Scrum: tudo o que você precisa saber!

Entregar o que o cliente quer, no prazo que ele deseja e com a qualidade esperada requer planejamento. Porém, é preciso tirar essas ideias do papel e garantir uma execução primorosa. Para isso, muitas equipes recorrem a metodologias de gestão de projetos. Uma delas é o Scrum — você já conhece?

Pois então fique atento a esse post porque hoje nós vamos explicar tudo que você precisa saber sobre a metodologia ágil Scrum: o que é, como funciona, em que tipo de projeto ele pode ser aplicada. Confira!

O que é Scrum?

O Scrum é uma metodologia ágil utilizada para a gestão de projetos. Embora ele seja muito conhecido por equipes de TI, a verdade é que uma série de profissionais de diversas áreas jamais ouviu a respeito desta abordagem.

Ela foi desenvolvida por Jeff Sutherland. Esse profissional usou sua experiência anterior como piloto da aeronáutica para propor diversos paralelos entre a gestão de um projeto e o pouso de um avião.

Para ele, pousar um avião é um enorme desafio devido ao fato de que não há uma fórmula única que permita realizar esse procedimento em segurança. De acordo com as condições do momento é preciso fazer ajustes para adequar o avião à rota de pouso.

Segundo Sutherland, o mesmo acontece com um grande projeto: ele envolve diversas pessoas, atividades complexas e um conjunto de outras variáveis. Por isso, sua gestão não pode se basear em uma série de etapas padronizadas metodicamente.

Por isso, essa metodologia ensina que é necessário subdividir o projeto em pequenos ciclos de atividades. Eles devem ser acompanhados atentamente, permitindo os ajustes e mudanças que forem necessários.

A metodologia ágil Scrum se baseia em três pilares:

Transparência

Os aspectos do processo devem ser visíveis para toda a equipe, especialmente para aqueles que gerenciam os resultados.

Isso diz respeito não só à sinalização (feito / não feito), mas à garantia de que cada tarefa entregue realmente contém tudo o que a definição diz sobre aquele status.

Inspeção

O processo precisa ser acompanhado de perto. O andamento deve ser analisado com frequência, permitindo que variações, erros ou dificuldades sejam detectados rapidamente e corrigidos.

Porém, para que a inspeção seja benéfica e não provoque uma situação desgastante, sua frequência não pode exceder a tolerância do processo. Além disso, os responsáveis devem fazer isso com habilidade.

Adaptação

Se a inspeção verificar que existem aspectos fora dos limites aceitáveis é necessário ajustar o processo ou o material utilizado o mais rápido possível. Isso é preciso para corrigir o problema atual e evitar desvios posteriores.

Como funciona o Scrum?

O Scrum é um framework (conjunto de valores, princípios e práticas) que permite organizar e gerenciar projetos complexos. Embora ele seja muito popular na área de TI, especialmente quando se fala em desenvolvimento de softwares, ele pode ser aplicado a muitos tipos de projetos. Entenda como essa metodologia funciona:

Divisão de tarefas

O primeiro ponto que a metodologia Scrum destaca é a divisão. Ela entende que um grande projeto precisa ser segmentado em Sprints menores de atividades.Essa divisão é importante por vários motivos:

  • o time analisa a viabilidade das requisições feitas pelo cliente e pelo líder a cada passo;
  • o resultado de cada Sprint é testado e se houver necessidade de correções é mais fácil mexer em uma pequena parte do que no todo;
  • a equipe pode avaliar essas etapas menores e melhorá-las antes de dar sequência ao projeto;
  • o cliente pode avaliar o trabalho realizado até ali e solicitar alterações, se necessário;
  • é mais fácil manter a equipe motivada quando o resultado é visto em um período mais curto.

Definição de papéis e prazos

Esta metodologia define papéis de forma muito clara, assim como os prazos estipulados para entregar as diversas etapas do projeto. Os papéis básicos são:

  • Product Owner (Proprietário do produto): representa os stakeholders e o negócio;
  • Team: é a equipe que efetivamente trabalhará no projeto;
  • Scrum Master: seu trabalho é coordenar a equipe, fazendo com que as metas sejam alcançadas.  

