.

Como você pôde perceber, a produtividade passa por uma série de questões que devem ser analisadas. Mas agora você já sabe o que fazer, certo?

Aproveite que descobriu como ser mais produtivo e coloque as ideias em prática agora mesmo! Para ter acesso a mais dicas como essas, assine a nossa newsletter.

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