Vamos falar dos papéis de forma mais detalhada em um dos próximos tópicos. Por enquanto, basta saber que esses são os atores principais.

Equipes pequenas e multidisciplinares

Cada time é formado por entre de 5 a 9 membros. Embora esse número possa variar, é importante que as equipes sejam formadas por poucos componentes, pois a limitação numérica facilita a interação e aumenta a produtividade.  

Apesar de pequeno, o time deve contar com profissionais multidisciplinares. Os conhecimentos e habilidades precisam ser complementares, garantindo que eles tenham todos os elementos necessários para conduzir o projeto.

Reuniões diárias

Lembra quando comparamos a execução do projeto com o pouso de um avião? Concorda que a tripulação pode ter um cenário em mente, mas encontrar condições completamente diferentes ao chegar ao aeroporto?

Se estiver ventando muito, ou a visibilidade for extremamente ruim pode ser necessário fazer ajustes ou até mudar o local de pouso! Pistas de comprimentos diferentes também exigem procedimentos específicos. Outras condições também interferem nesta ação.

O mesmo acontece com um projeto: por mais que uma equipe tenha planejado, podem aparecer situações que exigem uma readequação. Para isso, o Scrum propõe a realização de reuniões diárias onde essas questões são analisadas e novas decisões são tomadas.

Adaptabilidade

O Scrum funciona como um verdadeiro alicerce: o framework tem alguns componentes estruturais (valores, princípios e práticas) que não podem ser mudados ou ignorados sem que o projeto corra sérios riscos.

No entanto, é possível personalizar o interior dessa estrutura, acrescentando recursos e procedimentos. Assim ele pode ser adaptado até que a empresa obtenha um projeto que funciona para ela. No final, cada projeto tem uma versão do Scrum exclusivamente sua.

Base do Scrum

Agora que você sabe que é possível acrescentar elementos desde que mantenha a base, é importante saber qual é a estrutura que deve ser mantida. Ela é composta por:

  1. papéis;
  2. atividades;
  3. documentos (artefatos).

Vamos explicar como cada um desses aspectos funciona nos próximos tópicos.

Quais são os papéis do Scrum?

O desenvolvimento de um projeto que utiliza a metodologia Scrum pode exigir mais de uma equipe. Por sua vez, cada time é composto por três papéis básicos:

Product Owner

Ele é a ponte entre os stakeholders e o time, o que lhe garante um poder de liderança sobre o produto.

O Product Owner define o que o projeto precisa ter (recursos, funcionalidades, características) e em que ordem devem ser feitos. De forma geral, ele é responsável pelo sucesso do produto.

Por isso, é responsabilidade do PO comunicar-se com todos os participantes. Ele é quem orienta o grupo e os mantém alinhados aos objetivos do projeto. Sua colaboração com o ScrumMaster e a equipe de desenvolvimento deve ser irrestrita.

Scrum Master

Tem a atuação muito parecida com a de um coach — ele vai liderar o grupo e ajudar a equipe a desenvolver sua própria abordagem do Scrum. No entanto, ele não exerce o papel de um gerente de projetos. Seu foco está na liderança e não na autoridade.

Entre suas atribuições está a responsabilidade de ajudar o time a solucionar problemas, protegê-lo de interferências externas e remover empecilhos à produtividade. Para realizar essa atividade de forma apropriada, recomenda-se a certificação Scrum Master. 

Time Scrum

Como já comentamos, deve ser um time enxuto e multidisciplinar. Eles devem reunir todos os conhecimentos e habilidades necessárias para conceber, construir e testar (quando for o caso) um produto.

Como o Scrum é um framework flexível, é possível agregar outros papéis. No entanto, esses são os essenciais de acordo com a metodologia.

Como fazer Scrum na prática?

Para entender como a metodologia Scrum funciona, precisamos saber quais são as atividades básicas e os documentos utilizados para nortear o projeto. 

Documentos (artefatos):

Product Backlog

O Product Backlog é o escopo do produto. Ou seja, este documento define o que deve ser produzido, quais são as suas características e que necessidades deve atender.

O ideal é que esse artefato seja realmente a referência que o time de Scrum utilizará para conduzir o projeto. O responsável por ele é o Product Owner (PO), que assegurará que ele contenha a descrição geral do produto, mesmo que ela ainda não seja tão detalhada.

Todos os itens devem estar presentes no projeto precisam ser distribuídos na sequência correta. Para estabelecer essa ordem, ele utilizará critérios como valor, custo, conhecimento e risco.

Esse processo de criar itens para o Product Backlog, refiná-los e ordená-los é chamada de Backlog Grooming. É preciso estimar o tamanho e o esforço que cada item exigirá da equipe para fazer uma distribuição equilibrada.

A partir desta classificação, o PO se reúne com a equipe do negócio para estabelecer as prioridades do projeto. Ele é então dividido em ciclos menores, que darão origem aos Sprints.

Essa divisão deve acontecer da seguinte maneira: eles elegem os requisitos mais importantes naquele momento e inserem-nos no Backlog dos próximos Sprints para que sejam devidamente desenvolvidos.  

Um Sprint é, provavelmente, o principal conceito do Scrum. Trata-se de uma meta curta e clara, com duração entre uma e quatro semanas, definida a partir dessas prioridades identificadas.  

O resultado de cada Sprint deve ser a entrega de um incremento (ou um pedaço) do produto final. Portanto, o projeto caminha de Sprint em Sprint, até sua conclusão. Veja no próximo item como ele é definido.

Sprint Backlog

Se a descrição do produto como um todo é o Product Backlog, a descrição dos sprints são os Sprint Backlogs.

Basicamente, podemos dizer que se trata de um escopo daqueles requisitos que foram priorizados, detalhados e selecionados para serem implementados no próximo Sprint.

Esse escopo é definido a partir da interação entre o PO e o time. Na reunião de Sprint Planning ele será a meta que a equipe tentará alcançar.  Quando ela consegue concluir item a item do Backlog Sprint, diz-se que o tim “queimou” ou backlog.

Definição de pronto

É o documento que estabelece os critérios que finem quando um projeto pode ser considerado concluído.

Atividades básicas

Na metodologia ágil Scrum, a conclusão de um projeto nada mais é que a finalização de sucessivos Sprints. Portanto, é importante entender como eles são conduzidos, e esse é o papel das atividades básicas da metodologia.

Podemos dizer que se trata de um ciclo, que envolve:  

  • planejamento do Sprint;
  • execução do Sprint;
  • reuniões diárias;
  • revisão do Sprint;
  • retrospectiva do Sprint.

No próximo tópico, vamos falar de cada um desses eventos e de como eles contribuem para o sucesso do projeto.

Quais reuniões precisam ser feitas?

O Scrum viabiliza o trabalho da equipe. Portanto, não há como conceber esse tipo de colaboração sem a realização de reuniões. Entenda quais são os encontros recomendados nesta metodologia:

Planejamento de Sprint (Sprint Planning Meeting)

Este evento precisa reunir todos os papéis, pois é o ponto de partida para um projeto de sucesso.  Ele deve resultar no escopo do Sprint, ou incremento do produto que deverá ser entregue ao final do Sprint.

Recomenda-se que a reunião seja dividida em duas partes iguais, que deverão responder “o quê” e “como”.

Portanto, na primeira parte todos os envolvidos vão definir o que será entregue ao fim do Sprint. Depois que essa decisão for tomada, é hora de desenhar como o projeto será desenvolvido para garantir essa entrega e escrever a definição de pronto.

A partir deste planejamento, o time tem as diretrizes para desenvolver o Sprint de forma satisfatória e pode partir para a execução.

Reuniões diárias

Já comentamos que a metodologia ágil Scrum exige a realização de reuniões diárias durante a execução de um Sprint. É importante que ela aconteça sempre no mesmo local e horário, contribuindo para a produtividade do time.

Em vez de sentar toda a equipe em torno de uma grande mesa, em poltronas confortáveis, recomenda-se que elas sejam feitas em pé. A ideia não é que todos se acomodem e percam tempo, mas apenas que atualizem o status das tarefas para que cada um tenha as informações necessárias para ser mais produtivo no trabalho

As reuniões diárias também não podem ser intermináveis para não comprometer a produtividade da equipe. Elas têm um tempo definido e, além disso, os membros respondem três perguntas bem objetivas:

  • o que foi feito desde a última reunião?
  • o que será feito até a próxima reunião?
  • que obstáculos estão dificultando a realização da tarefa?

Desta forma a equipe faz o acompanhamento do Sprint, mostra ao Product Owner como está a evolução do projeto e revela ao Scrum Master quais são os impedimentos que ele pode trabalhar para resolver e garantir o bom andamento dos trabalhos.

A ideia é que a duração da reunião seja proporcional à quantidade de membros do time, mas nunca ultrapassando 25 minutos. Se a equipe é tão grande que esse tempo não é suficiente, é sinal de que é melhor redistribuir os profissionais em grupos menores.

Revisão do Sprint

O objetivo deste evento é inspecionar o incremento do produto produzido naquele Sprint. O que foi efetivamente feito é comparado ao Backlog do Produto, para garantir que o que foi prometido foi realmente entregue.

No mundo real, é fato que nem sempre o Sprint é concluído da maneira planejada. A equipe deve deixar isso claro nesta reunião e considerar isso ao planejar o Sprint a seguir.

Retrospectiva de Sprint

Esta reunião deve acontecer após a revisão, e seu objetivo é analisar o andamento do último Sprint em relação ao projeto como um todo, identificar tecnicamente a produção ou os impedimentos à entrega e principalmente definir formas de melhorar a execução e garantir que os próximos Sprints tenham mais sucesso.

Para que tipo de projetos a metodologia funciona?

De forma geral, entende-se que o Scrum é a metodologia mais apropriada quando se trata de um projeto que ainda não tem seu escopo totalmente conhecido. Esse método tolera incertezas e trabalha com ciclos curtos de entregas.

Como toda metodologia ágil, ela não parte de um planejamento completo, fechado ou engessado. O projeto é desenvolvido ciclo por ciclo, e as decisões são tomadas ao longo de todo esse processo, à medida que surgem ou se percebem novas necessidades.

Portanto, ele é bastante indicado quando existe um projeto complexo ou com escopo incremental. A equipe pode desenvolver uma parte, testá-la, analisá-la e só então partir para a definição de objetivos e realização da etapa seguinte.

Justamente por essas características ele é bastante utilizado no desenvolvimento de softwares ou aplicativos em TI, embora ele possa ser aplicado à gestão de projetos de uma forma geral.

Como os ciclos de desenvolvimento são curtos (no máximo 30 dias), a equipe do projeto tem um feedback mais constante do cliente. Ele pode participar, avaliar o progresso e o produto ainda no período de construção.

Assim, se ele percebe que existe uma necessidade de alteração, pode solicitá-la ao longo do desenvolvimento. Isso faz com que a equipe consiga desenvolver soluções alinhadas às necessidades do negócio.

Por esse motivo, é muito interessante conhecer a proposta não apenas do Scrum, mas de outras metodologias ágeis. A IBS tem um módulo específico sobre o tema, que pode ajudar o gestor a identificar os projetos em que elas são utilizadas de forma vantajosa e como aplicá-las em seu negócio.

Há algum erro na metodologia?

Algumas pessoas confundem o termo “metodologia” com “milagre”. Na verdade, quando falamos em qualquer método, precisamos entender que nenhum deles é perfeito e todos possuem suas limitações.

Além disso, vale lembrar que os projetos também são diferentes. Portanto, um procedimento adequado para uma determinada situação pode não ter o mesmo efeito em outra.

No entanto, existem algumas situações que podem impedir o sucesso desta metodologia. Conheça-as:

Falhas na comunicação

Este problema afeta qualquer ambiente de trabalho, independentemente da metodologia adotada. Porém, no caso do Scrum o dano é ainda mais sério, visto que o gerenciamento dos projetos é feito para a própria equipe.

Neste caso, essas falhas se tornam um problema ainda mais crítico, que pode comprometer o andamento do projeto. O autogerenciamento exige consenso, que por sua vez, demanda uma boa comunicação interpessoal.

Por isso, o Scrum Master tem em mãos um dos maiores desafios da gestão contemporânea. Cabe a ele coordenar esses diferentes papéis e fomentar uma comunicação fluida e produtiva. 

Falha nos diferentes papéis

É importante que todos os envolvidos estejam devidamente alinhados e que cada um cumpra seu papel da forma devida. O PO, por exemplo, precisa se comunicar de forma clara não apenas com o time, mas também com os stakeholders.

Se isso não acontecer, o time desenvolverá um Sprint de acordo com as instruções que recebeu. No entanto, quando esse incremento for submetido à avaliação do cliente, ele não será aprovado.

Portanto, é fundamental que o PO desempenhe esse papel de mediador de forma objetiva para que a equipe não tenha seus esforços invalidados. O mesmo vale para outros papéis.

Imaturidade da equipe

Já falamos sobre a relação entre Scrum e autogerenciamento. Isso significa que o PO trará para o time as expectativas dos clientes ou stakeholders, mas são eles que definirão o “como” isso será feito.

Isso exige um time maduro, que realmente saiba como trabalhar em equipe. É preciso que consigam chegar a um consenso (muitas vezes abrindo mão de posições pessoais) para chegar a um objetivo comum.

Existem dicas para começar?

Quando se fala em métodos para garantir eficiência, existem algumas opções já conhecidas pelo mercado. A maior parte dos gestores de projetos prefere escolher uma metodologia e não utilizar as outras, como se elas fossem excludentes.

Porém, é possível combinar essas metodologias para obter resultados ainda mais expressivos. Veja alguns exemplos:

Scrum e PMBOK

O Guia PMBOK traz as melhores práticas de gerenciamento de projetos divididos em grupos e processos. Geralmente, ele é utilizado para projetos tradicionais e de menor complexidade.

Já o Scrum, como vimos, é bastante adaptável. Ele permite adições e exclusões, desde que elas não inviabilizem seus três princípios: transparência, inspeção e adaptação. Portanto, do ponto de vista técnico não há qualquer impedimento em adicionar processos adaptados do PMBOK ao framework.

De forma geral, existe um certo consenso no mercado: entende-se que a gestão de projetos mais complexos e que exigem experimentações exige uma metodologia como o Scrum. Por outro lado, o PMBOK seria mais indicado para projetos simples, em que se conhece os requisitos e tecnologia desde o início do trabalho.

No entanto, é possível adotar as melhores práticas de cada uma dessas metodologias, garantindo eficiência e agregando valor tanto para os clientes quanto para as áreas do projeto.

Scrum e Kanban

O Kanban é um quadro muito simples, mas extremamente eficiente. Sua principal vantagem é permitir o acompanhamento do progresso de tarefas de uma forma muito visual. Isso alerta a equipe quanto ao que deve ser feito, além de agregar transparência ao processo.

Trata-se na utilização de um quadro dividido em três colunas: “fazer”, “fazendo” e “feito”. Abaixo de cada uma delas são colocados pequenos cartões ou post-its onde as tarefas são escritas.

À medida que a equipe dá andamento nas tarefas os papéis são puxados para as colunas correspondentes, até que sejam finalizadas. Desta forma, todos conseguem ver o fluxo das atividades e se torna mais simples identificar gargalos e propor soluções.

Portanto, se entre os princípios do Scrum temos a transparência e a inspeção, o Kanban pode ser um aliado poderoso para alcançá-los. Ele deixa a real situação do projeto à vista de todos, e faz da inspeção uma responsabilidade coletiva.

Entendeu o que é Scrum e como ele pode ser usado na gestão de projetos? Quer aprender mais sobre esse e outros temas relacionados à eficiência de um negócio? Então não perca tempo! Cadastre seu e-mail agora mesmo e receba nossa newsletter em primeira mão!

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